امتیاز کاربران

ستاره فعالستاره فعالستاره فعالستاره فعالستاره فعال
 

تکنولوژی فناوری اطلاعات

« بررسي میزان تاثير تكنولوژي و فناوري اطلاعات بر نيروي انساني در سازمانها »

 

نویسندگان : مهسا سمواتي                           كارشناس ارشد اتوماسيون اداري                                                                     

                            مريم دارابي                                كارشناس اتوماسيون اداري

چكيده :

     مديران و كارآفرينان در سازمانها و جامعه براي حضور واقعي و موفق ، نياز به الگوهاي روز و    پيش بيني آينده دارند . بي شك مهمترين عنصر در موفقيت سازمانها در حوزه اقتصادي و ساير حوزه ها در جهان امروز " تكنولوژي " است .

   برخي از تكنولوژي به عنوان " موتور توسعه " ياد مي كنند . تكنولوژي به يك عامل برتري در رقابت بين شركتها و حتي كشورها شده است ، به طوري كه امروزه علاوه بر توليد سرانه كشورها ، استانداردهاي ديگري با نام توسعه يافتگي با محوريت تكنولوژي نيز در گروه بندي كشور نقش يافته اند .

در اين راستا " الگوهاي تدوين استراتژي تكنولوژي " به عنوان يك مسئله در سطح كلان و در مقطع حاضر مطرح مي باشند .

 

   مقاله حاضر به بررسي تاثيرات كلي تكنولوژي و به تبع آن فناوري اطلاعات در سازمانها پرداخته و راهكارهايي را در قالب استراتژي ، چك ليست و الگوهاي اوليه به مديران و كارآفرينان پيشنهاد مي نمايد .

 

مقدمه

زندگي با حركت ، تغيير و رشد، فضاي واقعي خود را مي يابد و باز ايستادن از حركت به معني توقف زندگي است .

در دنياي كار نيز پرهيز از تغييرات رو به جلو ، محافظه كاري و ترس از عوامل ناشناخته باعث مرگ زود رس كسب و كار مي شود .

به عنوان مثال اگر كاركنان يك شركت هر روز و به مدت چند سال يك كار را در يك محل با همان همكاران قديمي و با همان روش قديمي انجام دهند ، در حال اداره يك شركت مرده خواهند بود .

همانطور كه مي دانيد در چند دهه اخير فناوري باعث تغييرات عمده در بسياري از روندهاي صنعتي شده است .

جدول ذيل به بررسي برخي از اين روندهاي در حال تغيير مي پردازد .

 

عامل

سنتي

جديد

چرخه حيات

طولاني

كوتاه

نوآوري

به تعداد محدود

پيوسته و مستمر

رقابت

كمتر

بيشتر

بازار

محلي

جهاني

كيفيت

مطلوب – عدم توجه به بهره وري

اجباري و ضروري – توجه به بهره وري

سازمان

شركت هاي بزرگ و عمودي

سازمان هاي بوروكراتيك

كارخانه هاي كوچكتر – پيمانكاران

سازمان هاي پويا

ارتباطات كاركنان

محدود-سيكل زماني بلند مدت

نامحدود – سيكل زماني كوتاه مدت

آموزش

غير مستمر – محدود – سيكل زماني بلند مدت

مستمر – متنوع – سيكل زماني كوتاه مدت

 

فناوري اطلاعات نيز به عنوان يك فناوري روندها و ساختارهاي متعددي از جمله ساختارهاي سازماني را دستخوش تغييرات متنوعي نموده است كه در ذيل به بررسي برخي از آنها مي پردازيم :

  • تاثير فناوري اطلاعات بر سلسله مراتب سازماني :
  • افزايش گستردگي حيطه كنترل
  • كاهش تعداد متخصصان
  • كاهش تعداد مديران صفي و ستادي
  • كوچك شدن اندازه مديريت مياني

 

  • تاثيرات فناوري اطلاعات بر ايجاد واحدهاي ويژه :
  • نياز به ايجاد مراكز فناوري
  • نياز به ايجاد مراكز تجارت الكترونيك
  • نياز به ايجاد مراكز سيستم هاي پشتيباني و هوشمند

 

  • تاثير فناوري اطلاعات بر تمركز قدرت يا اختيار :

بسته به فلسفه ي مديريت عالي سازمان هر يك از حالت هاي ذيل ممكن است رخ دهد .

