عنوان پژوهش: توسعه سازمانهای آموزشی بر پایه مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش
نویسنده: سید رضا حسینی – سیداحسان علویراد
چکیده
دانش در سازمانهای امروزی به عنوان یکی از عوامل کلیدی موفقیت[1] سازمانها تلقی میگردد. به همین جهت مدیریت دانش در سازمانها از اهمیتی ویژه برخوردار گردیده است. در همین راستا مباحث مرتبط با مدیریت دانش و به کارگیری مناسب آن در سازمانها، سوالاتی متعدد در ذهن اندیشمندان این حوزه به وجود آورده است. از آنجا که یکی از مهمترین عوامل موفقیت مدیریت دانش، وجود ساختار سازمانی[2] مناسب، سازگار با مدیریت دانش میباشد، مبحث ساختار سازمانی سازگار با مدیریت دانش که بتواند استراتژیهای کسب و کار و مدیریت دانش را همزمان پوشش دهد از اهمیتی دو چندان برخوردار گردیده است.
استراتژیهای مدیریت دانش در سازمان با توجه به تمرکز آن بر نوآوری و کارآیی در سازمان، نیازمند به ساختارهای سازمانی متفاوت میباشد. به طور کلی دو نوع استراتژی برای مدیریت دانش در سازمانها مورد توجه میباشد که تحت عنوان استراژی صریح سازی[3] و استراتژی شخصی سازی[4] از آنها یاد میگردد. استراتژی صریح سازی با هدف افزایش کارآیی در سازمان و تمرکز بر فرآیندها و استراتژی شخصی سازی با هدف نوآوری و تمرکز بر افراد در سازمان، مستلزم ساختارهای سازمانی ویژه خود میباشند تا بتوانند از اثر بخشی لازم برخوردار گردند.
ساختارهای سازمانی مانند ساختار وظیفهای و انواع دیگر ساختارهای سازمانی مرتبط با افزایش نوآوری و کارایی در سازمان میتواند به عنوان حلقه اصلی در اثربخشی استراتژیهای مدیریت دانش تلقی گردد.
اهمیت مقوله دانش در دهههای اخیر رشد روزافزونی داشته است که این امر ناشی از تمرکز بر دانش به عنوان یکی از منابع استراتژیک سازمان میباشد. امروزه سازمانها یکی از راههای تمایز خود از سازمانهای دیگر را در افزایش میزان دانش بنیانی سازمانی خود جستجو میکنند تا بتوانند از طریق آن به سطوح بالاتری از کارایی و نوآوری دست یابند. توانایی سازمانها در یکپارچه سازی و هماهنگ نمودن دانش به عنوان یکی از راههای دستیابی و حفظ مزیتهای رقابتی تلقی میگردد.
(Walters et al 2006) به جهت افزایش اهمیت دانش در سازمانها، مقوله مدیریت دانش به عنوان یک مبحث مهم وارد سازمانهای امروزی گردیده است. مدیریت دانش، فرآیندی است که به واسطه آن سازمانها در زمینه یادگیری (درونی کردن دانش)، کدگذاری دانش (بیرونی کردن دانش)، توزیع و انتقال دانش، مهارتهایی را کسب میکنند (ابطحی و صلواتی 1385). اهمیت مدیریت در سازمانها لزوم به کارگیری استراتژیهایی را در این زمینه ضروری نموده است. مکاتب مختلفی از استراتژیهای مدیریت دانش در سازمانها وجود دارد که هر کدام از جنبههای مختلف به بیان استراتژیهای مدیریت دانش پرداختهاند. ساختار سازمانی در این بین به عنوان یکی از عوامل بسیار مهم در موفقیت استراتژیهای مدیریت دانش قلمداد میگردد به همین جهت در این مقاله سعی گردیده است تا ضمن بیان ساختارهای سازمان های دانش محور به بیان دو ساختار جدید مرتبط با استراتژی صریح سازی و شخصی سازی در مدیریت دانش پرداخته شود.
در ابتدای مقاله به بیان ویژگیهای دانش، مدیریت دانش و بیان استراتژیهای مدیریت دانش پرداخت شده است. همچنین به بیان ساختارهای سازمان های دانش محور پرداخته شده و یکی از ساختارهای سازمانی بررسی شده به عنوان ساختار سازمانی پایه در مقاله مورد تاکید قرار داده شده است. در بخش بعدی مقاله به بیان متدولوژی تحقیق و تحلیلهای آماری پرداخته شده است.
