امتیاز کاربران

ستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعال
 

خلاصه کتاب سازمان و مدیریت دکتر اقتداری

فصل هشتم: وظایف صف و ستاد

صف مطلق: در این نوع سازمان یک خط فرماندهی که از رأس سازمان شروع و به محل اجرای عملیات ختم می گردد، طبقات سلسله مراتب سازمان را به یکدیگر وصل می کند و کلیه تصمیمات بدون کمک های مشورتی و یا تخصصی دیگران و مستقیماً به وسیله مقامات اجرائی گرفته می شود و از طریق خط واحد فرماندهی به طبقات مادون انتقال می یابد. با وجود اینکه این نوع سازمان محاسنی چون سادگی، ثبات و سرعت عمل دارد اما فقط در موسسات بسیارکوچک با تعداد کارمندان کم معمول می باشد.

سرپرستی چندجانبه: در سازمانی مصداق می یابد که واحدهای مامور اجرای عملیات در طبقات تحتانی سازمان علاوه بر نظارت مستقیم سرپرست بلاواسطه خود، زیر نظر واحدهای تخصصی متعددی که در مراتب فوقانی سازمان قرار دارند، انجام وظیفه نمایند. سرپرستی چندجانبه مصذاق نظریه فردریک تیلور می باشد که مغایر با وحدت فرماندهی است.

صف و ستاد: این نوع سازمان از دو نوع واحدهای متمایز تشکیل می شود. واحدهای صف که مامور اجرای عملیات مربوط به اهداف سازمان هستند و دستورات اجرایی به وسیله آنها از طریق خط فرماندهی صادر می گردد و نظارت مستقیم بر فعالیت های واحدهای تابعه دارند. و دیگری واحدهای ستاد که وظیفه آنها محدود به فراهم کردن وسایل پیشرفت و تسهیل کار واحدهای صف از طریق انجام خمات مشورتی و کمکی یا تخصصی است و بدین جهت نظارت مستقیم بر واحدهای صف ندارند.

واحدهای صف از دو جهت با واحدهای ستاد متفاوتند: اول از نظر نوع وظیفه، بطوری که وظایف واحدهای ستاد جنبه مشورتی، تخصصی یا کمکی دارد. در حالی که وظایف واحدهای صف اجرایی است. و دوم از نظر نوع فرماندهی، واحدهای صف نظارت و فرماندهی مستقیم بر واحدهای مادون دارند، دستورات را صادر و گزارشات را دریافت می دارند. در حالی که واحدهای ستاد، نظارت بر واحدهای صف ندارند و نظریات مشورتی آنها از طریق واحدهای صف به نحوی که وحدت فرماندهی حفظ گردد، اعمال می شوند. این موارد به این معنا نیست که تصمیمات کارشناسان ستاد تاثیر قابل توجهی بر اعمال وظایف کارمندان مامور اجرای عملیات ندارد، بلکه کارمندان ستاد از طرق مختلفی چون راه های زیر می توانند بر واحدهای صف تسلط یابند:

  • تسلط از طریق قدرت معنوی 2- تسلط از طریق صلاحیت فنی 3- تسلط از طریق دسترسی به مراجع بالاتر   5- تسلط به مناسبت مقتضیات اداری

علل لزوم استقرار واحدهای ستاد:

  • استفاده از خدمات تخصصی و کمکی: امروزه وظایف مدیران در طبقات مختلف سازمان ها به قدری متنوع و پیچیده است که محتاج اطلاعات تخصصی در تمام زمینه هاست و امور مختلف سازمان ها جنبه تخصصی پیدا کرده است. لذا کاربرد این فنون در هر زمینه تخصص خاصی نیاز دارد که با استفاده از خدمات واحدهای ستاد امکان پذیر است.
  • حفظ تعادل و توازن سازمانی: لازم است به منظور ارزیابی نتایج عملیاتی که توسط مسئولین اجرایی انجام می شود، واحدهایی مستقر گردند که مستقیماً مسئول نتایج عملیات نیستند و معمولاً واحدهای ستاد بهترین گزینه در این خصوص می باشند.
  • تثبیت مسئولیت: استقرار روابط صف و ستاد تدبیری است که تثبیت مسئولیت نهایی را برای نتایج فعالیت های سازمان امکان پذیر می سازد.

اشکالات تشخیص وظایف صف و ستاد: گاهی تشخیص وظایف صف و ستاد برای مدیران مشکل است. این اشکال اغلب در نتیجه ابهامی است که درباره نقش واحدهای ستاد در ذهن افراد وجود دارد. که برای رفع این ابهام ذکر چند نکته ضرورت دارد:

  • ملاک تشخیص صف از ستاد، هدف سازمان است. اگر وظایف معینی با هدف سازمان ارتباط مستقیم داشته باشد، در این صورت صف محسوب می شود و واحدهای ستاد صرفاً مسئول تنظیم پیشنهاد و اجرای خدمات تخصصی برای کمک به واحدهای صف در نیل به اهداف سازمان هستند.
  • یک اداره ممکن است در تشکیلات سازمان وسیع تری ستاد محسوب شود، در حالی که از لحاظ تشکیلات داخلی خود طبعاً از واحدهای صف و ستاد ترکیب یافته است.
  • مسئله دیگری که گاه درک وظایف ستاد را مشکل می سازد، طبقه بندی های مختلف درباره انواع وظایف ستاد است.