الف – تمركز كمتر در سازمان بوسيله ي كنترل و تاثير كاركنان رده پايين سازمان بر فرآيند تصميم گيري

ب – تمركز بيشتر در سازمان بوسيله ي كنترل و تاثير مديران بر فرآيند تصميم گيري .

 

  • تاثير فناوري اطلاعات بر محتواي شغل :

با توجه به تغيير نيازها تغيير مشاغل سازماني نياز به طراحي مجدد داشته و به تبع آن محتواي شغل نيز تغيير خواهد كرد .

 

  • تاثير فناوري اطلاعات بر آموزش :
  • نياز به آموزش هاي جديد ( به صورت Online يا الكترونيكي )
  • امكان نظارت بيشتر بر آموزش

 

  • تاثير فناوري اطلاعات بر جابجايي شغلي :

 

  • سهولت دريافتن شغل
  • سهولت دريافتن كاركنان جديد
  • افزايش احتمالي ترك خدمت كاركنان

 

  • تاثير فناوري اطلاعات بر رضايت شغلي :

بسته به تغيير محتواي شغل ، برخي مشاغل غني و برخي ديگر ممكن است تكراري و با رضايت بخشي كنترل گردند .

 

  • تاثير فناوري اطلاعات بر صفات انساني :
  • كاهش هويت و صفات انساني
  • اعتياد به كار با سيستم هاي رايانه اي

 

  • تاثير فناوري اطلاعات بر تشويش اطلاعاتي :
  • تشويش در مورد ناتواني در نگهداري حجم وسيعي از داده ها
  • تشويش در مورد كيفيت اطلاعات و به روز رساني آنها
  • تشويش در مورد منابع Online بسيار زياد

 

تاثير فناوري اطلاعات بر ايمني و سلامت :

  • افزايش و استرس شغلي
  • كاهش سلامتي چشم و ساير اعضاي بدن

با توجه به آن چه ذكر شد و با وجود تاثيرات مثبت و منفي فناوري اطلاعات ، به نظر مي رسد يك سازمان ، نيازمند تدوين استراتژي هاي مبتني بر فناوري اطلاعات به طور دقيق مي باشد .

 

  • در اين راستا به نظر مي رسد ارتباطات تنگاتنگي بين ماموريت سازمان ، فرآيندهاي كاري ، تصميم گيـريها ، اطلاعات سازمان و تكنولوژي مورد استفاده در آن مي بايست وجود داشته باشد ؛ به طوري كه : ماموريت سازمان فرآيندهاي كاري آنرا تعريف مي كند و فرآيندهاي كاري هر سازمان مي بايست به ماموريت آن تحقق بخشند .
  • از سوي ديگر فرآيندهاي كاري سازمان به اجراي تصميمات اخذ شده مي پردازند و تصميم گيريهاي سازماني به راهنمايي درست فرآيندهاي كاري مي پردازند .
  • در عين حال تصميم گيريها در سازمان به بررسي اطلاعات موجود در سازمان مي پردازند و اطلاعات سازماني از تصميم گيريها پشتيباني مي كنند .
  • اطلاعات در سازمان فناوري موجود در سازمان را بكار مي گيرند و فناوري نيز به پردازش اطلاعات سازمان مي پردازد .

 

Mission ( ماموريت )

       
     
   
 

 

   ( انجام مي دهند )Defines         Accomplish  ( تعريف مي كند )

 

Work Processes ( فرآيندهاي كاري )

       
     
   
 

 

     ( راهنمايي مي كنند )Execute          Guide  ( اجرا مي كند )  

 

Decisions ( تصميم گيريها )

       
     
   
 

 

           ( حمايت مي كنند)Consider           Supports  ( بررسي مي كنند )

 

Information ( اطلاعات )

 

     ( پردازش مي كند )Employs         Processes  ( بكار مي گيرد )

 

Technology ( فناوري )

 

 

با گسترش روز افزون فناوري اطلاعات ( خصوصا" در عرصه اينترنت و شبكه ) زندگي امروز بشر نيز با معيار چگونگي و ميزان برخورداري از آن تعريف مي شود .

