برگزاری یک کنفرانس خوب برای افرادی که با شرکت‌ها یا سازمان‌های مرتبط با صنعت و تکنولوژی سروکار دارند بسیار پراهمیت می‌باشد. قرار گرفتن میان جمع زیادی از مردم که علایق یکسانی با شما دارند، درس‌هایی که یاد می‌گیرید، مشورت‌هایی که انجام می‌شود، ملاقات دوستان و پیدا کردن دوستان جدید از جمله ویژگی‌های فضای کنفرانس می‌باشد. در این مقاله نکاتی ارائه می‌شود که برای اجرای کنفرانس خوب مفید است.
توانایی‌های خود را با مشکلات برگزاری کنفرانس بسنجید
قبل از این که به بررسی نکات کلیدی بپردازیم لازم به ذکر است که برگزاری خوب یک کنفرانس بیش از چیزی که تصور کنید سخت می‌باشد مخصوصا برای کسانی که کارهای روزمره‌ی خود را هم دارند. بنابراین قبل از هر تصمیم ابتدا مطمئن شوید که می توانید از پس آن برآیید.
به عنوان مثال ممکن است مجبور باشید تا دیر وقت بیدار بمانید و با دغدغه‌های مالی یا شرایط بحرانی روحی مواجه شوید. در واقع مسئولیت بزرگی است که باید بیشتر وقت خود را به آماده شدن برای اجرای هر چه بهتر آن اختصاص دهید. حتی گاهی اوقات ممکن است به دلیل این که نمی‌توانید امور را به خوبی کنترل کنید از انجام آن انصراف دهید. فقط باید تا حد امکان برنامه‌ریزی و سازماندهی خوبی داشته باشید و امیدوار باشید که همه چیز خوب پیش می‌رود. در نتیجه درنظر گرفتن تمام این موارد و سنجیدن آن با توانایی‌ها و وقت شما بسیار حائز اهمیت می‌باشد.
یکی از راه‌های مقابله با استرس این است که ابتدا درک روشن و واضحی از دلیل برگزاری کنفرانس داشته باشید. دلیل محکمی که شما را به جلو حرکت دهد و قدرت تصمیم‌گیری درست را در طول مسیر به شما بدهد. حال با وجود این موارد اگر هنوز هم فکر می‌کنید از عهده‌ی آن برمی‌آیید می‌توانید کار خود را شروع کنید. البته در کنار تمام مشکلات، اجرای این نوع برنامه‌ها مزایا و پیامدهای فوق العاده خوبی نیز دارد که در قسمت بعد به شرح آن نیز خواهیم پرداخت.
نکاتی که باید برای برگزاری خوب یک کنفرانس بدانید
در ادامه مطلب، راهنمایی‌هایی را که لازم است برای شروع کنفرانس خود و سازماندهی آن در طول مسیر برنامه درنظر بگیرید ارائه می‌شود.
۱- مشخص کردن موضوع
اولین گام، یکپارچگی ایده‌ها می‌باشد. داشتن موضوع به شما کمک می‌کند که ایده‌های خود را یکی کنید، سخنرانان مناسبی انتخاب کنید و با افراد مناسب معامله کنید. اسمی که برای موضوع انتخاب می‌کنید بهتر است ساده و تاثیرگذار باشد. بیان اهداف کلی سازمان، علت به وجود آمدن آن، راهنمایی برای فعالیت‌های سازمان و تصمیم‌گیری نیز به شما کمک می‌کند تا مخاطبان مورد نظر را به خود جذب کنید.
۲- داشتن یک یا چند شریک قابل اعتماد
از آن جایی که برگزاری کنفرانس کاری بسیار خسته کننده و طاقت فرساست باید فرد قابل اعتمادی را پیدا کنید که در مواقع ضروری اگر به هر دلیلی شما دچار مشکل شدید بتواند این کار را با همان انگیزه و اشتیاق ادامه دهد. بنابراین شریک یا همکار شما باید کسی باشد که با ایده‌های سازمان کاملا آشنا باشد و بتوانید تجربه‌های خود را با هم به اشتراک بگذارید.
۳- انتخاب هر چه سریعتر سخنرانان
سخنران باید کسی باشد که حرف تازه یا موضوع جالبی برای گفتن داشته باشد و مهم نیست که حرفه‌ای باشد یا تجربه‌ی اولش باشد. فراخوان برای ارائه‌ی پروپوزال می‌تواند گزینه‌ی بسیار خوبی در این مرحله باشد فقط باید هر چه سریعتر تصمیم‌گیری کنید چرا که سخنران شایسته خیلی زود انتخاب می‌شوند. چنانچه دوست مشترکی با سخنران داشتید از او بخواهید شما را به او معرفی کند و در مورد ماموریت برای او توضیح دهد تا مشخص شود اهدافتان با هم مطابقت دارد یا نه. علاوه بر چگونگی ماموریت، در مورد تاریخ، موضوع، کلیه‌ی جریمه‌ها و هر چیز مربوط دیگری نیز حتما صحبت کنید.
