لغت بهره وری برای اولین بار در مقاله ای توسط فردی بنام کوئیزنی[1] درسال 1766 میلادی ارائه شد و بعد از گذشت یک قرن در سال 1883 فردی بنام لیتر[2]بهره وری را به صورت قدرت و توانایی تولید کردن تعریف نمود. ارلی[3] درسال 1900 بهره وری را رابطه بین محصول (ستاده) و عوامل بکارگرفته برای آن محصول معرفی کرد. در سال 1950 سازمان همکاریهای اقتصادی اروپا (OECD) بهره وری را خارج قسمت محصول به یکی از عوامل تولید بیان کرد. صفت بهره ور در سال 1612 مورد استفاده قرارگرفته اما درقرن 18 برای اولین بار در مفهوم اقتصادی به کار رفته است. در سال 1776 آدام اسمیت[4]پدر اقتصاد نوین در یکی از آثار خود به نوعی نیروی کار که بر ارزش چیزی که در اختیار او است می افزاید و نوع دیگری که چنین قابلیتی را ندارد اشاره کرد. نوع اول را که ارزش ایجاد می کند می توان بهره ور نامید. در سال 1878 اقتصاد دان دیگری بنام جی ونس[5]نوشت که هدف عمده باید بهره ورکردن نیروی کار تا سرحد امکان باشد. بدین معنا که بتوان با استفاده از شمار معقولی از نیروی کار، حداکثر ثروت ممکن را کسب کنیم. توجه به بهره وری به آغاز انقلاب صنعتی که امکان رشد اقتصادی را از طریق بهره وری ممکن ساخت همزمان شده است .
تعریف بهره وری
در مورد مفهوم بهره وری یک توافق عمومی و جامع وجود ندارد و تعابیر متعدد و متنوعی از دیدگاه های مختلف ارائه شده است. بعبارتی به تعداد تالیفات انجام شده در این زمینه، تعریف از بهره وری بیان شده است که در ذیل به چند مورد از این تعاریف از منابع گوناگون اشاره می نمائیم :
از لحاظ فنی بهره وری نسبت ستاده به داده است یا به عبارتی مقدار ستاده ای را که از مقدار معینی از داده بدست می آید بهره وری گویند که به این صورت نشان داده می شود: داده/ ستاده= بهره وری .
بهره وری از دیدگاه سازمان های منطقه ای و بین المللی
1- سازمان بین المللی کار ( ILO )[6] بهره وری را این گونه تعریف می کند؛ محصولات با ادغام چهارعامل اصلی تولید می شوند این عوامل عبارتند از زمین، سرمایه، کار و سازماندهی. نسبت این عوامل بر تولید، معیاری برای سنجش بهره وری است.
2- آژانس بهره وری اروپا (EPA)[7]: بهره وری عبارت است از؛ 1 – درجه استفاده موثر از هر یک ازعوامل تولید 2- یک دید فکری است که سعی دارد آنچه را که درحال حاضر موجود است بهبود بخشد. بهره وری مبتنی بر این عقیده است که انسان می تواند کارها و وظایفش را هر روز بهتر از روز پیش انجام دهد
بهره وری به حداکثر رسانیدن استفاده از منابع مادی و انسانی به طریق علمی و به منظور کاهش هزینه های تولید، گسترش بازارها، افزایش اشتغال و بهبود معیارهای زندگی آن گونه که به سود کارکنان، مدیر و عموم مصرف کنندگان باشد .
بهره وری به نوعی ارتباط میان مقدار کالاها، خدمات تولید شده و مقدار منابع مصرف شده در جریان تولید این کالا ها و خدمات را بیان می کند که این روابط کمی و قابل اندازه گیری است
بهره وری به معنای بکارگیری و ترکیب موثر منابع موجود در سازمان است
هیات ملی بهره وری سنگاپور بهره وری را این گونه تعریف می کنند؛ یک نگرش فکری که برای رسیدن به بهبود تلاش می کند و به آن دست می یابد و همچنین سیستم ها و مجموعه ای از فعالیت ها که آن نگرش را به عمل تبدیل می کند. این کار باید:
الف : در خود ما و به وسیله خود ما از طریق ارتقای مستمر دانش، مهارت ها، انضباط و تلاش های فردی و کارگروهی صورت پذیرد.
ب: کارها از طریق مدیریت و روش های کار بهتر، کاهش هزینه، به موقع عمل کردن، سیستم های بهتر و تکنولوژی پیشرفته تر صورت پذیرد تا فرآورده ها و خدمات با کیفیتی بهتر، سهم بازار بیشتر و سطح زندگی بالاتر به دست آید.