جدول ذيل به نمايش نماي ماتريسي از استراتژي هاي مبتني بر فناوري اطلاعات ( اينترنت و اينترانت به طور اخص ) مي پردازد .

 

نماي ماتريسي استراتژي هاي مبتني بر اينترنت و اينترانت

استخدام

ابزارها

- تابلوهاي استخدامي صنفي

- سايتهاي مشاغل بيروني

- شناسايي متقاضي و سيستم هاي مديريت

- پايش و آزمايش متقاضيان بصورت آن لاين ( ويژگي هاي روانشناختي ، تطبيق مهارتها و رتبه بندي )

- تطبيق مهارتها با نيازهاي خاص

اهداف فردي

كاهش هزينه و زمان كمتر براي استخدام نيروي مورد نياز ، قابليت پاسخگويي بيشتر در مورد استخدام ، امكان دستيابي به متقاضيان بيشتر

آموزش و توسعه

 

-   آموزش الكترونيك

-   آموزش تركيبي

-   آموزش شبكه اي و گروهي

- مديريت دانش و مناسبترين سيستم ها و شيوه هاي به اشتراك گذاري                 ( Sharing )

اهداف فردي

آموزش موثر تر كاركنان ، ارتقا سطح علمي ، حفظ سطح دانش و آگاهي شركت

منابع انساني ، فعاليت محوري

 

- ابزارهاي رفع نيازهاي فردي توسط خود كاركنان

- سيستم مزاياي انعطاف پذير و آن لاين

- سيستم هاي پرداخت

- پورتالهاي كاركنان

اهداف فردي

كاهش مراحل اداري ، پيشرفت منابع انساني به سوي استراتژيك شدن و كاركنان پرتوان

سياستها و شيوه ها

 

- پورتال كاركنان / اينترانت صنفي براي ذخيره سازي اطلاعات

- استفاده از ايميل براي اطلاع رساني

- معرفي و آشنايي آن لاين

مديريت عملكرد

 

- سيستم هاي داخلي پاداش و ايجاد انگيزه

- سيستم هاي خارجي پاداش و ايجاد انگيزه

- سيستم هاي انعطاف پذير و آن لاين مزايا

- ارسال ايميل براي گفتگو ها و مباحث جمعي ، مثلا" در مورد ارزيابي كاركنان

- تعيين شاخص براي صلاحيت ها بصورت آن لاين

- سيستم بازخور 360 درجه بصورت آن لاين

اهداف فردي

سيستم بهترپاداش و مزايا ، ارزيابي موثرترعملكرد با هماهنگي و همكاري ديگر بخش ها

اهداف كلي

دستيابي به منابع انساني استراتژيك و همچنين دستيابي به نيروي كار با انگيزه و پر تلاش با كارآيي بهينه و بالا .

 

در راستاي تدوين اوليه استراتژي هاي مبتني بر فناوري اطلاعات بر طبق نيازهاي سازمان مورد بررسي نياز به اولويت بندي روندهاي مختلف كاري در سازمان مذكور مي باشد .

چك ليست هاي ذيل به طور خلاصه به بررسي اولويت بندي ها و پياده سازي سيستم هاي مورد نياز مبتني بر فناوري اطلاعات مي پردازند :

 

 

 

 

 

چك ليست اولويت بندي اعمال فناوري اطلاعات بر نيروي انساني در سازمان

بهره وري كاركنان

 

اهميت

(5-1)

وضعيت

(5-1 )

شكاف

 

1- فناوري لازم جهت اشتراك پروژه ها و ايده ها بين كاركنان وجود داشته باشد .

2- فناوري لازم جهت توسعه و اشتراك تجربيات در سطح سازمان وجود داشته باشد .

3- فناوري لازم جهت استفاده از ابزارهاي الكترونيكي و رايانه اي جهت جستجو و مرتب سازي اطلاعات بحراني ، وجود داشته باشد .

4- فناوري لازم جهت دسترسي به اطلاعات بحراني جهت تصميم گيري هاي روزانه وجود داشته باشد .

 

 

 

توسعه كارآيي

 

 

 

 

 

1-پردازنده مركزي اطلاعات نيروي انساني اعم از آموزش ، طراحي شغلي و مديريت درآمد ( حقوق و دستمزد ) وجود داشته باشد .

