تصمیم گیری و برنامه ریزی: تصمیمات باید در صورت امکان بر پایه بررسی های علمی و آمار و اطلاعات تردید ناپذیر بر طبق اصول و روش های خاص استوار گردد.
مراحل تصمیم گیری:
بررسی به منظور پی بردن به مشکل یا مساله خاص و تعیین هدف مطلوب با توجه به امکانات انسانی و مادی
بررسی شقوق یا راههای مختلف که برای رسیدن به هدف وجود دارد یا می توان ابداع کرد و تجزیه و تحلیل عواقب و نتایج حاصل از آنها
انتخاب یک شق از میان شقوق ممکن برای نیل به هدف
اهداف جدید زمانی ضرورت می یابند که در حالت کلی یک اختلاف بین سطح انتظار و نتیجه حاصله موجود باشد، لذا اهداف همیشه با توجه امکانات تعیین می شوند و دائماً سطح انتظار بر حسب نتایج حاصل از اجرای اهداف موجود تعدیل می گردد.
نقش اطلاعات را در عمل تصمیم گیری نباید نادیده گرفت. در صورت فقدان اطلاعات درباره عناصر سیستم، انتخاب یک شق بر پایه قضاوت شخصی صورت می گیرد و در این وضع تصمیم گیری جنبه عقلایی نخواهد داشت. لذا درجه عدم اطمینان نسبت به تصمیم اتخاذ شده بیشتر خواهد بود. علاوه بر اطلاعات آمادگی برای قبول خطر(ریسک) نیز در چگونگی تصمیم گیری موثر است. در شرایط یکسان و با اطلاعات مشخص ممکن است تصمیمات اتخاذ شده از سوی دو نفر کاملاً با هم متفاوت باشد و این اختلاف ممکن است به دلیل ریسک پذیری و یا عدم ریسک پذیری افراد تصمیم گیرنده باشد.
لذا برنامه ریزی عبارت از تصمیم گیری بر اساس آینده نگری است که عناصر ضروری آن عبارتند از:
تعیین هدف مطلوب
استراتژی تصمیم یعنی انتخاب یک شق از شقوق ممکن
تبدیل هدف و استراتژی برگزیده به صورت برنامه های تفصیلی جهت نیل به اهداف
اما در کل حدفاصل معین و مشخصی بین تصمیم گیری و برنامه ریزی وجود ندارد.
تعیین هدف و وضع خط مشی:
تعیین هدف: هدف عبارت است از نتیجه ای که حصول آن مورد نظر است. تشریح و توصیف اهداف سازمان برای وحدت عمل و هماهنگی فعالیت ها و کنترل لازم است. آزادی عمل در صورتی از بروز هرج و مرج جلوگیری می کند که جهت فعالیت های واحدهای مختلف دستگاه مشخص باشد.
سلسله مراتب هدف: در سازمان های به نسبت وسیع هدف اصلی به یک رشته اهداف فرعی مشخص تقسیم می شود و هر یک از این اهداف فرعی برای واحدی که مأمور اجرای آن است مفهوم معینی دارد. لذا تجزیه هدف اصلی به اهداف فرعی و همچنین تقسیم اهداف فرعی به تعدادی اهداف محدودتر و تعیین مسئولیت واحدهای مختلف سازمان بر اساس این اهداف، سلسله مراتی اهداف دستگاه را به وجود می آورد. و هر هدف محدود مشخص وسیله ای است برای نیل به هدف بالاتر.
تعدد هدف: در سازمان های نسبتاً وسیع به جای یک هدف چند هدف وجود دارد، و برآوردن تمام این اهداف با هم، باعث حفظ سازمان می شود و رها کردن هر کدام از آنها موجبات سقوط سازمان را فراهم می سازد.
امکان وصول به هدف: قبل از تعیین هدف، امکانات تامین آن باید بررسی و مطالعه شود. اگر اهداف سازمان با واقع بینی پیش بینی نگردد، فقط در شرایط استثنائی و نادر ممکن است تحقق یابد. تعیین هدف در سطح بالاتر تحقق آن را تضمین نمی کند.
دخالت زمان در تعیین هدف: گاهی اوقات شرایط ایجاب می کند ، هدف معینی طی چند مرحله تحقق پذیرد. در این صورت نتیجه یا نتایج مشخص که طی مدت معینی در هر یک از مراحل باید حاصل گردد پیش بینی می شود. این تجزیه هدف بلندمدت به اهداف کوتاه مدت بر حسب زمان تا حد قابل توجهی از اشکالات پیش یینی شده می کاهد و نظارت را آسان می کند.
