« بررسي میزان تاثير تكنولوژي و فناوري اطلاعات بر نيروي انساني در سازمانها »
نویسندگان : مهسا سمواتي كارشناس ارشد اتوماسيون اداري
مريم دارابي كارشناس اتوماسيون اداري
چكيده :
مديران و كارآفرينان در سازمانها و جامعه براي حضور واقعي و موفق ، نياز به الگوهاي روز و پيش بيني آينده دارند . بي شك مهمترين عنصر در موفقيت سازمانها در حوزه اقتصادي و ساير حوزه ها در جهان امروز ” تكنولوژي ” است .
برخي از تكنولوژي به عنوان ” موتور توسعه ” ياد مي كنند . تكنولوژي به يك عامل برتري در رقابت بين شركتها و حتي كشورها شده است ، به طوري كه امروزه علاوه بر توليد سرانه كشورها ، استانداردهاي ديگري با نام توسعه يافتگي با محوريت تكنولوژي نيز در گروه بندي كشور نقش يافته اند .
در اين راستا ” الگوهاي تدوين استراتژي تكنولوژي ” به عنوان يك مسئله در سطح كلان و در مقطع حاضر مطرح مي باشند .
مقاله حاضر به بررسي تاثيرات كلي تكنولوژي و به تبع آن فناوري اطلاعات در سازمانها پرداخته و راهكارهايي را در قالب استراتژي ، چك ليست و الگوهاي اوليه به مديران و كارآفرينان پيشنهاد مي نمايد .
مقدمه
زندگي با حركت ، تغيير و رشد، فضاي واقعي خود را مي يابد و باز ايستادن از حركت به معني توقف زندگي است .
در دنياي كار نيز پرهيز از تغييرات رو به جلو ، محافظه كاري و ترس از عوامل ناشناخته باعث مرگ زود رس كسب و كار مي شود .
به عنوان مثال اگر كاركنان يك شركت هر روز و به مدت چند سال يك كار را در يك محل با همان همكاران قديمي و با همان روش قديمي انجام دهند ، در حال اداره يك شركت مرده خواهند بود .
همانطور كه مي دانيد در چند دهه اخير فناوري باعث تغييرات عمده در بسياري از روندهاي صنعتي شده است .
جدول ذيل به بررسي برخي از اين روندهاي در حال تغيير مي پردازد .
عامل |
سنتي |
جديد |
چرخه حيات |
طولاني |
كوتاه |
نوآوري |
به تعداد محدود |
پيوسته و مستمر |
رقابت |
كمتر |
بيشتر |
بازار |
محلي |
جهاني |
كيفيت |
مطلوب – عدم توجه به بهره وري |
اجباري و ضروري – توجه به بهره وري |
سازمان |
شركت هاي بزرگ و عمودي سازمان هاي بوروكراتيك |
كارخانه هاي كوچكتر – پيمانكاران سازمان هاي پويا |
ارتباطات كاركنان |
محدود-سيكل زماني بلند مدت |
نامحدود – سيكل زماني كوتاه مدت |
آموزش |
غير مستمر – محدود – سيكل زماني بلند مدت |
مستمر – متنوع – سيكل زماني كوتاه مدت |
فناوري اطلاعات نيز به عنوان يك فناوري روندها و ساختارهاي متعددي از جمله ساختارهاي سازماني را دستخوش تغييرات متنوعي نموده است كه در ذيل به بررسي برخي از آنها مي پردازيم :
- تاثير فناوري اطلاعات بر سلسله مراتب سازماني :
- افزايش گستردگي حيطه كنترل
- كاهش تعداد متخصصان
- كاهش تعداد مديران صفي و ستادي
- كوچك شدن اندازه مديريت مياني
- تاثيرات فناوري اطلاعات بر ايجاد واحدهاي ويژه :
- نياز به ايجاد مراكز فناوري
- نياز به ايجاد مراكز تجارت الكترونيك
- نياز به ايجاد مراكز سيستم هاي پشتيباني و هوشمند
- تاثير فناوري اطلاعات بر تمركز قدرت يا اختيار :
بسته به فلسفه ي مديريت عالي سازمان هر يك از حالت هاي ذيل ممكن است رخ دهد .