۴- توانایی مالی خود را برای پرداخت هزینه‌های سخنرانان بسنجید
همان طور که می‌دانید در اکثر کنفرانس‌ها پرداخت دستمزد سخنرانان برای زمانی که صرف سخنرانی می‌کنند حداقل تا سال اول امکان‌پذیر نیست چرا که تمام هزینه‌های مربوط به بلیط، هتل، غذا و سایر موارد مسافرت به عهده‌ی سازمان است و توانایی مالی بیشتر از آن را ندارند. اگر شما هم جزو این دسته از سازمان‌ها هستید بهتر است از همان ابتدا صادقانه موضوع را به آن‌ها بگویید. بسیاری از افراد هستند که بدون دریافت پول هم حاضرند همکاری کنند. بنابراین قول پرداخت هزینه‌‌هایی را که در توان شما نیست به آن‌ها ندهید.
۵- انتخاب مکان مناسب برای برگزاری مراسم
یکی از مهم‌ترین مواردی که باید برای انتخاب مکان درنظرگرفت جایگاه مهمانان است زیرا آن‌ها باید بیشتر از هشت ساعت یکجا بنشینند بنابراین باید فضای آرام و راحتی داشته باشد تا بتوانند تمام توجه خود را به سخنرانان بدهند چون هدف اصلی برگزاری کنفرانس فهمیدن صحبت‌های سخنرانان است و بس.
۶- پذیرایی از مهمانان
اگر مایلید علاوه بر پذیرایی معمولی برای مهمانان خود غذا نیز تهیه کنید این کار را به پرسنل مخصوص غذا بسپاریدکه اکثر سالن‌ها خودشان دارند. آن‌ها می‌توانند بهتر از هر کس دیگری از عهده‌ی آن برآیند. پذیرایی از مهمانان باعث می‌شود راحت‌تر با آن‌ها سر گفتگو را باز کنید. فقط دقت داشته باشید که نوع غذا و هر سفارش دیگری متناسب با استطاعت مالی‌تان باشد.
در قسمت اول با توضیح مختصری در مورد برگزاری خوب یک کنفرانس گفتیم که در این راه با چه مشکلاتی در زمینه‌های مختلف مواجه خواهید شد و سپس شش نکته را برای کاهش این مشکلات برشمردیم که در این قسمت به ادامه‌ی آن خواهیم پرداخت:
۷- تهیه‌ی لیست از انجام کارها
به منظور آسان‌تر کردن هر چه بیشتر امور می‌توانید آن‌ها را در یک صفحه مثل اکسل طبقه‌بندی کنید. به عنوان مثال می‌توانید برای هر کدام از جمله درآمد، مخارج، محل برگزاری، برنامه زمانی، اطلاعات تماس، غذای سخنرانان و خیلی موارد دیگر یک تب جداگانه درنظربگیرید. مزیت استفاده از نرم افزارهای این چنینی به روزرسانی سریع آن‌ها و همچنین نگهداری کلیه‌ی اطلاعات حیاتی به صورت یکجا می‌باشد. از همه مهم‌تر اینکه می‌دانیم کارها همواره چگونه پیش می‌رود. بدیهی است که با نوشتن روی کاغذ نمی‌توان به این راحتی حجم بسیاری از مطالب را سازماندهی کرد.
۸- قوانین مربوط به کنسل کردن
از آن‌جایی که ممکن است شرکت کنندگان به هر دلیلی از شرکت کردن در کنفرانس منصرف شوند و بلیط خود را پس دهند و پولشان را تقاضا کنند باید از همان ابتدا قوانین کنسلی را برای آن‌ها روشن کنید. اکثر سازمان‌ها برای راه حل این مشکل این‌گونه پاسخ داده‌اند که مهمانان می‌توانند بلیط‌های خود را دوباره به شرکت کننده‌ی دیگری بفروشند اما نمی‌توانند پس دهند. زیرا پولی که در قبال فروش بلیط به دست می‌آید سریع خرج می‌شود. بنابراین سیاست «بدون بازپرداخت» را به طور قاطعانه اجرا کنید و درنظر داشته باشید که پول هیچ کسی را پس ندهید تا عدالت برقرار شود حتی کسانی که دلیل موجه دارند.