بهره وری به معنای تحقق هدف های سازمان و تولید حداکثر کالا ها و خدمات ها با مصرف حداقل منابع مادی و انسانی (با حداقل هزینه و جلوگیری از اتلاف و ضایعات و عوارض نامطلوب ) به کمک تکنولوژی پیشرفته به طور کلی با کاربرد شیوه های بهتر مدیریت است. بدست آوردن همان ستاده با صرف منابع کمتر نیز همین مفهوم را دارا است. زیرا در بهره وری موضوع گسترش و افزایش منابع مصروفه لزوماً مطرح نیست
بهره وری نتایجی را به عنوان کارکردی از تلاش منعکس می کند. وقتی بهره وری افزایش می یابد این معنا را می دهد که نتایج بیشتری از میزان معینی از تلاش به دست آمده است . در معنای کلاسیک بهره وری به عنوان یک نسبت تعریف می شود یعنی داده یک تلاش (کار) بر نهاده های (کار ، انرژی و…) لازم برای تولید آن داده تقسیم می شود .
بهره وری برونداد فرد، گروه یا سازمان بخش بر درونداد فرد یا گروه یا سازمان برای پدید آوردن آن برونداد.
بهره وری در بخش دولتی عبارت است از سنجش منابعی که جهت ارائه موثر خدمات دولتی مورد استفاده قرار می گیرد. در این تعریف نه تنها کمیت ستانده بلکه کیفیت آن هم مورد توجه قرار گرفته است
بنابراین می توان بهره وری را به حداکثر رساندن استفاده از منابع، نیروی انسانی و تمهیداتی به طریق علمی به منظور کاهش هزینه ها و رضایت کارکنان، مدیران و مصرف کنندگان دانست.
2-3-2 عناصر بهره وری
بهره وری شامل دو عنصر اساسی، کارایی و اثربخشی می باشد. به عبارت دیگر این دو عنصر را می توان بازوان بهره وری دانست.
کارایی[8] توانایی بدست آوردن محصولات یا ستاده بیشتر از حداقل داده هاست. همچنین کارایی به این معناست که حجم معینی از محصولات یا خدمات با کیفیت عالی در کمترین زمان و کمترین هزینه و ضایعات و… بدست آید و اثربخشی[9] ناظر بر این است که آیا نتایج بدست آمده یا ستاده ها منطبق با هدف های مورد نظر می باشد یا خیر. همچنین اثربخشی حدی است که یک سازمان اهدافش را محقق می سازد. در مفهوم جدید کارایی به مفهوم تلف نکردن منابع است که از نسبت کل ستاده به کل نهاده بدست می آید و بهره وری به مفهوم مقایسه کارایی یک بنگاه (سازمان) طی دو زمان متفاوت و یا مقایسه کارایی دو بنگاه (سازمان) نسبت به یکدیگر در یک زمان می باشد. بعبارت دیگر بهره وری مقایسه کارایی است .
کارایی( انجام صحیح کارها) به معنی انجام کار با حداقل هزینه، قابل رقابت، با کیفیت قابل قبول یا اندازه گیری نسبت کمیت خدمات ارائه شده در برابر هزینه است و اثربخشی نشان دهنده چگونگی برآوردن هدف های سازمان است و خاطر نشان می کند که آیا سازمان از منابع در دسترس برای رسیدن به هدف ها استفاده بهینه می کند یا خیر؟ بنابراین اثر بخشی (انجام کارهای صحیح) ارتباطی به حداقل کردن هزینه ندارد بلکه انجام کاری است که بهترین تناسب را با منافع بلندمدت سازمان دارد .
کارایی توانایی به دست آوردن برونداد بیشتر از درونداد کمتر است و صرفاً چگونگی استفاده از منابع سازمان را مشخص می کند و جنبه مقداری دارد. همچنین کارایی مقدار منابعی است که برای تولید یک واحد محصول به مصرف رسیده است و می توان آن را بر حسب نسبت مصرف به محصول محاسبه کرد. اثربخشی روشی است که چگونگی تحقق هدف را می سنجد و به معنایی دستیابی به اهداف است به عبارت دیگر اثربخشی میزان تحقق اهداف و انجام موفقیت آمیز ماموریت است.