الف – تمركز كمتر در سازمان بوسيله ي كنترل و تاثير كاركنان رده پايين سازمان بر فرآيند تصميم گيري
ب – تمركز بيشتر در سازمان بوسيله ي كنترل و تاثير مديران بر فرآيند تصميم گيري .
- تاثير فناوري اطلاعات بر محتواي شغل :
با توجه به تغيير نيازها تغيير مشاغل سازماني نياز به طراحي مجدد داشته و به تبع آن محتواي شغل نيز تغيير خواهد كرد .
- تاثير فناوري اطلاعات بر آموزش :
- نياز به آموزش هاي جديد ( به صورت Online يا الكترونيكي )
- امكان نظارت بيشتر بر آموزش
- تاثير فناوري اطلاعات بر جابجايي شغلي :
- سهولت دريافتن شغل
- سهولت دريافتن كاركنان جديد
- افزايش احتمالي ترك خدمت كاركنان
- تاثير فناوري اطلاعات بر رضايت شغلي :
بسته به تغيير محتواي شغل ، برخي مشاغل غني و برخي ديگر ممكن است تكراري و با رضايت بخشي كنترل گردند .
- تاثير فناوري اطلاعات بر صفات انساني :
- كاهش هويت و صفات انساني
- اعتياد به كار با سيستم هاي رايانه اي
- تاثير فناوري اطلاعات بر تشويش اطلاعاتي :
- تشويش در مورد ناتواني در نگهداري حجم وسيعي از داده ها
- تشويش در مورد كيفيت اطلاعات و به روز رساني آنها
- تشويش در مورد منابع Online بسيار زياد
تاثير فناوري اطلاعات بر ايمني و سلامت :
- افزايش و استرس شغلي
- كاهش سلامتي چشم و ساير اعضاي بدن
با توجه به آن چه ذكر شد و با وجود تاثيرات مثبت و منفي فناوري اطلاعات ، به نظر مي رسد يك سازمان ، نيازمند تدوين استراتژي هاي مبتني بر فناوري اطلاعات به طور دقيق مي باشد .
- در اين راستا به نظر مي رسد ارتباطات تنگاتنگي بين ماموريت سازمان ، فرآيندهاي كاري ، تصميم گيـريها ، اطلاعات سازمان و تكنولوژي مورد استفاده در آن مي بايست وجود داشته باشد ؛ به طوري كه : ماموريت سازمان فرآيندهاي كاري آنرا تعريف مي كند و فرآيندهاي كاري هر سازمان مي بايست به ماموريت آن تحقق بخشند .
- از سوي ديگر فرآيندهاي كاري سازمان به اجراي تصميمات اخذ شده مي پردازند و تصميم گيريهاي سازماني به راهنمايي درست فرآيندهاي كاري مي پردازند .
- در عين حال تصميم گيريها در سازمان به بررسي اطلاعات موجود در سازمان مي پردازند و اطلاعات سازماني از تصميم گيريها پشتيباني مي كنند .
- اطلاعات در سازمان فناوري موجود در سازمان را بكار مي گيرند و فناوري نيز به پردازش اطلاعات سازمان مي پردازد .
Mission ( ماموريت )
( انجام مي دهند )Defines Accomplish ( تعريف مي كند )
Work Processes ( فرآيندهاي كاري )
( راهنمايي مي كنند )Execute Guide ( اجرا مي كند )
Decisions ( تصميم گيريها )
( حمايت مي كنند)Consider Supports ( بررسي مي كنند )
Information ( اطلاعات )
( پردازش مي كند )Employs Processes ( بكار مي گيرد )
Technology ( فناوري )
با گسترش روز افزون فناوري اطلاعات ( خصوصا” در عرصه اينترنت و شبكه ) زندگي امروز بشر نيز با معيار چگونگي و ميزان برخورداري از آن تعريف مي شود .