2- امكان اندازه گيري نتايج برنامه ها وجود داشته باشد .

3- از فناوري جهت پخش مسئوليت ها بين كاركنان استفاده شود .

4- از فناوري جهت كنترل Online فرآيندهاي مربوط به نيروي انساني استفاده شود .

 

 

 

مديريت استراتژيك نيروي انساني

 

 

 

 

 

1-  از فناوري جهت افزايش دسترسي به ايده هاي جديد درون سازماني و برون سازماني استفاده شود ( مثال : اتاق هاي گفتگوي الكترونيكي ، سايت هاي پرسش و پاسخ )

2-  امكان اعمال تكنولوژي در طراحي منابع انساني وجود داشته باشد .

3-  امكان استفاده از فناوري جهت كارهاي انفرادي و تيمي در سازمان وجود داشته باشد .

 

 

 

 

 

چك ليست پياده سازي جهت اعمال تكنولوژي بر نيروي انساني

فرهنگ

 

بله – خير

 

1-    آيا اهداف فناوري هاي بيروني با فرهنگ سازمان تطابق دارد ؟

2-    آيا سازمان توانايي حفظ تغييرات ايجاد شده را دارد ؟

 

فرآيند

1-    آيا تعريف هدفمند وجريان فرآيند كاري به طور دقيق موجود است ؟

2-  آيا نواحي كليدي دسترسي نيروي انساني به مراحل فرآيند ، تعريف شده است ؟

 

فناوري

1-  آيا نيازمندي هاي تكنيكي و غير تكنيكي جهت موفقيت تعريف شده است ؟      ( مثال : آموزش ، حفظ فرآيند )

2-  آيا برنامه ريزي جهت به روزرساني و ورود فناوري هاي جديدصورت گرفته است ؟

 

 

با توجه به تمام تاثيرات و ارتباطات تعريف شده ، الگوهاي متعددي جهت كمك به رهبران سازمانها در جهت همگامي و توسعه فرهنگ الكترونيكي با سمت و سوي دگرگوني مثبت سازماني وجود دارند . يكي از اين الگوها مبتني بر پيروزهاي فوري و نوآوري هاي محلي در سايه ايجاد زمينه همگاني و در عين داشتن ديدگاه مشترك است كه در ذيل به بررسي آن مي پردازيم :

 

 

 

 

چرخ دگرگوني

 

زمينه همگاني ،

ديدگاه مشترك

 
   

 

پيروزي هاي فوري

و نوآوري هاي محلي

 

نمادها و نشانه ها :

نمادها و نشانه هاي دگرگوني بايد در سازمان احساس شوند . ين نمادها و نشانه ها حتي مي توانند كوچك باشند ولي مستمر و با اثرات بزرگ به عنوان مثال اين نشانه ها از طريق ذيل مي توانند اثر گذار باشند .

1- از طريق اعلانات                                             2- از طريق E-mail            

3- از طريق Portal هاي درون سازماني                     4- از طريق سخت افزارهاي جديد                                     5- از طريق سيستمهاي نرم افزاري جديد

 

ساختار و فرآيند راهنمايي :

در مسير دگرگوني نياز به تعريف ساختار و فرآيند و يك بخش مسئول و راهنما وجود دارد تا تغييرات در مسير درست هدايت شوند . به عنوان مثال از طرق ذيل مي توان در اين زمينه بهره گرفت .

1- ايجاد مديريت جديد                                        2- ايجاد واحد جديد              

3- ايجاد مسئول جديد                                        4- تعريف فرآيندهاي كاري جديد

5- تعريف فرآيندهاي پيگيري ( پروژه اي ، برنامه اي و ..... )

 

آموزش ، كارورزي ، ابزار اقدام

براي درك درست نمادها و نشانه ها نياز به آموزش صحيح و هدفمند مي باشد .

اين آموزشها مي توانند كوچك و يا گسترده باشند ولي آنچه مهم است استمرار استفاده از آنها و بكارگيري آنها در فعاليتهاي روزمره افراد است . از انواع آموزشهاي جديد مي توان از نمونه هاي ذيل ياد كرد :

1- آموزشهاي Multi – Media                            2- آموزشهاي تحت شبكه اينترانت

3- آموزشهاي تحت شبكه اينترنت و .....

