نظریه های کلاسیک اختیار: این نظریه ها ناشی از فلسفه قدیم و بوروکراسی است که ماکس وبر مبتکر آن به شمار می رود. طبق نظریه وبر، قدرت ناشی از مقام و دستورات مافوق صرفاً به اعتبار اینکه شاغل مقام معینی است که قانون حدود اختیارات آن را تعیین نموده، برای کارمندان زیردست لازم الاجراست. طبق تحلیل وبر، سازمان اداری یا بوروکراسی بر پایه اصول زیر قرار دارد:
هر سازمان به حکم قانون ایجاد می گردد .
اختیارات اداری ناشی از مقام است و حدود اختیارات هر مقام را قوانین موضوعه تعیین می کند.
سازمان اداری بر اساس سلسله مراتب رسمی قرار دارد و مادون قانوناً ملزم به رعایت دستورات مافوق است.
تمام دستورات باید کتبی و جامع باشند تا مجال تعبیر و تفسیر در بین نباشد.
اداره متشکل است از افرادی که در سازمان به طور ثابت کار می کند، به ضمیمه لوازم کار و دستورات و مقررات اداری.
لذا مشخص می شود طبق نظریه وبر منشأ اختیار قانون و مقررات اداری است. اختیار شخصی نیست بلکه به اعتبار مقام است و دستورات مافوق بدون چون و چرا برای مادون لازم الاجراست.
اما تجربیات اداری جدید ثابت می کند که رفتار و کردار کارمندان همیشه منطبق بر موازین فوق نیست. لذا قدرت عملی اشخاصی که در مشاغل مختلف قرار دارند همیشه منطبق با اختیارات قانونی آنان نیست.
نظریه های جدید اختیار: نظریه چستر بارنارد: طبق تحلیل چستر بارنارد، اختیار عبارت از قدرت تحمیل فرمانبرداری است که ناشی از قبول دستور مافوق از طرف مادون می باشد. یعنی منشأ اختیار قبول ضمنی دستور و تمایل کارمند به اطاعت از آن است. در واقع طبق این تحلیل اگر شخصی به سبب مقام اداری خود دارای حق فرماندهی و صدور دستور باشد، اما دستورات او مورد قبول دستور گیرنده واقع نگردد، در اینصورت فاقد هرگونه قدرت و اختیاری است.
تفاوت های نظریه جدید و نظریه کلاسیک اختیارات:
طبق نظریه کلاسیک منشأ اختیار قانون و مقررات است. اما طبق نظریه های جدید، اختیار و قدرت عملی ناشی از تمایل زیردستان به فرمانبرداری از دستورات مافوق است.
طبق نظریه کلاسیک، قدرت رؤسای سازمان معادل اختیارات قانونی آنان است و رابطه مستقیم و مساوی بین قدرت و اختیار وجود دارد. اما در نظریات جدید قدرت عملی رؤسای سازمان ممکن است مساوی، کمتر و یا بیشتر از اختیارات قانونی آنان باشد.
در نظریه های کلاسیک، اختیار تابع حق فرماندهی است و همیشه از بالا به پایین یا از رئیس به مرئوس اعمال می گردد. در نظریه جدید، اختیار که ناشی از قبول ضمنی دستورهای مافوق است، از طرف پائین به بالا(مرئوس به رئیس) اعطا می گردد.
لذا از نظر چستر بارنارد برای اینکه دستوری مورد قبول مرئوسین قرار گیرد باید چهار شرط زیر رعایت گردد:
دستور باید در حد فهم و ادراک و اطلاعات آنان باشد.
دستور به نظر مجری آن نباید با هدف و مقاصد عالیه سازمان مغایر باشد
دستور نباید مخالف امیال و منافع مشروع مجری آن باشد.
مجری دستور باید توانائی اجرای دستور را داشته باشد.
قانون موقعیت: ماری پارکر فالت: دستورات جنبه انفرادی و شخصی ندارد. زیرا آنچه موجب صدور دستور یا اخذ تصمیمی می گردد، موقعیت خاصی است که در اثر عوامل متعددی ایجاد می شود. لذا قدرت دسته جمعی باید جانشین قدرت فردی گردد و به جای اعمال قدرت شخصی، مسائل باید از طریق بررسی مشترک موقعیت خاص و همکاری دسته جمعی حل و فصل گردد.
آثار عملی نظریه های جدید اختیار: فلسفه جدید اختیار تحولات عمیق در طرز فرماندهی و نظارت و چگونگی مدیریت سازمان های عمومی و خصوصی به وجود آورده است که آثار آن در اغلب موسسات امروزی به خوبی مشهود است.