جدول ذيل به نمايش نماي ماتريسي از استراتژي هاي مبتني بر فناوري اطلاعات ( اينترنت و اينترانت به طور اخص ) مي پردازد .
نماي ماتريسي استراتژي هاي مبتني بر اينترنت و اينترانت
استخدام |
ابزارها |
– تابلوهاي استخدامي صنفي – سايتهاي مشاغل بيروني – شناسايي متقاضي و سيستم هاي مديريت – پايش و آزمايش متقاضيان بصورت آن لاين ( ويژگي هاي روانشناختي ، تطبيق مهارتها و رتبه بندي ) – تطبيق مهارتها با نيازهاي خاص |
اهداف فردي |
||
كاهش هزينه و زمان كمتر براي استخدام نيروي مورد نياز ، قابليت پاسخگويي بيشتر در مورد استخدام ، امكان دستيابي به متقاضيان بيشتر |
||
آموزش و توسعه |
|
– آموزش الكترونيك – آموزش تركيبي – آموزش شبكه اي و گروهي – مديريت دانش و مناسبترين سيستم ها و شيوه هاي به اشتراك گذاري ( Sharing ) |
اهداف فردي |
||
آموزش موثر تر كاركنان ، ارتقا سطح علمي ، حفظ سطح دانش و آگاهي شركت |
||
منابع انساني ، فعاليت محوري |
|
– ابزارهاي رفع نيازهاي فردي توسط خود كاركنان – سيستم مزاياي انعطاف پذير و آن لاين – سيستم هاي پرداخت – پورتالهاي كاركنان |
اهداف فردي |
||
كاهش مراحل اداري ، پيشرفت منابع انساني به سوي استراتژيك شدن و كاركنان پرتوان |
||
سياستها و شيوه ها |
|
– پورتال كاركنان / اينترانت صنفي براي ذخيره سازي اطلاعات – استفاده از ايميل براي اطلاع رساني – معرفي و آشنايي آن لاين |
مديريت عملكرد |
|
– سيستم هاي داخلي پاداش و ايجاد انگيزه – سيستم هاي خارجي پاداش و ايجاد انگيزه – سيستم هاي انعطاف پذير و آن لاين مزايا – ارسال ايميل براي گفتگو ها و مباحث جمعي ، مثلا” در مورد ارزيابي كاركنان – تعيين شاخص براي صلاحيت ها بصورت آن لاين – سيستم بازخور 360 درجه بصورت آن لاين |
اهداف فردي |
||
سيستم بهترپاداش و مزايا ، ارزيابي موثرترعملكرد با هماهنگي و همكاري ديگر بخش ها |
||
اهداف كلي |
||
دستيابي به منابع انساني استراتژيك و همچنين دستيابي به نيروي كار با انگيزه و پر تلاش با كارآيي بهينه و بالا . |
در راستاي تدوين اوليه استراتژي هاي مبتني بر فناوري اطلاعات بر طبق نيازهاي سازمان مورد بررسي نياز به اولويت بندي روندهاي مختلف كاري در سازمان مذكور مي باشد .