در این مقاله سعی شده است با در نظر گرفتن ساختار منتخب، اصلاحات لازم در جهت همگونی هر چه بیشتر ساختار منتخب با استراتژیهای برگزیده صورت گیرد. هر کدام از استراتژیهای مدیریت دانش نیازمند ساختار سازمانی متناسب با خود میباشند.
تعریف دانش
ویژگیها و پیچیدگیهای نهفته در دانش موجب شده است تا نسبت به آن تعاریف مختلفی بیان گردد. یکی از عوامل پیچیدگی دانش ناشی از ماهیت مبهم و غیرملموس آن میباشد.
داونپورت و پروساک[5] از اندیشمندان مشهور حوزه دانش، دانش را ترکیبی منعطف و قابل تبدیل از تجارب، ارزشها ، اطلاعات معنی دار و بینشهای متخصصان که چارچوبی را برای ارزیابی و انسجام اطلاعات و تجارب جدید ارائه میدهد، میداند . همچنین نوناکا و تاکوچی[6] ایجاد دانش را ناشی از ترکیب اطلاعات دریافتی و مفهوم سازی افراد میدانند . این استدلال نمایانگر آن است که دانش میتواند تنها در زمینه انسانی و عقاید و تجربیات آنها یافت شود.
در بین تعاریف گوناگونی که در زمینه مدیریت دانش بیان گشته است عامل انسانی به عنوان عاملی مشترک قابل مشاهده میباشد و این امر به وضوح بیانگر لزوم توجه و دقت هرچه بیشتر در بکارگیری دانش در سازمانها میباشد.
از رویکردهای دیگر میتوان به رویکرد کلارک و رولو[7] که دانش را با تقسیم به آشکار و نهفته در سطحی بالاتر از داده و اطلاعات و در سطح پایینتری از بینش و خرد قرار میدهند، اشاره نمود .
در مورد تقسیم بندی انواع دانش، نوناکا[8] دانش را به دو گروه دانش صریح و دانش ضمنی تقسیم نمود. دانش صریح را به عنوان دانشی که قابلیت کدگذاری و بیان از طریق گویش است بیان نمود و دانش ضمنی را انتزاعی دانسته و دستیابی به آن آسان نیست و دانش ضمنی آن چیزی که در ذهن افراد و تجریبات آنها است و به صورت صریح شده و مقاله و یا… قابل انتشار نیست .
مدیریت دانش
مدیریت دانش فرآیندی است که طی آن سازمان به تولید ثروت از دانش و یا سرمایه فکری خود میپردازد (Takeuchi 1995).
همچنین در تعریف مدیریت دانش مالهوترا بیان میدارد که مدیریت دانش، فرآیندی است که به واسطه آن سازمانها در زمینه یادگیری (درونی کردن دانش)، کدگذاری دانش (بیرونی کردن دانش)، توزیع و انتقال دانش، مهارتهایی را کسب میکنند (ابطحی و صلواتی 1385، 34).
همچنین بلانت معتقد است مدیریت دانش فرآیند است که سازمانها از آن طریق اطلاعات جمع آوری شده خود را به کار میگیرند (ابطحی و صلواتی 1385، 34).
رویکردها به مدیریت دانش وابسته به چشم انداز مدیریت میباشد. تفاوتها میتواند ناشی از چشم اندازهای اطلاعات بنیان، تکنولوژی بنیان و فرهنگ بنیان باشد (Gottschalk 2005).
چشم انداز اطلاعات بنیان به دسترسی اطلاعات توجه دارد. چشم انداز تکنولوژی محور توجه به ابزارهای فناوری اطلاعات دارد و چشمانداز فرهنگ بنیان به اشاعه دانش توجه بیشتری دارد. تمرکز اصلی در انتخاب این رویکردها وابسته به وضعیت شرکتها میباشد. اگر ایجاد مجدد اطلاعات نقش مهمی در سازمان دارد دیدگاه اطلاعات بنیان مهم است. اگر تکنولوژی در سازمان حتی توانایی خدمت دهی ابتدایی به کاربران دانش را ندارد، بر رویکرد تکنولوژی بنیان تمرکز میشود. اگر کارگران دانش در سازمان ایزوله و بیمیل هستند رویکرد فرهنگ بنیان مهم است (Gottschalk 2005).