خط مشی: عبارت از مقررات کلی است که حدود اعمال و تصمیمات اجرایی را به منظور نیل به هدف مشخصی تعیین می نماید. خط مشی اغلب بر حسب موضوع طبقه بندی می شود مانند:( خط مشی استخدامی یا مالی و ….)
دستور العمل: روش های کار طرز عمل را در مورد اجرای فعالیت معینی جزءبه جزء تصریح می کند و چنانچه به صورت مدون تقریر گردد، دستورالعمل نامیده می شود.
مراحل لازم برای تعیین خط مشی:
1- لزوم وضع خط مشی 2- جمع آوری اطلاعات 3- پیشنهاد وضع خط مشی به رؤسای عالیه سازمان 4- تصویب خط مشی 5- تعقیب وتعدیل خط مشی
لزوم وضع خط مشی: لزوم وضع خط مشی ممکن است در طبقات مختلف سازمان احساس گردد. مثلاً سرپرست یک دایره ممکن است در جریان اجرای عملیات با مشکلاتی مواجه گردد که ممکن است مطرح کردن آن با رؤسای بالاتر منجر به تعیین خط مشی گردد. به هر حال هر چه در تعیین خط مشی بیشتر به گزارشات و نظریات کارمندان توجه شود امکان به دست آمدن نتایج مطلوب تر بالاتر خواهد بود.
جمع آوری اطلاعات: جمع آوری اطلاعات و جمع آوری حقایقی که به نحوی در اثبات لزوم وضع خط مشی جدید موثر می باشد، در این مرحله صورت می گیرد. وظیفه جمع آوری اطلاعات بر عهده واحدهای ستاد است که با همکاری کارمندان اجرایی صورت می گیرد.
پیشنهاد وضع خط مشی به رؤسای علیه سازمان: پیشنهاد وضع خط مشی اغلب از طرف کارمندان مسئول برای تصویب رؤسای عالیه سازمان تنظیم می گردد و باید به گونه ای تنظیم شود که فهم و ادراک آن خالی از اشکال باشد.
تصویب خط مشی: باید به کلیه افراد فرصت داد تا درباره پیشنهادهای خط مشی انتقاد و نقائص احتمالی آن را گوشزد کنند.این عمل موجب جلب نظرات عمومی در صورت تصویب خط مشی جدید می شود.
تعقیب و تعدیل خط مشی: لازم است رؤسای سازمان خط مشی موضوعه را در فواصل معین از طریق تبادل نظر و جلسات عمومی با کارمندان مربوط ارزیابی و در صورت لزوم تعدیل نمایند.
خط مشی و اداره: در سال 1880 ویلسن امکان و لزوم تفکیک خط مشی و اداره را تبلیغ نمود. به نظر او و همچنین تعدادی از نویسندگان موافق او درست است که سیاست یکی از عناصر ضروری هر حکومتی را تشکیل می دهد، اما قلمرو آن نباید از حدود تقریر و اعلام خط مشی و تبلور اداره عمومی تجاوز نماید. وظیفه اداره محدود به اجرای تصمیماتی است که تابع اعمال سیاسی می باشد و در نتیجه تعیین خط مشی موسسات مختلف که یک عمل سیاسی است باید از اداره امور عمومی که تابع یک رشته اصول و روش های خاص است تفکیک گردد.
آثار نظریات مربوط به لزوم تفکیک خط مشی و اداره: نتیجه عملی نظریات فوق لزوم تفکیک مشاغل سیاسی از مشاغل حرفه ای است. مشاغل سیاسی غیرثابت است و ممکن است با توجه به فضای سیاسی حاکم بر کشورها تغییر کند. اما اصولاً مشاغل اداری و حرفه ای نباید دستخوش این تغییرات باشد.
برنامه عملیات: پس از تعیین هدف می باید عملیاتی که برای تحقق هدف لازم است، پیش بینی و در یک برنامه جامع گنجانده شود. مثلاً اگر هدف جنبه تولیدی دارد، می باید مواردی چون: نوع کالای تولیدی مدنظر، مقدار فروش احتمالی، ظرفیت دستگاه و ماشین آلات و… پیش بینی شوند.
برنامه ریز ی و بودجه: بودجه بندی طبق روش های جدید طریقه ای است که به منظور تنظیم برنامه عملیات و پیش بینی هزینه لازم برای اجرای آن به کار می رود. در تنظیم بودجه باید به موارد زیر توجه داشت:
برنامه تنظیم شده باید عملیاتی را که سازمان به منظور نیل به هدف مشخصی پیشنهاد می کند، به خوبی نشان دهد.