چك ليست هاي ذيل به طور خلاصه به بررسي اولويت بندي ها و پياده سازي سيستم هاي مورد نياز مبتني بر فناوري اطلاعات مي پردازند :
چك ليست اولويت بندي اعمال فناوري اطلاعات بر نيروي انساني در سازمان
بهره وري كاركنان |
|
اهميت (5-1) |
وضعيت (5-1 ) |
شكاف |
|
1- فناوري لازم جهت اشتراك پروژه ها و ايده ها بين كاركنان وجود داشته باشد . 2- فناوري لازم جهت توسعه و اشتراك تجربيات در سطح سازمان وجود داشته باشد . 3- فناوري لازم جهت استفاده از ابزارهاي الكترونيكي و رايانه اي جهت جستجو و مرتب سازي اطلاعات بحراني ، وجود داشته باشد . 4- فناوري لازم جهت دسترسي به اطلاعات بحراني جهت تصميم گيري هاي روزانه وجود داشته باشد . |
|
|
|
توسعه كارآيي |
|
|
|
|
|
1-پردازنده مركزي اطلاعات نيروي انساني اعم از آموزش ، طراحي شغلي و مديريت درآمد ( حقوق و دستمزد ) وجود داشته باشد . 2- امكان اندازه گيري نتايج برنامه ها وجود داشته باشد . 3- از فناوري جهت پخش مسئوليت ها بين كاركنان استفاده شود . 4- از فناوري جهت كنترل Online فرآيندهاي مربوط به نيروي انساني استفاده شود . |
|
|
|
مديريت استراتژيك نيروي انساني |
|
|
|
|
|
1- از فناوري جهت افزايش دسترسي به ايده هاي جديد درون سازماني و برون سازماني استفاده شود ( مثال : اتاق هاي گفتگوي الكترونيكي ، سايت هاي پرسش و پاسخ ) 2- امكان اعمال تكنولوژي در طراحي منابع انساني وجود داشته باشد . 3- امكان استفاده از فناوري جهت كارهاي انفرادي و تيمي در سازمان وجود داشته باشد . |
|
|
|
چك ليست پياده سازي جهت اعمال تكنولوژي بر نيروي انساني
فرهنگ |
|
بله – خير |
|
1- آيا اهداف فناوري هاي بيروني با فرهنگ سازمان تطابق دارد ؟ 2- آيا سازمان توانايي حفظ تغييرات ايجاد شده را دارد ؟ |
|
فرآيند |
1- آيا تعريف هدفمند وجريان فرآيند كاري به طور دقيق موجود است ؟ 2- آيا نواحي كليدي دسترسي نيروي انساني به مراحل فرآيند ، تعريف شده است ؟ |
|
فناوري |
1- آيا نيازمندي هاي تكنيكي و غير تكنيكي جهت موفقيت تعريف شده است ؟ ( مثال : آموزش ، حفظ فرآيند ) 2- آيا برنامه ريزي جهت به روزرساني و ورود فناوري هاي جديدصورت گرفته است ؟ |
|
با توجه به تمام تاثيرات و ارتباطات تعريف شده ، الگوهاي متعددي جهت كمك به رهبران سازمانها در جهت همگامي و توسعه فرهنگ الكترونيكي با سمت و سوي دگرگوني مثبت سازماني وجود دارند . يكي از اين الگوها مبتني بر پيروزهاي فوري و نوآوري هاي محلي در سايه ايجاد زمينه همگاني و در عين داشتن ديدگاه مشترك است كه در ذيل به بررسي آن مي پردازيم :
چرخ دگرگوني
زمينه همگاني ،
ديدگاه مشترك
پيروزي هاي فوري
و نوآوري هاي محلي
نمادها و نشانه ها :
نمادها و نشانه هاي دگرگوني بايد در سازمان احساس شوند . ين نمادها و نشانه ها حتي مي توانند كوچك باشند ولي مستمر و با اثرات بزرگ به عنوان مثال اين نشانه ها از طريق ذيل مي توانند اثر گذار باشند .
1- از طريق اعلانات 2- از طريق E-mail
3- از طريق Portal هاي درون سازماني 4- از طريق سخت افزارهاي جديد 5- از طريق سيستمهاي نرم افزاري جديد
ساختار و فرآيند راهنمايي :
در مسير دگرگوني نياز به تعريف ساختار و فرآيند و يك بخش مسئول و راهنما وجود دارد تا تغييرات در مسير درست هدايت شوند . به عنوان مثال از طرق ذيل مي توان در اين زمينه بهره گرفت .
1- ايجاد مديريت جديد 2- ايجاد واحد جديد
3- ايجاد مسئول جديد 4- تعريف فرآيندهاي كاري جديد
5- تعريف فرآيندهاي پيگيري ( پروژه اي ، برنامه اي و ….. )
آموزش ، كارورزي ، ابزار اقدام
براي درك درست نمادها و نشانه ها نياز به آموزش صحيح و هدفمند مي باشد .