 

قهرمانان و پشتيبانان :

دگرگوني نياز به افراد قهرمان و پشتيبان دارد . قهرمانان كساني هستند كه خود دگرگوني را در معياري كوچك تجربه نموده اند و خود نمونه زنده دگرگوني براي ديگران هستند .

پشتيبانان افرادي هستند كه نيروي لازم براي جنگ با سكون و پيشبرد دگرگوني را دارند .

به عنوان مثال :

  • افراد متخصص و داراي تجربه كار با فناوريهاي جديد قهرمان محسوب مي شوند .
  • افراد يا واحدهاي متقاضي اجراي پايلوت طرحها پشتيبانان دگرگوني مي باشند .

ارتباطات ، بهترين راه تبادل تجربه

اصولا" فرآيند دگرگوني نيازمند ارتباطات گسترده مي باشد . اين ارتباطات مي توانند درون سازماني يا برون سازماني باشند . به عنوان مثال مي توان از طرق ذيل به تبادل تجربه پرداخت :

 

1- ارتباط با ساير واحدها                                2- طرح مسائل دگرگوني در جلسات مسئولين واحدها و مديريت ها

3- برگزاري سمينارها و كنفرانسها            4- اطلاعيه ها ( كاغذي يا الكترونيكي )

5- شركت در سمينارهاي برون سازماني   6- ارتباط مستمر با شركتهاي فعال در انتقال تكنولوژيهاي روز

7- ايجاد گروههاي تحقيق محلي – بين المللي

سياست ها ، رويه ها و نظام تراز سازي :

همه مقررات سازماني ، نيازها و رويه ها اعم از ( نظام هاي استخدام ، پاداش ، پخش اطلاعات و .... ) بايد مورد بازبيني قرار گرفته و در راستاي دگرگوني تعريف مجدد شوند . شكل ذيل به بررسي نحوه ارتباط عناصر فوق    مي پردازد .

 

 

 

 

 

 

 

Reengineering ( طرح ريزي مجدد )

 
   

 

                                                        Structure ( ساختار )

 

 
   

 

 

 

 

Employees and organizations                 Core Processes                                          Regulations & Policy

(كاركنان و سازمانها )                         ( فرآيندهاي هسته اي ( مركزي )       (سياستها وقواعد )

 
   

 

 

 

 

 

Information and technology

( اطلاعات و فناوري )

 

 

 

گاهي اعمال تغييرات بنيادي در رويه ها مي تواند اثرات بنياديني را نيز به دنبال داشته باشد . به عنوان مثال امروزه شركتهاي پيشرو تغييرات اساسي حتي در ساعات كاري كارمندان ايجاد نموده اند ؛ به گونه اي كه انواع ساعات كاري شناور ، تركيب كار از راه دور و كار در محل يا كار بصورت عدم حضور فيزيكي حتي در كشور محل كار را نيز شامل مي گردد .

 

معيارها ، هدف ها و بازخورد

تعريف معيارهاي مشخص براي اندازه گيري پيشرفت فرآيند ، تعيين و تقسيم هدف و ارائه مكانيزم بازخورد در اثر بخشي يك دگرگوني بسيار موثرند . به عنوان مثال مي توان از راهكارهاي ذيل بهره گرفت :

  • تعيين گروههاي استخراج معيار و شاخص هاي كمي و كيفي براي اندازه گيري پيشرفت
  • تقسيم اهداف بزرگ به هدف هاي كوچكتر ( پايلوت و .... )
  • تهيه گزارشات بر اساس معيارها و شاخصهاي مورد بررسي و تجزيه و تحليل آنها
  • كنترل پروژه

 

 

 

 

 

 

قدر شناسي و پاداش ها

براي استقرار دگرگوني نياز به تعريف مكانيزم هاي پاداش و حتي تنبيه جهت قهرمانان و دشمنان دگرگوني مي باشد . به عنوان مثال مي توان از طرحهاي جبران خدمات ذيل استفاده نمود : ( بديهي است علاوه بر روشهاي سخت تنبيهي عدم ارائه پاداش نيز خود به عنوان يك مكانيزم تنبيهي مي تواند اثر گذار باشد . )

 