استراتژیهای مدیریت دانش
ارل در سال 2001 مکاتب استراتژیک مدیریت دانش را به عنوان یکی از ابعاد استراتژی رقابتی میدانند (Gottschalk 2005). مکاتب استراتژی مدیریت دانش را به طور کلی میتوان براساس ویژگیهای آن در دو قالب کلی بررسی نمود اولین مکتب مربوط به تقسیم استراتژیهای مدیریت دانش به استراتژی شخصی سازی و صریح سازی میباشد.
یکی از استراتژیهای به کار رفته استراتژی صریح سازی میباشد که هدف جمع کردن دانش، ذخیره کرده آنها در بانک داده، و فراهم کردن دانش قابل دسترس در قالب صریح و تدوین شده را دارد و مناسب برای سازمانهایی است که میخواهند از دانش موجود استفاده نمایند (Malhotra 2004).
استراتژی دوم استراتژی شخصی سازی میباشد که تمرکز این استراتژی بر ذخیره دانش نیست اما تمرکز آن بر استفاده از فناوری اطلاعات برای کمک به افراد جهت برقراری ارتباط بین دانشهای افراد میباشد. هدف از این استراتژی انتقال، برقراری ارتباط و تبادل دانش میان شبکههای دانش همانند تالارهای مباحثه میباشد (Hansen et al 1999). در رویکرد دوم استراتژیهای مدیریت دانش را براساس دو بعد 1) تمرکز مدیریت دانش و 2) منابع مدیریت دانش گروه بندی مینماید.
در بعد تمرکز مدیریت دانش، استراتژی مدیریت دانش به دو بخش صریح گرا و ضمنی گرا تقسیم بندی میشود. استراتژی صریح گرا در تلاش است تا کارایی سازمان را با صریح سازی و استفاده مجدد از دانش از طریق فناوری اطلاعات افزایش دهد (Hansen et al 1999). از سوی دیگر استراتژی ضمنیگرا رویکرد شخصی سازی را در جاهایی که دانش ضمنی از طریق رابطه فرد به فرد و فرآیندهای اجتماعی سازی انتقال مییابد، به کار میبرد (Zack 1995).
هانسن در سال 1999 در تحقیقات خود به این نتیجه رسید که سازمانهایی در پیاده سازی استراتژیهای مذکور موفقترند که یک استراتژی را به عنوان استراتژی اصلی پذیرفته و از استراتژی دیگر به عنوان پشتیبان استراتژی مذکور استفاده میکنند. او نام این اصل را اصل 80-20 نهاد یعنی سازمانها 80درصد از یک استراتژی و 20 درصد از استراتژی دیگر در سازمان استفاده کند (Gottschalk 2005).
بعد دوم در استراتژی مدیریت دانش منبع دانـش است که استراتژی مدیریت دانش در دو دسته استـراتژی درون گـرا و بـرون گرا تقسیم می شـوند (Zack 1999, Bierly 1996) . در استـراتژی برون گرا تلاش میکند تـا دانش را از منـابع خارجی از طریـق اکتسـاب یا تقـلید و سپـس انتـقال آن بـه سـازمان بـه دسـت آورد (Lee et al 1999). استراتژی درون گرا بر خلاف استراتژی برون گرا بر تولید و اشاعه دانش در محدوده سازمان تاکید دارد (Young 2003).
در این مقاله استراتژی صریح سازی و استراتژی شخصی سازی به عنوان استراتژیهای اصلی در مقاله مورد تاکید قرار گرفته است. در جدول شماره 1 به طور مختصر ویژگیهای این دو استراتژی بیان گردیده است.