اين آموزشها مي توانند كوچك و يا گسترده باشند ولي آنچه مهم است استمرار استفاده از آنها و بكارگيري آنها در فعاليتهاي روزمره افراد است . از انواع آموزشهاي جديد مي توان از نمونه هاي ذيل ياد كرد :
1- آموزشهاي Multi – Media 2- آموزشهاي تحت شبكه اينترانت
3- آموزشهاي تحت شبكه اينترنت و …..
قهرمانان و پشتيبانان :
دگرگوني نياز به افراد قهرمان و پشتيبان دارد . قهرمانان كساني هستند كه خود دگرگوني را در معياري كوچك تجربه نموده اند و خود نمونه زنده دگرگوني براي ديگران هستند .
پشتيبانان افرادي هستند كه نيروي لازم براي جنگ با سكون و پيشبرد دگرگوني را دارند .
به عنوان مثال :
- افراد متخصص و داراي تجربه كار با فناوريهاي جديد قهرمان محسوب مي شوند .
- افراد يا واحدهاي متقاضي اجراي پايلوت طرحها پشتيبانان دگرگوني مي باشند .
ارتباطات ، بهترين راه تبادل تجربه
اصولا” فرآيند دگرگوني نيازمند ارتباطات گسترده مي باشد . اين ارتباطات مي توانند درون سازماني يا برون سازماني باشند . به عنوان مثال مي توان از طرق ذيل به تبادل تجربه پرداخت :
1- ارتباط با ساير واحدها 2- طرح مسائل دگرگوني در جلسات مسئولين واحدها و مديريت ها
3- برگزاري سمينارها و كنفرانسها 4- اطلاعيه ها ( كاغذي يا الكترونيكي )
5- شركت در سمينارهاي برون سازماني 6- ارتباط مستمر با شركتهاي فعال در انتقال تكنولوژيهاي روز
7- ايجاد گروههاي تحقيق محلي – بين المللي
سياست ها ، رويه ها و نظام تراز سازي :
همه مقررات سازماني ، نيازها و رويه ها اعم از ( نظام هاي استخدام ، پاداش ، پخش اطلاعات و …. ) بايد مورد بازبيني قرار گرفته و در راستاي دگرگوني تعريف مجدد شوند . شكل ذيل به بررسي نحوه ارتباط عناصر فوق مي پردازد .
Reengineering ( طرح ريزي مجدد )
Structure ( ساختار )
Employees and organizations Core Processes Regulations & Policy
(كاركنان و سازمانها ) ( فرآيندهاي هسته اي ( مركزي ) (سياستها وقواعد )
Information and technology
( اطلاعات و فناوري )
گاهي اعمال تغييرات بنيادي در رويه ها مي تواند اثرات بنياديني را نيز به دنبال داشته باشد . به عنوان مثال امروزه شركتهاي پيشرو تغييرات اساسي حتي در ساعات كاري كارمندان ايجاد نموده اند ؛ به گونه اي كه انواع ساعات كاري شناور ، تركيب كار از راه دور و كار در محل يا كار بصورت عدم حضور فيزيكي حتي در كشور محل كار را نيز شامل مي گردد .
معيارها ، هدف ها و بازخورد
تعريف معيارهاي مشخص براي اندازه گيري پيشرفت فرآيند ، تعيين و تقسيم هدف و ارائه مكانيزم بازخورد در اثر بخشي يك دگرگوني بسيار موثرند . به عنوان مثال مي توان از راهكارهاي ذيل بهره گرفت :
- تعيين گروههاي استخراج معيار و شاخص هاي كمي و كيفي براي اندازه گيري پيشرفت
- تقسيم اهداف بزرگ به هدف هاي كوچكتر ( پايلوت و …. )
- تهيه گزارشات بر اساس معيارها و شاخصهاي مورد بررسي و تجزيه و تحليل آنها
- كنترل پروژه
قدر شناسي و پاداش ها
براي استقرار دگرگوني نياز به تعريف مكانيزم هاي پاداش و حتي تنبيه جهت قهرمانان و دشمنان دگرگوني مي باشد . به عنوان مثال مي توان از طرحهاي جبران خدمات ذيل استفاده نمود : ( بديهي است علاوه بر روشهاي سخت تنبيهي عدم ارائه پاداش نيز خود به عنوان يك مكانيزم تنبيهي مي تواند اثر گذار باشد . )
- پاداش نقدي
- استفاده از تسهيلات شغلي جهت كاركنان
- ارائه امكانات به خانواده كاركنان
- امكان ادامه تحصيل
- امكان استفاده از حمل و نقل آسان
- برگزاري جشن هاي پيروزي ( همه را قهرمان نمودن )
جمع بندي و پيشنهادات :
شركتهايي كه به دگرگوني روي مي آورند ، اغلب تمايلي به استفاده از تمام توان خود در درگير شدن با تمام برنامه هاي فوق را ندارند . در اين صورت دگرگوني آغاز مي شود ولي به كندي حركت مي كند يا از حركت باز مي ماند زيرا همه پره هاي چرخهاي سازمان درگير نشده اند . زندگي در فرهنگ الكترونيكي يعني زندگي در تغيير و تغيير امروزه به عنوان شرط بقا تلقي مي گردد .