۹- از شبکه‌های اجتماعی حداکثر استفاده را ببرید
یکی از بزرگترین مزایای تکنولوژی این است که با افراد بسیاری ارتباط داریم. سعی کنید از طریق انواع شبکه‌های اجتماعی مثل وبلاگ، توییتر و یا حتی مراسمی که برگزار می‌شود از مردم درخواست کنید تا شما را در پیشبرد این هدف راهنمایی کنند. مثلا از آن‌ها بخواهید اگر با یک سخنران خوب در تماسند و یا کسی را در بخش پشتیبانی مالی سراغ دارند به شما معرفی کنند. از توصیه‌ها و تجربیاتی که قبلا در برگزاری مراسم خود کسب کرده‌اند نیز می‌توانید استفاده کنید.
۱۰- استخدام تیم فنی
رایج‌ترین مشکلاتی که در حین برگزاری کنفرانس به وجود می‌آید مربوط به مسائل کوچک فنی است مثل کار نکردن میکروفون یا وصل نبودن لپتاپ به پروژکتور. بنابراین بهتر است برای رفع این مشکلات احتمالی از افراد ماهر با تجهیزات کامل بهره بگیرید تا هر چه سریعتر برای رفع آن‌ها اقدام کنند و زمان هدر نرود. هر چند که هزینه‌ی زیادی برایتان داشته باشد اما ارزشش را دارد که لااقل دیگر از این لحاظ دغدغه‌ی ذهنی نداشته باشید.
۱۱- امور مربوط به چاپ
مدت زمانی که صرف چاپ می‌شود برای آیتم‌های مختلف متفاوت است. به عنوان مثال نشان‌هایی که به لباس افراد وصل می‌شود چاپشان کلا یک هفته طول می‌کشد در حالیکه پرچم‌ها و بنرها یک ماه. مسؤولان چاپ حتی می‌توانند شما را راهنمایی کنند که کجا نیاز به این کار است و کجا لازم نیست. معمولا پیشنهاد می‌شود آیتم‌هایی که قرار است برای شرکت‌کننده‌ها چاپ کنید بیشتر از تعداد مورد نظر باشد شاید این کار کمی ولخرجی به نظر برسد اما در عوض مطمئنید چیزی کم نخواهد بود.
۱۲- انتخاب یک مسئول ممتاز برای انجام تدارکات
اگر یک نفر داوطلب را در راس امور تدارکات قرار دهید دیگر لازم نیست نگران مسائل جزئی و پیش پا افتاده باشید و همچنین می‌توانید مطمئن شوید که کسی چیزی کم نداشته و روز خوبی را سپری کرده است. از همه مهم‌تر این که با بودن مسؤولان این چنینی خودتان هم فرصت می‌یابید کمی استراحت کنید.
۱۳- انتظار ضرر مالی را داشته باشید
با این که برگزاری کنفرانس مسؤلیتی سنگین و پر زحمت است اما به هیچ وجه سود زیادی به همراه ندارد و حتی در بعضی موارد که کنفرانس به درستی سازماندهی نمی‌شود با شکست مالی نیز مواجه می‌شود. اما راه‌های متعددی برای به حداقل رساندن این خطرات وجود دارد. به عنوان مثال راه‌اندازی یک شرکت در بعضی کشورهای خاص مثل آمریکا و همکاری با آن‌ها می‌تواند سودمند می‌باشد.
۱۴- پس از تدارکات کامل برای خود آرزوی موفقیت کنید
هر چقدر هم که خود را برای برگزاری کنفرانس آماده و کارها را سازماندهی کرده باشید باز هم ممکن است جایی دچار مشکل شوید. پس فقط باید در آخر امیدوار بود همه چیز خوب پیش رود. فقط تا جایی که می‌توانید برنامه ریزی و سرعت عمل داشته باشید و فراموش نکنید که هیچ کاری بی نقص نخواهد بود از جمله برگزاری کنفرانس‌ها.
۱۵- دریافت نظرات
در پایان مراسم یک نظرسنجی انجام دهید که جایزه هم داشته باشد. به شرکت کنندگان انگیزه بدهید تا نظراتشان را با شما به اشتراک بگذارند. آن گاه با استفاده از این مشورت‌ها می‌توانید کنفرانس‌های بعدی را بهتر برگزار کنید.
مزایای برگزاری کنفرانس
همان طور که در قسمت قبل اشاره کردیم برگزاری کنفرانس علاوه بر مشکلات، استرس و سختی کار بالا دارای مزایای بسیار خوبی نیز می‌باشد. آخر مراسم وقتی همه چیز به خوبی به پایان می‌رسد حس می‌کنید چنان کار بزرگی انجام داده‌اید که باید به خود افتخار کنید مخصوصا با نظرات هیجان انگیزی که از طرف مهمانان دریافت می‌کنید. آن وقت است که می‌فهمید چقدر ارزشش را داشت.
امید است نکات و ایده‌هایی که در این مقاله عنوان شد تا حدودی انگیزه‌ی شما را برای انجام این کار برانگیخته باشد و بتوانید با به کار گرفتن آن‌ها تجربیات خوبی کسب کنید.