هزینه عملیات فوق را با دقت زیاد و طبق روش های علمی برآورد نماید.ُ
منابع تحصیل درآمد به منظوررداخت مخارج عملیات را تعیین کند.
تفاوت های بودجه برنامه ای و بودجه عملیاتی: در بودجه برنامه ای وظایف دستگاه به چند برنامه تقسیم می شود و هر برنامه به فعالیت های تابعه منقسم می گردد. اما برای برآورد هزینه فعالیت های مزبور لزوماً از فنون و روش های علمی استفاده نمی شود. در بودجه عملیاتی، عملیات دستگاه به چند برنامه و هر برنامه به تقسیمات فرعی متعددی تقسیم می شود و در برآورد هزینه های عملیات نیز فنون و روش های خاصی به کار می رود.
مراحل تنظیم بودجه عملیاتی طبق حسابداری قیمت تمام شده:
طبقه بندی عملیات: تهیه فهرست جامعی از کلیه عملیاتی که سازمان برای نیل به هدف یا اهداف معینی پیشنهاد می کند و دسته بندی عملیات مزبور تحت عنوان چند برنامه
انتخاب واحد اندازه گیری: عملیات فوق به دونوع عملیات قابل سنجش و عملیات غیرقابل سنجش تقسیم می شوند
محاسبه هزینه: برای محاسبه هزینه عملیات غیر قابل سنجش روش های خاصی به کار برده نمی شود و مخارج این نوع عملیات بر حسب مواد هزینه پیش بینی می گردد. اما برآورد هینه های عملیات قابل سنجش تابع فنون و روش های متعددی است، که برای محاسبه آن به ترتیب زیر عمل می شود:
الف- حجم عملیات بر حسب واحد انتخابی پیش بینی می شود.
ب- طبق حسابدار ی قیمت تمام شده هزینه تکمیل هر واحد تعیین می گردد و در مجموع واحدهای پیش بینی شده ضرب می گردد. بدین ترتیب هزینه عملیات به دست می آید.
روش های برنامه ریزی:
تجزیه و تحلیل شبکه ای: برای برنامه ریزی و کنترل طرح های پیچیده و وسیع به کار می رود و یکی از انواع آن نمودار پرت می باشد.
طریقه پرت: نخست فهرستی از فعالیت های متعددی که برای اجرای یک طرح ضرورت دارد تهیه می شود. نقطه شروع و پایان هر فعالیت در شبکه پرت باید معلوم باشد. این شبکه ارتباط بین فعالیت های متعدد و مراحل مختلف آنها را جهت نیل به هدف معینی نشان می دهد.
تحقیق عملیات: به کار بردن روش علمی برای حل مسائل مدیریت است که به صورت مقادیر کمی قابل بیان باشد. در واقع تحقیق عملیات روشی است مبتنی بر ساختن مدل های ریاضی به نحوی که مقایسه راه حل های مختلف و انتخاب یک راه حل که بهترین نتیجه را دارد.این روش در صورتی قابل استفاده می باشد که تبدیل متغیرهای مورد مطالعه و نتایج حاصل از آنها به مقادیر کمی امکان پذیر باشد.
روش های تحقیق در عملیات:
روش برنامه ریزی خطی: برای متغیرهایی که رابطه مستقیم با هم دارند به کار می رود.(افزایش یک متغیر باعث افزایش یک متغیر دیگر و برعکس)
برنامه ریزی غیرخطی: برای متغیرهایی که رابطه غیر مستقسم بین آنها وجود داشته باشد.
محدودیت های تحقیق در عملیات:
امکان کاربد آن در کلیه موارد وجود ندارد.
تحقیق در عملیات در کلیه موارد جانشین قدرت قضاوت شخصی و مغز آدمی نمی شود.
برخی از عوامل (سیاست مالی دولت، بازرگانی خارجی و …) از حدود کنترل مدیران یک موسسه خارج است و در این موارد تحقیق عملیات نمی تواند کمک موثری به اخذ تصمیم نماید.
در بسیاری از موارد برفرار کردن ارتباط میان کارشناسان تحقیق در عملیات و مدیران دشوار است. زیرا مطالب کارشناسان تحقیق عملیات بیشتر در قالب معادلات ریاضی بیان می شود که درک آن برای مدیران اغلب دشوار است.