تفویض اختیار: عبارت است از اینکه مدیر، قسمتی از اختیارات خود را به مرئوسین انتقال دهد. عمل تفویض اختیار با توسعه سازمان اهمیت بیشتری می یابد. تا حدی که ادامه حیات دستگاه بدون تفویض اختیار امکان پذیر نمی باشد.
مراحل تفویض اختیار:
واگذاری وظایف از طریق رئیس به مرئوسین بلاواسطه
اعطای اجازه و حق تصمیم گیری به منظور انجام تعهدات، استفاده از مناع مالی و انسانی و..
تعیین مسئولیت مرئوسین در مقابل رئیس برای حسن انجام وظایف محوله بر حسب معیار و موازینی که قبلاً انتخاب شده است.
اصول تفویض اختیار:
تفویض اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آن
انتقال اختیارات، مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند.
تفویض اختیارات قابل فسخ است.
تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ گرددو در نظریات کلاسیک، مسئولیت مساوی با اختیار تجویز شده است، اما به دلایل زیر به جای تساوی، تناسب بین اختیار و مسئولیت ضروری شناخته شده است: وظیفه، اختیار و مسئولیت هر کدام به معنی و مفهوم خاصی تعبیر می گردند:
اختیار حاکی از حق اعمال قدرت و فرماندهی است.
مسئولیت یک نوع تعهد و الزام حرفه ای یا قانونی است، لذا برای اندازه گیری تساوی بین وظیفه و اختیار و مسئولیت نمی توان معیار مشترکی انتخاب کرد.
تفویض اختیار باید توأم با تمرکز نظارت باشد.
محاسن تفویض اختیار از دیدگاه فنیفر:
افزایش بازدهی: نظارت بیش از اندازه و دخالت زیاد در امور کارمندان که ناشی از تمرکز اختیارات است، موجب تقلیل میزان تولید و بازدهی عملیات می گردد.
ازدیاد علاقه نسبت به انجام وظیفه: اختیارات و آزادی عمل بیشتر در انجام وظیفه اثر روانی مثبت و رضایت بخشی در روحیه کارکنان دارد.
تقویت همکاری دسته جمعی: تفویض اختیار، فرصت مناسبی به افراد کم تجربه می دهد که با قبول مسئولیت در پیشرفت و تکامل خود بکوشند.
جلوگیری از اتلاف وقت مدیران: انتقال اختیارات رؤسای دستگاه را از رسیدگی به اموری که دیگران نیز می توانند به خوبی انجام می دهند، بی نیاز می سازد و بدین وسیله از تراکم و انجماد امور جلوگیری می کند.
موانع تفویض اختیار: رئیس ممکن است به دلایل زیر از تفویض اختیار خودداری کند:
وجود این تصور بین مدیران که خود بهتر از دیگران می توانند تصمیم بگیرند.
نداشتن اعتماد به زیردستان و بین از اینکه خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زیردستان قرار گیرند.
فقدان ثبات عاطفی و عوامل روانی مانند خودخواهی، احساس تزلزل مقام و از دست دادن سمت سازمانی و شتابزدگی
ملاحظات سیاسی مانند سعی در محرمانه نگه داشتن برخی مسائل و اطلاعات
اعتقاد بر اصالت قانون و برتری تمرکز اختیارات
دلایل عدم پذیرش اختیار از طرف مرئوس:
مرئوس ممکن است برای فرار از مسئولیت در پی انتخاب ساده ترین راه و کسب تکلیف از مافوق در تمام موارد باشد.
مرئوس ممکن است به دلیل کمبود امکانات و فقدان اطلاعات و نداشتن منابع مالی و انسانی کافی از پذیرش اختیار طفره رود.
فقدان اعتماد به نفس که یک عامل روانی است ممکن است مانع از پذیرش اختیارات از ناحیه مرئوس شود.
خودداری مرئوس از قبول اختیار ممکن است در نتیحه فقدان ضوابط و موازینی برای ارزشیابی و بررسی نتایج عملیات باشد.