جدول شماره 1: مقایسه انواع استراتژیهای مدیریت اکتساب دانش (Greiner et al 2005)
هدف
خلاقیت و تولید دانش
کارایی، برون سازی و استفاده مجدد از دانش
تمرکز
افراد
فرآیندها
استراتژی
شخصی سازی، شبکه سازی و گفتمان
صریح سازی، جمع آوری، ذخیره و انتشار دانش صریح
مشکل
جدید، غیرساختارمند و قابل تکرار نیست
فعالیتهای تکراری و فرآیندهای مشابه
نوع دانش
دانش ضمنی
دانش صریح
قبل از آنکه ساختار سازمانی را تعریف و مشخصات و ویژگیهای آن بازگو شود، لازم است ابتدا مفهوم ساخت اجتماعی تبیین گردد. تعاریف متعددی برای ساخت اجتماعی توسط محققین جامع شناسی مطرح شده است که هر کدام از دریچهای خاص این مفهوم را تشریح کردهاند. با بررسی اعم تعاریف میتوان گفت: ساخت، کلیت یک مجموعه که میان اجزای آن رابطه نسبتا ثابت و پایداری موجود است، میباشد. ساخت دارای دو وجه میباشد. وجه اول شامل عناصر تشکیل دهنده ساخت میباشد و وجه دوم بیانگر روابط ثابتی که عناصر ساختی را به یکدیگر مرتبط میکند، است (توسلی 1369، 125- 126).
در ساخت اجتماعی، عناصر تشکیل دهنده افراد جامعه، روابط و ارتباطات میان افراد جامعه است. (توسلی 1369، 128). هر ساختی، شبکهای از نقشهاست که با توجه به آنها، مسئولیت عناصر ساختی به وجود آمده است (توسلی 148، 1369- 149) در ساخت اجتماعی افراد بنا به نقشی که هر کدام در اجتماع دارند، مسئولیتی را متقبل میشوند.
ساخت سازمانی بخشی از ساخت اجتماعی است، لذا ساخت سازمانی یا همان ساختار سازمانی نیز شبکهای از نقشهایی است که افراد در سازمان بازی میکنند و در هر نقش وظایفی به عهده آنهاست. هر فرد در این شبکه به چگونگی نقش خود و روابطش با دیگران واقف است. فعالیت تمام افراد همانگ و در ارتباط با طرح مشترک جهت رسیدن به اهداف سازمان میباشد (میرابی 1382، 120).
ساختار سازمانی را میتوان شبکهای از نقشها تعریف کرد که با نظمی خاص با یکدیگر ارتباط داشته و براساس سلسله مراتب سازمانی، در راستای اهداف سازمانی عمل میکنند. ساختار سازمانی از این بابت اهمیت دارد که نشانگر نقشهای گوناگون ، سلسله مراتب این نقشها و نیز چگونگی توزیع قدرت و اقتدار و در کل چند و چون ارتباطات میان نقشها در درون یک سازمان است (داونپورت و پروساک 1379).
ساختار سازمانی به عنوان یک از وجوه مهم بررسی سازمانها، گاه به اشتباه با نمودار سازمانی یکسان انگاشته میشود. در حالی که نمودار سازمانی مهمترین و نمودار سازمانی به کلیت ساختار سازمانی پی میبریم (رضاییان 141، 1383). در واقع آنچه در ساختن یک ساختار مورد استفاده قرار میگیرد نقشه یا سند مشابهای است که نمودار سازمانی نام دارد (الوانی و دانایی فرد 23، 1385). از این رو برای نشان دادن ساختارهای سازمانی مجبور هستیم متوسل به نمودار سازمانی شویم.
از آنجایی که سازمانها ویژگیها و نیازهای مختلفی دارند، امکان انتخاب یک ساختار سازمانی مشخص که جوابگوی تمام این نیازهای متنوع باشد، وجود ندارد. ساختار سازمانی در بر گیرنده عوامل مختلفی است که شامل محیط، تکنولوژی، اندازه سازمان و دوره عمر آن میشود. برحسب آنکه هر کدام از این عوامل چگونه باشند ساختار سازمانی تغییر میکند یا باید تغییر کند (الوانی و دانایی فرد 125، 1385). از این رو ساختارهای سازمانی متعددی بنا به اقتضا وجود دارد. از آن جمله میتوان به ساختارهای سازمانی چون صفی و ستادی، وظیفهای، جغرافیایی، بر مبنای محصول، بر مبنای مشتری، ماتریسی و شبکهای اشاره نمود.
