دبیر کنفرانس شخصی حقیقی است که توسط هیات رییسه یا رییس کنفرانس تعیین می شود.
دبیر کنفرانس باید حداقل تحصیلات کارشناسی در زمینه مرتبط با موضوع کنفرانس با 10 سال سابقه کار مرتبط یا مدرک کارشناسی ارشد با 5 سال سابقه کار مرتبط داشته ، یا عضو هیات علمی دانشگاه باشد.