شما به عنوان هر عضوي از سازمان بايد حتي تا حد تغيير ژنتيك سازمان آماده باشيد !
به عنوان مدير بايد باور داشت كه جواني به معناي بي تجربگي نيست و كار آفرينان جوان در سازمان هاي با تكنولوژي پيشرو بسيار نام آور هستند ، در عين اينكه در پشت سر هر سازمان پيروزمند افراد با تجربه اي نيز جاي گرفته اند . با اين اوصاف مشاهده يك جوان 25 ساله كارآمد در پست هاي رياستي سازمان در سالهاي آتي نبايد باعث شگفتي گردد . در اين راستا براي داشتن يك سازمان موفق و پيشرو در تكنولوژي روز و به تبع آن در حوزه هاي اقتصادي ، تعمق در پيشنهادات ذيل خالي از لطف نيست :
- آشنايي و آشتي دادن مديران ، خصوصا” مديران مياني با تكنولوژي روز از طريق دوره ها ، سمينارها ، سيستم هاي نرم افزاري و سخت افزاري روز .
- آشنايي نيروي انساني متخصص و جوان با مباحث مديريتي ( آشتي متخصصان و افراد فني با مقوله مديريت در سازمان ) در قالب دوره هاي ويژه .
- برقراري ارتباط تنگاتنگ بين مديريت منابع انساني و مديريت IT در قالب جلسات همكاري .
- بازبيني مجدد طرح و محتواي مشاغل .
- تجديد نظر در امتحانات و مصاحبه نيروهاي جديد الاستخدام در جهت جذب نيروها با شايستگيهاي منطبق با فناوري اطلاعات .
- استفاده از سيستم هاي جذب آنلاين .
- روي آوردن به آموزشهاي مجازي ، الكترونيك ، شبكه اي و گروهي .
- استفاده از سيستمهاي اطلاع رساني درون سازماني و برون سازماني آنلاين .
- توجه بسيار ويژه به سيستم هاي داخلي و خارجي پاداش و ايجاد انگيزه .
فهرست منابع و مآخذ
رديف |
عنوان كتاب يا مقاله |
نويسنده / مترجم |
1 |
كتاب مديريت تكنولوژي |
طارق خليل – ترجمه : دكتر سيد محمد اعرابي و داود ايزدي |
2 |
كتاب تحول |
روزابت كانتر – ترجمه : دكتر عبدالرضا رضايي نژاد |
3 |
مقاله تاثير فناوري اطلاعات بر سازمان ، جامعه و فرد
|
نوشته : اسماعيل حسن پور قروقچي |
4 |
مقاله Applying Technolog to Maximize Human Assets
|
Dr. Stephen C. Schoonover |
5 |
كتاب مديريت تكنولوژي مدرن
|
تاليف : دكتر احمد جعفر نژاد |
6 |
مقاله آينده يك سازمان IT |
weekly.com WWW.Computer ترجمه: نازنين كي نژاد |
7 |
كتاب مديريت بر آينده با تكنولوژي فردا |
دكتر ابراهيم محمود زاده |