عدم تمرکز: عدم تمرکز سازمانی که در اثر تفویض اختیار تحت شرایط خاصی ایجاد می شود، یک امر داخلی است که به موجب آن وظایف خاص مدیریت به منظور سرعت عمل و جلوگیری از تاخیر در اجرای عملیات و حسن اداره امور، بین رؤسای ادارات و دوائر سازمان تقسیم می گردد و نباید آن را با عدم تمرکز سیاسی و عدم تمرکز اداری اشتباه گرفت. در عدم تمرکز سازمانی، روابط بین واحدهای مختلف حکومتی مطرح نیست. عدم تمرکز سازمانی ناظر بر روابط مقامات مرکزی یک سازمان با رؤسای واحدهای داخل همان سازمان است و در نتیجه تفویض اختیار تحت شرایط خاص صورت می گیرد.
تفویض وظایف خاص مدیریت: آنچه معرف تمرکز یا عدم تمرکز سازمانی به شمار می رود، چگونگی توزیع وظایف خاص مدیریت بین رؤسای ادارات و دوائر سازمان است. بدین ترتیب تقسیم وظایف مربوط به اجرای عملیات در عدم تمرکز سازمان تاثیر قابل توجهی ندارد. اجرای عملیات به هر حال باید به مرئوسین تفویض گردد. وظایف خاص مدیریت شامل برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی، کنترل و رهبری می گردد و چگونگی تفویض این وظایف به رؤسای واحدهای سازمان است که درجه عدم تمرکز سازمان را تعیین می کند.چنانچه آزادی عمل رؤسای واحدهای سازمان در مناطق مختلف مدیریت در مورد اجرای وظایف خاص مدیریت زیاد باشد، در اینصورت عدم تمرکز در سازمان موجود است. عدم تمرکز سازمان وقتی ایجاد می شود که تفویض اختیارات تقریباً جنبه عمومی داشته و کم و بیش بر حسب اوضاع و شرایط خاص در کلیه طبقات و طول و عرض سازمان صورت گیرد. لذا عدم تمرکز سازمانی به توزیع منظم و ثابت اختیارات در طبقات مختلف سازمان اطلاق می گردد.
تمرکز و عدم تمرکز: تمرکز و عدم تمرکز به صورت مطلق در هیچ سازمانی وجود ندارد و همیشه حفظ تعادل بین این دو لازم است. مزایای تمرکز در صورتی محرز و مسلم است که دامنه عملیات دستگاه توسعه نیافته، و به عبارت دیگر سازمان کوچک باشد. توسعه فعالیت های سازمان ایجاب می کند، مدیران مختلف در طبقات متعدد سازمان اختیارات کافی متناسب با نوع کار و عملیات تخصصی خود داشته باشند. به هر حال درجه تمرکز در کلیه واحدهای سازمان ممکن است یکسان نباشد.
درجه تمرکز سازمانی: دو مساله در تعیین عدم تمرکز سازمانی موثر است: اول نوع اختیاراتی که از طرف قوه مرکزی سازمان به مدیران واحدهای تابعه تفویض می گردد و دوم ثبات و تعمیم و حدود شمول این اختیارات در مناطق مختلف مدیریت و طبقات متعدد سازمان می باشد.
موازین توزیع اختیارات در سلسله مراتب سازمان:
دسترسی به اطلاعات لازم برای تصمیم گیری: لازم است مجاری ارتباطات طوری برقرار گردد که کلیه اطلاعات لازم برای اخذ تصمیم درباره مساله یا مسائل معین در یک جا متمرکز شود.
توانائی اخذ تصمیم: چنانچه شخصی صلاحیت و توانائی اخذ تصمیم درباره مسائل معینی را نداشته باشد، صلاح نیست به او اختیاراتی در این مورد تفویض گردد.
لزوم سرعت اخذ تصمیم: برای مقابله با بعضی مسائل لازم است تصمیمات فوری و سریع اخذ شود.
لزوم هماهنگی فعالیت های محلی: در مورد بعضی از مسائل که وحدت عمل در آنها مهم است باید کلیه تصمیمات راجع به امر معینی به صورت متمرکز در یک جا گرفته شود.
اهمیت موضوع: اگر اهمیت موضوعی قابل توجه باشد باعث می شود که اختیار اخذ تصمیم نهائی درباره آن به یکی از رؤسای ارشد سازمان تفویض گردد.
گرفتاری رؤسای سازمان: تقسیم کار باید به صورتی بین مدیران سازمان انجام پذیرد که بار وظایف آنان را اضافه تر نکند.
اهمیت ابتکار و تفکر خلاقه: یکی از عواملی که در تعیین درجه عدم تمرکز و تفویض اختیارات لازم است مورد توجه قرار گیرد، تشخیص ابتکار و قدرت تفکر خلاقه در فعالیت های مختلف سازمان است.