در این مقاله ساختار وظیفهای به عنوان یکی از ساختارهای پرکاربرد در سازمانها مورد تاکید قرار گرفته است. در ساختار بر مبنای وظیفه، واحدها بر حسب وظیفه تقسیم میشوند و هر یک وظیفهای غیرمشابه با دیگری را انجام میدهد. برای این ساختار مبنا وظیفه کلی و هدف اصلی سازمان است که به وظایف جزئیتر تقسیم میشود و این تقسیمبندی تا حدی که معقول باشد، ادامه مییابد (الوانی و دانایی فرد 99، 1385).
ساختار سازمانی برای مدیریت دانش
در ادبیات مدیریت دانش به اهمیت ساختار سازمانی در اجرای موفقیتآمیز مدیریت دانش تاکید شده است (Chong 2006). اجرای موفق استراتژی مدیریت دانش به ساختار منعطف و شیوههای کنترل و نظارت نوین وابسته است.
اولین گام برای ایجاد یک سامانه کامل انتقال دانش (عمودی و افقی) در سازمان، توسعه تیمهای دانش از طریق استفاده از دانشگران[9] در حوزههای میان وظیفهای سازمان است. بدین صورت که از طریق تیمهای دانش شرایطی فراهم میشود که انتقال دانش به حوزههای وظیفهای راحتتر صورت میگیرد.
اکثر اوقات این ایده که یک دایره وظیفهای سازمان به وسیله جمعی از دانشگران که دانش و تخصص در حوزه مورد نظر را دارند جایگزین شود، در سازمانها حاکم است در حالی که ممکن است دانش ضمنی دیگری نیز برای تصمیم گیری بهتر در یک حوزه وظیفهای یک تیم دانش، لازم باشد. اجتماعی از تجربهها، عنصری مهم در ساختار سازمانی تلقی میشود به طوری که اعضای تیم دانش را قادر میسازد تا تعاملی با اعضای سایر تیمهای دانش که زمینه علاقهای و رقابتی مشابه دارند، داشته باشند. مضافا تسهیم تجربهها (دانش) به عنوان یک استراتژی جهت بهبود عملکرد سازمانی مطرح میشود.
اجرای مقدماتی ساختار دانش ممکن است منطبق بر سلسله مراتب سازمانی باشد اما در نهایت این تیمهای دانش هستند که به جای تقسیمات وظیفهای در پروژهها نقش بازی میکنند. به هر حال عملکرد برخی از بخش ها با جنبه های وظیفه ای مرتبط است و فضایی میبایست فراهم شود تا به تسهیم بیشتر دانش کمک کند (Walczak 2005).
تاثیر مدیریت اطلاعات و دانش بر سازمانهای آموزشی
امروزه پیچیدگی عوامل و شاخصهای موثر در توسعه سازمانهای آموزشی به حدی است که کارشناسان در تعیین یک الگوی مشخص برای بررسی توسعه در یک سازمان دانش مدار عاجزند از این رو میتوان با تلفیق عوامل زیرساختی مفاهیمی چون مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش به مفهوم گسترده و واحدی موسوم به توسعه پایدار دست یافت در این بین تاثیر و نقش شاخصهای آموزشی در توسعه پایدار بسیار مهم و اساسی است. به همین دلیل وقتی از توسعه اطلاعاتی سخن به میان میآید دامنه گستردهای از فرآیندهای پیچیده دانش مدار در ذهن متبادر خواهد شد. توجه به توسعه مدیریت اطلاعاتی و پرداختن به آن از منظر تکنولوژیک میتواند راهگشای بسیاری از موانع و مشکلات راهبردی در عملیاتی نمودن اهداف استراتژیک سازمانهای آموزشی عصر حاضر باشد (استونر، 1987)[10].
