مقاله پژوهشی: اتحاد استراتژیک برای خلق سازمان پیشرو

موضوع مقاله پژوهشی: اتحاد استراتژیک برای خلق سازمان پیشرو
مولف/مترجم: محمد شیخ زاده – محمد رضا عطاردی

منبع: ماهنامه تدبیر

چکیده:

حرکت به سمت بازارهای جهانی با لوازم و ساختارهای سنتی میسّر نیست و باید تغییرات بنیادینی در سازمان داده شود. یکی از راهکارهای مورد تأکید دانشمندان مدیریت برای ایجاد تغییرات بنیادین در سازمان استفاده از فناوری اطلاعات(IT) و بکارگیری متدلوژی مهندسی مجدد کسب و کار(BPR) می‌باشد. می‎توان گفت IT اثربخش‎ترین تکنولوژی برای تقویت BPR است.

مقدمه
چند سالی از آغاز هزاره سوم میلادی نگذشته است که شاهد تغییرات سریع و شگرفی در حوزه کسب و کار سازمان هستیم. ورشکستگی شرکتهای عظیم چند ملیتی ،‌ادغام غولهای اقتصادی دنیا ، آشفتگی بیش از پیش در عرصه سیاسی و اجتماعی و … همگی نشان دهنده تحولاتی فراگیر و گسترده است.
صنعت کشور ما نیز در طی چند سال گذشته تغییراتی را شاهد بوده که از مهمترینِ این تغییرات ، تغییر در نحوه نگرش برخی از سازمانهای کشور به فرآیند تغییر و تحول است. آنهایی که عزم خود را برای ورود به بازار بشدت رقابتی جهانی جزم کرده اند باید راهبردهایی را اتخاذ کنند که مسیر آنها را برای رسیدن به اهدافشان هموار سازد. همانطور که می دانیم « حرکت به سمت بازارهای جهانی با لوازم و ساختارهای سنتی میسّر نیست» و باید تغییرات بنیادینی در سازمان داده شود. در این مقاله کوشیده شده است تا به یکی از راهکارهای مورد تأکید دانشمندان مدیریت که همانا استفاده از فن آوری اطلاعات و بکارگیری متدلوژی مهندسی مجدد کسب و کار(BPR) می باشد پرداخته شود. نخست نگاهی به هر یک از این مفاهیم می اندازیم و سپس به نقش (IT) در اثربخش تر کردن (BPR) می پردازیم.
فناوری اطلاعات (IT)
فناوری اطلاعات به عنوان مجموعه‎ای از قابلیت‎ها تعریف می‎گردد که به وسیله رایانه ها، نرم‎افزارهای کاربری و تجهیزات مخابراتی و ارتباطات از راه دور برای سازمان فراهم می‎گردد و داده، اطلاعات و دانش مورد نیاز را در اختیار افراد و فرایندها قرار می‎دهد. [1]
هر سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه (IT) برای تولید اطلاعات، پنج عنصر «افراد»، «رویه‎ها»، «داده‎ها»، «نرم‎افزار» و «سخت‎افزار» را از طریق دستیابی و پردازش داده‎ها در هم تلفیق می‎کند.[2]
 عناصر اصلی تشکیل دهنده IT عبارتند از:
– افراد در IS/IT نقش‎های گوناگونی را ایفا می‎کنند که می‎توان آنها را در سه دسته طراحان، راهبران و کاربران طبقه‎بندی کرد.
– رویه‎ها: دستورالعمل‎هایی هنجاریافته و مشروحی هستند که افراد باید به طور منظم دنبال کنند. همچنین نحوه تبدیل داده به اطلاعات را به افراد دیکته می‎کنند.
– نرم‎افزار: نرم‎افزار نحوه تبدیل داده به اطلاعات را به سخت افزار دیکته می‎کند. به تناسب نیاز هر سازمانی یک سری نرم‎افزارهای عام و خاص تهیه و بکار گرفته می‎شود.
– سخت‎افزار: انواع متنوع و گسترده‎ای از سخت‎افزار وجود دارد که شکل فیزیکی فناوری اطلاعات و سیستم‎های اطلاعاتی را تشکیل می‎دهند.
– داده عنصر مرکزی سیستم اطلاعاتی و IT می‎باشد که مورد پردازش، ذخیره سازی، انتقال و بازیابی قرار می گیرد.
مهندسی مجدد فرایند کسب و کار (BPR)
– مهندسی مجد فرایند کسب و کار یک تجدیدنظر بنیادی و طراحی مجدد ریشه‎ای در فرایندهای کسب و کار به منظور دستیابی به بهبودهای چشمگیر در معیارهای حیاتی ارزیابی عملکرد همچون هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت می‎باشد.[3]
– مدل کلی مهندسی مجدد و فرایند کسب و کار در شکل (2) آورده شده است:

IT و BPR
فناوری اطلاعات و مهندسی مجدد فرایند کسب و کار، دو عامل در سودآوری سازمان هستند که هنوز روابط آنها به خوبی تبیین نشده است. سازمانهایی که از IT جهت طراحی مجدد فرایندهای خود استفاده کرده‎اند به سود هنگفتی نایل شده‎اند.
اصطلاح «مهندسی مجدد»، نخستین بار در زمینه فناوری اطلاعات مطرح شد و سپس به فرایندهای تغییر گسترده‎تری توسعه یافت. هدف از این رویکرد بهبود جهتی، دستیابی به عملکرد بهتر و سریع با طراحی مجدد فرایندهای اساسی کسب و کار است. [1]
به طور کلی IT به چهار نوع تغییر ساختاری در سازمان‎ها کمک می‎کند که این تغییرات بر حسب میزان ریسک و میزان بازدهی در شکل شماره ( 3 ) نشان داده شده‎اند. همانطور که ملاحظه می‎کنید، 4 نوع تغییر سازمانی به کمک IT رخ می‎دهد که عبارتند از:
1)اتوماسیون: در مرحله نخست، کامپیوتری کردن و نرم‎افزارهای IT به کارکنان کمک می‎کند تا کارهای خود را به طور کارآ و اثربخش و با سرعت بیشتری انجام دهند.
2)عقلانی کردن رویه‎ها: در مرحله بعدی، با حذف گلوگاه‎ها و برطرف کردن موانع، کارایی رویه‎های عملیاتی بالا می‎رود.
3)مهندسی مجدد فرایند کسب و کار: سازمان‎ها با استفاده از IT می‎توانند در فرایندهای خود تجدیدنظر کنند و کارایی آنها را جهت بهبود سرعت، خدمت و کیفیت بالا ببرد.
BPR نوع قدرتمندتری از تغییر سازمانی است که مستلزم داشتن یک بینش جدید نسبت به چگونگی سازماندهی فرایند می‎باشد.
4)تغییر پارادایمی: رویه‎های عقلانی و طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار به بخش‎های خاصی از یک کسب و کار محدود می‎شوند ولی سیستم‎های اطلاعاتی و فناوری‎های جدید قادرند با تغییر چگونگی انجام کسب و کار و حتی تغییر ماهیت کسب و کار، بر طراحی کل سازمان تأثیر گذارند و یک تغییر بنیادین و پارادایمی ایجاد نمایند.[4]

از آنجایی که میزان بازدهی تغییرات BPR همانند میزان ریسک آن بالاست، سازمان‎ها در صورت موفقیت به سود قابل ملاحظه‎ای دست خواهند یافت. [4]
BPR در حال گذار از موج دوم خود است و با توسعه روابط بین سازمانی، ائتلاف‎ها و دیگر روش‎های همکاری بین شرکت‎ها از اهمیت خاصی برخوردار گردیده است. اینگونه روابط مستلزم مهندسی مجدد جهت تسهیل فرایندهای بین سازمانهاست.[5]

یکی دیگر از دلایل شهرت BPR بر تاکید روزافزون بر ادغام وب سایت‎های کسب و کار با سیستم‎های شرکت‎ها و پایگاه‎های اطلاعاتی آنان مربوط می‎شود. چنین ادغامی نیازمند مهندسی مجدد اساسی است. [6]
شکل ( 4 ) نشان می‎دهد که هم توانمندسازهای IT و هم توانمندسازهای سازمانی بر استقرار BPR تأثیر می‎گذارند.[7] برخی از مسائل سازمانی از قبیل فرهنگ، مدیریت منابع، مدیریت تغییر و مدیریت مقاومت نیز به استقرار موفقیت‎آمیز مهندسی مجدد کمک می‎کنند.[8]