  • پاداش نقدي
  • استفاده از تسهيلات شغلي جهت كاركنان
  • ارائه امكانات به خانواده كاركنان
  • امكان ادامه تحصيل
  • امكان استفاده از حمل و نقل آسان
  • برگزاري جشن هاي پيروزي ( همه را قهرمان نمودن )

 

 

جمع بندي و پيشنهادات :

شركتهايي كه به دگرگوني روي مي آورند ، اغلب تمايلي به استفاده از تمام توان خود در درگير شدن با تمام برنامه هاي فوق را ندارند . در اين صورت دگرگوني آغاز مي شود ولي به كندي حركت مي كند يا از حركت باز مي ماند زيرا همه پره هاي چرخهاي سازمان درگير نشده اند . زندگي در فرهنگ الكترونيكي يعني زندگي در تغيير و تغيير امروزه به عنوان شرط بقا تلقي مي گردد .

شما به عنوان هر عضوي از سازمان بايد حتي تا حد تغيير ژنتيك سازمان آماده باشيد !

به عنوان مدير بايد باور داشت كه جواني به معناي بي تجربگي نيست و كار آفرينان جوان در سازمان هاي با تكنولوژي پيشرو بسيار نام آور هستند ، در عين اينكه در پشت سر هر سازمان پيروزمند افراد با تجربه اي نيز جاي گرفته اند . با اين اوصاف مشاهده يك جوان 25 ساله كارآمد در پست هاي رياستي سازمان در سالهاي آتي نبايد باعث شگفتي گردد . در اين راستا براي داشتن يك سازمان موفق و پيشرو در تكنولوژي روز و به تبع آن در حوزه هاي اقتصادي ، تعمق در پيشنهادات ذيل خالي از لطف نيست :

 

  • آشنايي و آشتي دادن مديران ، خصوصا" مديران مياني با تكنولوژي روز از طريق دوره ها ، سمينارها ، سيستم هاي نرم افزاري و سخت افزاري روز .
  • آشنايي نيروي انساني متخصص و جوان با مباحث مديريتي ( آشتي متخصصان و افراد فني با مقوله مديريت در سازمان ) در قالب دوره هاي ويژه .
  • برقراري ارتباط تنگاتنگ بين مديريت منابع انساني و مديريت IT در قالب جلسات همكاري .
  • بازبيني مجدد طرح و محتواي مشاغل .
  • تجديد نظر در امتحانات و مصاحبه نيروهاي جديد الاستخدام در جهت جذب نيروها با شايستگيهاي منطبق با فناوري اطلاعات .
  • استفاده از سيستم هاي جذب آنلاين .
  • روي آوردن به آموزشهاي مجازي ، الكترونيك ، شبكه اي و گروهي .
  • استفاده از سيستمهاي اطلاع رساني درون سازماني و برون سازماني آنلاين .
  • توجه بسيار ويژه به سيستم هاي داخلي و خارجي پاداش و ايجاد انگيزه .

 

فهرست منابع و مآخذ

 

رديف

عنوان كتاب يا مقاله

نويسنده / مترجم

1

كتاب مديريت تكنولوژي

طارق خليل – ترجمه : دكتر سيد محمد اعرابي و داود ايزدي

2

كتاب تحول

روزابت كانتر – ترجمه : دكتر عبدالرضا رضايي نژاد

3

مقاله تاثير فناوري اطلاعات بر سازمان ، جامعه و فرد

 

نوشته : اسماعيل حسن پور قروقچي

4

مقاله Applying Technolog to Maximize Human Assets

 

Dr. Stephen C. Schoonover

5

كتاب مديريت تكنولوژي مدرن

 

تاليف : دكتر احمد جعفر نژاد

6

مقاله آينده يك سازمان IT

weekly.com WWW.Computer

ترجمه: نازنين كي نژاد

7

كتاب مديريت بر آينده با تكنولوژي فردا

دكتر ابراهيم محمود زاده

کانال تلگرام conference.ac

 


نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

 

 

 saman

جستجوی پیشرفته

درباره Conference.ac

Conference.ac سامانه تخصصی اطلاع رسانی و نمایه سازی کنفرانس ها همایش ها و سمینار های ملی و بین المللی

فراخوان کنفرانس, فراخوان همایش, فراخوان مقاله