گام اساسی در راه توسعه استراتژیک سازمانهای دانش محور، هماهنگی و نیاز سنجی دقیق برای تعیین اولویتها و کمبودهای موردنیاز در ساختار سازمان آموزشی است. اگر بخواهیم کارکرد توسعه سازمان آموزشی را به صورت شماتیک در یک سازمان دانایی محور مورد تحلیل و توجه قرار دهیم بایستی به دو شاخص کمی و کیفی در توسعه اطلاعاتی بپردازیم در واقع توسعه دانش مدیریت وقتی میتواند بسترهای مناسب برای ایجاد یک سازمان آموزشی را فراهم کند که از نظر اطلاعاتی هم به رشد طولی سازمان کمک کند و هم در رشد عرضی سازمان موثر باشد. به عبارت دیگر وقتی از شاخصهای کمی در یک سازمان آموزشی صحبت میکنیم توجه اصلی معطوف به رشد طولی سازمان میباشد که این زیرساختها میتواند شامل گسترش گروههای تحت آموزش، گسترش حجم تولید اطلاعات، گسترش و تنوع در ابزارها و علوم مورد آموزش در این نوع سازمانها باشد. (توردیک، 2000)[11]
سیاستهای مورد نیاز در سازمانهای آموزشی
الف) بکارگیری و پشتیبانی از مدیران فعال در کاربرد استراتژیک مدیریت دانش مدار و اطلاعاتی کشور
معمولاٌ مدیران سازمانهای یادگیرنده به خاطر فشارهای وارده از طرف مقامات بالاتر اهداف کوتاه مدت را دنبال میکنند. علاوه بر فشارهای سیاسی از دیدگاه مردم نیز موفقیت این نوع سازمانها در اجرای عملیات روزمره سازمانها میباشد. تاکید بر اهداف بلند مدت در سازمانهای دانش مدار، به لحاظ عدم دستیابی به عملکرد موفق و چشمگیر در کوتاه مدت، میتواند موقعیت شغلی مدیران را به خطر بیاندازد (بررسیهای بازرگانی، ش 121، صص 32-22). لذا پیشنهاد میشود که از مدیرانی در راس این سازمانها استفاده شود که اهداف استراتژیک خود را به عواید شخصی خود ترجیح داده و سعی نمایند در جامه عمل پوشاندن به این اهداف کمال تلاش خود را نمایند.
ب) زدودن موانع ساختار مداری در سطح مختلف سازمانهای آموزش
جهت کابربردی کردن زیرساختهای مربوط به مدل تلفیق مدیریت دانش و اطلاعات سازمانهای آموزشی نیازمند پاکسازی و زدودن رابطهها در ایجاد و یا حذف بعضی از ساختارمداریهای مجازی در سازمانهای دانش مدار هستند. شاید وجود چنین رابطههایی در بعضی از سازمانها ضروری به نظر برسد اما در سازمانهای آموزشی سریعا باعث کاهش بهرهوری و نزول تدریجی اهداف عالیه سازمان خواهد شد.
ج) ساختار مدیریتی
ساختار مدیریتی به یک تعبیر، تنظیم کننده و خط مشیگذار ساختار و تشکیلات سازمانی است و به تعبیر دیگر، خود زیرمجموعهای از کل ساختار سازمان دانش مدار به شمار میآید حدود و نحوه عمل دستگاههای اجرایی، از شاخصهایی چون دخالت موثر مدیران ارشد سازمان، تناسب فعالیت با وظایف سازمانی و گسترش متناسب وظایف قابل ارزیابی است. و از این طریق کاربرد پیوند مدیریت دانش و اطلاعات را افزایش میدهد.
د) جلوگیری از مقاومت کارکنان در مقابل تغییر
میتوان از مهمترین موانع کاربردی پیشبرد و توسعه تلفیقی مدیریت دانش و اطلاعات در سازمانهای آموزشی به مقاومت کارکنان در همین زمینه اشاره کرد.
مانع عمده در مقابل عملی شدن اهداف، خط مشیها و یا روشهای جدید، مقاومت اعضای سازمان در مقابل تغییر است. سه منبع اساسی مقاومت در مقابل تغییر عبارتند از:
عدم قطعیت: اعضای سازمان به این علت در مقابل تغییر مقاومت میکنند که از نتیجه و تاثیر تغییر بر کار و زندگیشان بیخبرند. حتی کارکنانی که از کارشان بسیار ناراضی هستند ممکن است نگران بدتر شدن کارها از عملی شدن تغییرات پیشنهاد شده باشند. وقتی تغییر توسط شخص دیگری ابداع میشود همواره احساس میشود که مبادا زیر نفوذ قرار بگیرند و یا قصد واقعی از تغییر را ندانند.
عدم علاقه به تسلیم شدن: تغییری مناسب است که برای سازمان بطور کل نافع باشد. اما بعضی از کارکنان در محاسبه میبینند هزینه پرداختی تغییر برایشان از دست دادن قدرت، پرستیژ، حقوق و مزایا، کیفیت کار و یا دیگر منافعی است که برابر با پاداشهایی که از تغییر به دست میآورند نیست و در نتیجه مقاومت میکنند.