روابط صف و ستاد: چون صدور کلیه دستورات و نظارت بر اجرای آن به وسیله ریاست کل سازمان، شخصاً ممکن نیست. بدین جهت واحدهای ستاد مقررات کلی در امور تخصصی مربوط به ریاست سازمان پیشنهاد می کنند و پس از تصویب پیشنهادها از طرف ریاست کل، دستورالعمل های اداری بر اساس مقررات مصوب به وسیله ستاد مربوط به نام ریاست کل سازمان تهیه می گردد و در این صورت کارشناسان ستاد به کارمندان اجرایی در به کاربردن دستورالعمل ها، کمک تخصصی می دهند و بدین ترتیب کارشناسان ستاد مکلف به اعمال یک نوع نظارت ستادی بر بعضی عملیات واحدهای صف می گردند و کارمندان صف موظف به رعایت این نظریات خواهند بود.

وظایف ستاد:

  • تحقیق: تحقیق درباره امور مختلف سازمان از طریق تجزیه و تحلیل آماری، مصاحبه، مطالعه مدارک و ملاحظه مستقیم و ...
  • تنظیم برنامه: پیش بینی شرایط و نیازمندی های آینده و طرح ریزی نقشه عملیات به منظور تحقق هدف و تامین نیازمندی های سازمان با توجه به نتایج تحقیقات
  • سازمان و هماهنگی: برای اثربخشی برنامه ریزی های انجام شده لازم است تشکیلات مناسب داده شود. لذا تهیه راهنمای سازمان جزء وظایف ستاد مرکزی دستگاه محسوب می شود.
  • کنترل: مواردی چون انتخاب موازین برای انجام کار، اندازه گیری نتایج فعالیت های سازمان و ارزیابی آنها از طریق مقایسه با نتایج عملیات، در جهت کنترل مدیریت موثر می باشد.

انواع وظایف ستاد: به طور کلی ستاد به دو نوع ستاد شخصی و ستاد تخصصی تقسیم می شود. ستاد شخصی معاون یا هر مقام دیگری است که خدمات مشورتی او فقط مورد استفاده یک مدیر قرار می گیرد. ستاد تخصصی جنبه عمومی دارد و خدمات تخصصی آن در فعالیت های معین مورداستفاده قرار می گیرد.

انواع ستاد تخصصی:

  • ستاد عمومی( ستاد کل یا مرکزی): متشکل از کارشناسانی است که نظریات و پیشنهادات آنان در وضع خط مشی و سیاست عمومی دستگاه موثر می باشد و با ریاست کل سازمان ارتباط نزدیک دارند.
  • ستاد فنی: کارشناسان این ستاد به سبب اطلاعات و مهارتی که در امور تخصصی دارند، مورد استفاده واحدهای صف و روسای دوایر اجرایی قرار می گیرند.
  • ستاد کمکی: یک رشته از فعالیت هایی چون نگهداری اموال، تدارکات و انبارداری، بیمه و حمل و نقل و ... به وسیله واحدهای ستاد کمکی انجام می گیرد. فعالیت های مزبور را خدمات نیز می نامند.

بهبود روابط صف و ستاد: اغلب مشاهده می شود، رؤسای صف از درخواست نظرات مشورتی واحدهای ستاد امتناع می ورزند. زیرا تصور می کنند که دخالت ستاد موجب تزلزل مقام اداری آنان می شود و در مقابل این عمل، کارشناسان ستاد واکنشی از خود نشان می دهند که ممکن است به صورت اعمال قدرت ظاهر گردد. گاهی اوقات نیز روابط ستاد، به افرادی واگذار می شود که فاقد صلاحیت فنی لازم برای انجام این وظایف هستند. که این عامل باعث ایجاد تنش در روابط صف و ستاد می گردد و گاهی نیز سوءتفاهم، ناشی از اختلاف سلیقه و طرز تفکر رؤسای صف و کارشناسان ستاد می باشد.

لذا برای بهبود این روابط راه حل های زیر پیشنهاد می شود:

  • فعالیت های واحدهای ستاد باید محدود به انجام خدمات مشورتی و تخصصی باشد، بجز در مواردی که خط مشی و سیاست دستگاه استفاده از نظرات کارشناسان ستاد برای کلیه واحدهای سازمان اجباری باشد.
  • کارشناسان واحدهای ستاد باید پیشنهادهای خود را چنان بر مبنای مستدل و مستندی استوار سازند که مورد قبول رؤسای صف قرار گیرد.
  • طبق نظر برخی نویسندگان، برای اینکه رؤسای صف و کارشناسان ستاد از طرز تفکر و مشکلات یکدیگر واقف گردند، بهتر است طی مراحل مختلف خدمات اداری خویش در هر دو نوع شغل صف و ستاد خدمت کرده باشند.

کانال تلگرام conference.ac


نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

 

 

 saman

جستجوی پیشرفته

درباره Conference.ac

Conference.ac سامانه تخصصی اطلاع رسانی و نمایه سازی کنفرانس ها همایش ها و سمینار های ملی و بین المللی

فراخوان کنفرانس, فراخوان همایش, فراخوان مقاله