استقرار مهندسی مجدد کار راحتی نیست بلکه باید گام‎های خاصی و با یک ترتیب معینی برداشته شود تا اقدامات مهندسی مجدد موفقیت‎آمیز گردد. IT تنها یک ابزار مفید در BPR نیست بلکه آن را ممکن می‎سازد. نقش IT در BPR را می‎توان به سه مرحله تفکیک کرد: قبل از طراحی فرایند، حین طراحی فرایند و بعد از طراحی فرایند.
نقش‎های حیاتی IT در هر یک از این مراحل در جدول(1) ذکر شده است.
مرحله اول: قبل از طراحی فرایند (IT به عنوان یک توانمندساز)
مهندسی مجدد یک اقدام استراتژیک است و مستلزم شناخت روشنی از مشتریان، بازار، صنعت و وضعیت رقابت می‎باشد. فعالیت‎های این مرحله عبارتند از:
تدوین بینش استراتژیک، شناسایی و تعریف اهداف مشتری، تدوین اهداف خرد و کلان، ارزیابی توان برای مهندسی مجدد، تعریف حد و مرز فرایندهای مناسب، کسب تعهد مدیریت
قابلیت‎های IT می‎تواند بینش خوبی از وضع موجود ارائه نماید.
مرحله دوم: حین طراحی فرایند (IT به عنوان تسهیل کننده)
در این مرحله اقدامات BPR از طراحی مفهومی به طراحی تفصیلی تبدیل می‎شوند و دو دسته فعالیت اصلی انجام می‎گیرد: طراحی فنی، طراحی اجتماعی
در این مرحله پس از تعریف اهداف، فرایندهای موجود، ترسیم، اندازه‎گیری و تحلیل می‎شوند و سپس با الگوبرداری ادغام شده و یک فرایند جدید کسب و کار طراحی می‎شود. در این مرحله توسعه نیروی انسانی، فرایندها و فناوری با هم تلفیق می‎شود. از قابلیت‎های آن می‎توان جهت فقط انسجام و هماهنگی راه‎حل‏های مهندسی مجدد با بینش سازمانی، محدودیت‎ها مالی و سودهای پیش‎بینی شده استفاده نمود.
– مرحله سوم: بعد از طراحی فرایند (IT به عنوان مجری)
بخش عمده‎ای از اقدامات مهندسی مجدد در این مرحله صورت می‎گیرد که عبارتند از:
برنامه‎ریزی و مدیریت کارکنان، فرایندها و فناوری و هدایت استقرار فرایندها در جهت بینش کسب و کار.
اهداف این مرحله عبارتند از:
تست آزمایشی رویکرد جدید در فرایندها، بازرسی مستمر نتایج و ارائه آموزش‎های گسترده به کارکنان. حمایت مدیریت عالی در این مرحله حیاتی است. هر چه اقدامات مهندسی مجدد به جلو می‎رود، تعریف و بازبینی در اهداف خرد و کلان، عملکرد، تعهد قوی نسبت به بینش، حذف موانع بین بخش‎ها و انعطاف‎پذیری همراه با تغییرات محیط کسب و کار از اهمیت خاصی برخوردار می‎گردند.[1]

بطور کلی در BPR همه مفروضات مربوط به چگونگی انجام کسب و کار با توجه به تغییرات در محیط رقابتی و تغییرات در قابلیت‎های IT موجود، زیر سؤال می‎رود. همانطور که در شکل(9) مشاهده می شود، BPR به صورت یک چرخه تکراری است که دو سؤال مکرراً تکرار می‎گردد.[9]
بطور خلاصه می‎توان گفت که IT اثربخش‎ترین تکنولوژی برای تقویت BPR است و از سه طریق به کسب اهداف آن کمک می‎کند:
1)با ارائه اطلاعات در بین سطوح وظیفه‎ای و برقراری روابط آسان
2)با بهبود عملکرد فرایند
3)با مدلسازی، بهینه‎سازی و ارزیابی نتایج حاصل از اقدامات مهندسی مجدد
IT وقتی می‎تواند نقش مهمی در موفقیت BPR ایفا نماید که نگرش سازمان نسبت به بخش IT عوض شود و به آن به عنوان تأمین کننده موادخام کارشناسان مدیریت اطلاعات نگریسته شود و مدیریت عالی از آن حمایت نماید. همچنین IT نباید به دلیل مشکلات و دشواریهای اصلاح و تعدیل سیستم‎های موجود، مانع یا مزاحم مهندسی مجدد گردد چرا که تغییر بنیادین مستلزم طراحی مجدد IS نیز می‎باشد.
منابع
1-Attaran, Mohsen (2003), “Information technology and Business procss re-design”, Business Process Management Journal, vol.9 No.4, PP.440-458
-2 رضاییان، علی (1381)، سیستم اطلاعات مدیریت، انتشارات سمت
3-Hammer, M. (1996), Beyond Reengineering, Harper Collins, London.
4-Laudon,Kenneth C. and Laudon, Jane P. (2002), Management Information Systems: the digital firm, Prentice- Hall, New Delhi
5-Nissen, M.(1998) , “Redesigning reengineering through measurement-driven inference”, MIS Quarterly , Vol.22 No. 4, PP. 509-534.
6-Kalakota, R. and Robinson, M. (1999),E-Business, Roadmap for success, Addison – Wesley, Reading, MA.
7-Wells, Michael G. (2000), “Business procss re-engineering implementaions using Internet technology”, Business Process Management Journal, vol.6 No.2, PP.164-184.
8-Venkatraman, N. (1994), “IT –enabled business transformation” from automation to business scope redefinition”, Sloan Management Review, Vol.35 No.2, PP. 73-87
9-Cash Jr., James I. and Eccles, R.G. and Nohria, N. and Nolan, R.L. (1994), Bulding The Information – Age Organization: Structure,Control, and Information Technology, IRWIN,New York, NY.