آگاهی از کاستیهای تغییرات پیشنهادی: کارکنانی که در مقابل تغییر مقاومت میکنند احتمالا ممکن است از مشکلات بالقوهای که توسط مبتکران تغییر نادیده گرفته شده آگاه باشند. مدیران برای به وجود آوردن جوی که در تعارض قابل کنترل وجود داشته باشد و اثربخش تر نمودن طرحهای پیشنهادی تغییر، باید وضعیت را از جنبههای مختلف مورد بررسی قرار دهند.
ایجاد رابطه مناسب بین فعالیتهای دانشی و اطلاعاتی در سازمانهای آموزشی
با توجه به نوپا بودن مدیریت دانش در اغلب سازمانها، نه تنها از لحاظ ساختار سازمانی پیوند و ارتباط حوزههای مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش با یکدیگر به درستی تبیین نشده، بلکه هنوز اهمیت و نقش تکمیلی مدیریت بر اطلاعات و مدیریت بر دانش، در تولید دانش سازمانی به درستی برای مدیران ارشد و کارکنان شاغل در این بخشها شفاف نشده است. مدیران ارشد به کارشناسان اطلاعات به عنوان حافظان کتابها و منابع علمی خریداری شده مینگرند و از سوی تنها کارشناسان بخشهای پژوهشی را اسان سازان تولید دانش، در سازمان ارزیابی میکنند. عدم پیوند فعالیتهای مدیریت بر دانش با مدیریت بر اطلاعات، باعث میشود دانش صریح شدهای که حاصل یکی از فرایندهای مدیریت بر دانش است، در چرخه فرآیندی مدیریت اطلاعات قرار نگرفته و به صورت غیر کارشناسانه و با اثربخشی پایین برای استفاده مجدد در سازمان ثبت شود، لذا جهت ایجاد سیستمی ساختارمند و با هدف بروز رسانی سیستمهای توسعه اطلاعاتی در این نوع سازمانها باید تلاش وسیعی در زمینه ایجاد پیوند بین این دو مولفه در سازمانهای آموزشی نمود. توجه به این نکته ضروری است که سازماندهی و به جریان انداختن دانش صریح شده و داخلی سازمانها، مانند: فرآیندهای کاری، اطلاعات مالی، بازرگانی، اداری و پرسنلی، گزارشهای فنی، گزارشهای تحلیل خطاها و غیره از جمله فعالیتهای مهمی هستند که باید توسط حوزه مدیریت بر اطلاعات برنامهریزی شوند (مالکی، 1385).
جمع بندی
مستند بر ادبیات موضوع و مطالب فوقالذکر هدف از نگارش مقاله حاضر ارائه مدلی به منظور بررسی نقش مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش در توسعه سازمانهای آموزشی عصر حاضر است. در این راستا ما عوامل موثر را در چهار گروه مدیریت اسناد، مدیریت محتوا، فرهنگ سازمانی، حافظه سازمانی طبقهبندی کرده و لایههای چند بعدی آنها را نیز بیان نمودیم تا با انجام این کار بتوان کمکی به مدیران ارشد سازمانهای دانش مدار کنونی نمود تا مسائل و مشکلاتی را که در اینگونه سازمانها وجود دارد را بشناسند و با شناخت مسائل و تعریف آنان و ارائه راه کارها و راهحلهایی بتوانند سازمانها را از قید و بند مشکلات عدیدهای که در راستای توسعه استراتژیکی این سازمانها وجود دارد رها سازند.
امروزه مدیریت دانش یکی از جدیدترین و کلیدیترین مباحث مدیریت محسوب شود. در واقع مدیریت دانش به عنوان واکنشی نسبت به تغییرات فزاینده محیط پیرامون موسسات کنونی محسوب میگردد. تغییر در عملکردهای مدیریت امری ضروری و اجتناب ناپذیر است. انواع موسسات به منظور بقاء و توسعه خویش و انطباق با تغییرات محیط رقابتی پیرامون نیازمند اجرای اثربخش استراتژی مدیریت دانش هستند. از آنجا که دانش و فرایندهای دانش بطور ناگشودنی با عملیات، ساختار، فرهنگ و هدف یک سازمان پیوند خوردهاند، یک استراتژی مدیریت دانش کارآمد به مجموعههایی نیاز دارد که فهم عمیقی از قلمرو دانش و چگونگی استفاده از آن در سازمان بزرگترشان داشته باشند و کارکنان باید فراتر از نقشی که همواره در آن درخشیدهاند به سمت ایجاد و مدیریت دانش حرکت کنند (پاول، 1991).[12]
برخی از سازمانهای آموزشی اقدام به جداسازی فرآیندهای اطلاعاتی و دانشی خود از یکدیگر نمودهاند. این در حالی است که برخی دیگر از سازمانها، فعالیتهای اطلاعاتی و دانشی خود را در یک جایگاه سازمانی ادغام کردهاند. گروهی بر این باورند که اگر چه مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش، به واسطه نوع و ماهیت فعالیتهایشان دو مقوله مجزا از یکدیگر هستند لیکن این دو را باید در یک ساختار تشکیلاتی در سازمان قرار داد، به گونهای که تنها یک مدیر ارشد بر فعالیتها و برنامههای آنها نظارت داشته، سیاستها و استراتژی آن دو را ایجاد و جاری سازی کند. این مدیر میتواند مدیر ارشد دانش نامیده شود. به عبارت دیگر: مدیر ارشد اطلاعات به مدیر ارشد دانش تبدیل میشود. استدلالی که این دسته از افراد دارند این است که از آنجایی که دانش از اطلاعات منتج میشود و به عبارت دیگر دانش زاییده اطلاعات پردازش شده است، در نتیجه این دو باید در یک مجموعه دیده شوند و مدیر ارشد برای این دو حوزه یک نفر تعریف شود که با فراگیری مهارتهای مورد نیاز در این دو حوزه صلاحیت راهبری این پست را به دست آورده باشد تا جمعآوری، سازماندهی و مدیریت اطلاعات و دانش را بصورت یکپارچه و با هدف پشتیبانی از خط مشی و راهبرد سازمان ارائه کند. از طرف دیگر گروه دیگری بر این امر توافق دارند که مدیر ارشد دانش نباید همان مدیر ارشد اطلاعات باشد و دلیل آن را این گونه میدانند که این مقام دانشی، به فردی با درک عمیق از دانش و یادگیری نیاز دارد نه فقط یک کارمند فنی که هر از چند گاهی چند اصطلاح دانشی را فرا گیرد و بتواند به گفتگو و بحثهای سازمانی بپردازد. (همان ماخذ) این گروه که از طرفداران محض مدیر ارشد اطلاعات هستند، باور دارند که اطلاعات یک موضوع تجاری، سازمانی و فنی است. مدیر ارشد اطلاعات، مسئول ساخت، اجرا و حفظ زیر ساختهای فنی و استفاده از فناوری اطلاعات در جهت بسط راهبرد فعالیتهای پژوهشی در یک مرکز آموزشی و به طور کلی فعالیتهای کسب و کار یک سازمان و توسعه برنامه برای به کارگیری فناوری اطلاعات در منافع راهبردی یک سازمان است (مایل، 1982).[13]
موزلیس، نیکوس، 1385، سازمان و بروروکراسی: تجزیه و تحلیلی از تئوریهای نوین، ترجمه حسن میرزایی اهرنجانی و احمد تدینی، تهران: موسسه چاپ و نشر دانشگاه تهران، چاپ اول
الوانی، سید مهدی و حسن دانایی فرد، 1385، تئوری سازمان (ساختار، طراحی، کاربردها)، ترجمه، تهران: نشر صفار، چاپ دوازدهم.
Gottschalk Petter, (2005) Strategic Knowledge Management Technology. Idea Group Publishing.
Management Lessons Learned: What Works and What Doesn’t Information Today, Medford, NJ, pp 87- 112, 2004
Sallis, Edward and (2002). Knowledge Management in Education, 3rd edn, Kogan page, London.
Sallis, Edward and Hingley, Peter. (2002). Total Quality Managemant in Education, 3rd edn, Kogan page, London.
Walters Bruce And Zaiyong Tang, (2006). IT- Tnabled Strategic Management. Idea Group Publishing, 2006.