معادله بهره وری به این صورت است : بهره وری= کارایی (اجرای درست کارها) + اثربخشی (اجرای کارهای درست)
اثربخشی مرتبط با عملکرد و فراهم آمدن رضایت انسان از تلاش های انجام شده و کارایی مرتبط با بهره برداری صحیح از منابع است. کارایی کمی و اثربخشی کیفی است. همچنین باید توجه نمود که کارایی و اثربخشی الزاماً همسو نیستند و پا به پای هم حرکت نمی کنند زیرا کارایی دربرگیرنده سطح یا میزانی است که الزاماً ممکن است در مجموع مطلوب و ایده آل نباشد. به عنوان مثال مدیری شکایت داشت که مستخدم دفترش مرد بسیار خوبی است. هر وقت ارباب رجوع می آید و او دستور چای می دهد، مستخدم وقتی چای را می آورد که ارباب رجوع کارش تمام شده و رفته است و مستخدم ادعا می کند که خواسته چای تازه دم بیاورد و از میهمان مدیر پذیرایی کند. در واقع مستخدم وظیفه خود را به نیت و نحو احسن انجام می دهد (کارایی) اما خدمتش موثر نمی باشد (اثربخشی) .
کارایی و اثربخشی به عنوان برونداد نظام های انسانی و سازمانی زمانی تحقق می یابد که فرایندهای کاری و رفتاری اصلاح شود و بتوان به راحتی فرایندها را مدیریت نمود.
در اثربخشی افراد به دنبال درست انجام دادن فرایندهای کاری اند تا از طریق آن سازمان به اهداف خود دست یابد. تحقق اهداف سازمان به نحو مطلوب موضوع اثربخشی است. اثربخشی با کیفیت به میزان زیادی در ارتباط است. محور اساسی اثربخشی نتایج یا بازده کار است و در کارایی افراد و سازمان بدنبال انجام کار درست هستند یعنی با کارایی منابع سازمان بهتر و مفیدتر بکارگرفته می شود. کارایی ارتباط نزدیک با کنترل فرایند و کاربرد منابع طی اجراء فرایند دارد. بنابراین می توان شاخص های اثربخشی و کارایی در سازمان را این گونه بیان کرد.
جدول شاخص های کارایی و اثربخشی در سازمان
شاخص های اثربخشی
شاخص های کارایی
دسترسی به اهداف مورد نظر با سنجش آنها
تعیین جایگاه درست و مناسب اهداف
میزان حل خلاقانه مسائل فرایندی
میزان ایده های اجرا شده در سازمان
میزان پیشنهادات اجرا شده
میزان بهبود در کیفیت و محتوای اهداف
میزان رقابت و خوشحال نمودن مشتریان
ضریب شدت حوادث سازمانی
بازده مورد انتظار به بازده واقعی در سازمان
صرفه جویی در هزینه های سازمان
صرفه جویی در وقت و منابع سازمان
میزان حذف و ادغام فرایندهای زاید کاری
میزان ایده های ارائه شده
میزان پیشنهادات ارائه شده
فرایندگذاری درست ، منطقی و استاندارد
استفاده مطلوب از منابع موجود سازمان
ضریب تکرار حوادث سازمانی
داده مورد انتظار به داده واقعی در سازمان
تفاوت اساسی بین شاخص های کارایی و اثر بخشی در اندازه گیری ستاده مستقیم (کارایی) و ارزیابی نتایج آن ( اثربخشی) قرار دارد. پس بهره وری در کار اداری، با کارایی در منابعی که در ارائه اثربخشی خدمات دفتری صرف شود قابل تعریف است.
بنابراین می توان گفت که اگر سازمانی بتواند به طور موفقیت آمیز به اهداف خود برسد اثربخش است و اگر با هزینه کمتری به اهداف برسد کارایی دارد.
انواع بهره وری
دریک تقسیم بندی بهره وری را می توان این گونه بیان کرد:
1- بهره وری عامل منفرد: این نوع که به بهره وری جزئی نیز مشهور است. عبارت است از نسبت ستاده به یک نوع نهاده مانند؛ بهره وری نیروی کار، سرمایه ، مواد و…
2- بهره وری مجموع عوامل: این نوع که به بهره وری کل نیز مشهور است. عبارت است از بهره وری مجموع عوامل که از نسبت کل بازده یا ستاده به مجموع نهاده و منابع مصروفه بدست می آید.
3- بهره وری نیروی انسانی : عامل انسانی به عنوان یک عامل تولید کالا و خدمات از یک سو به طور مستقیم درتولید شرکت می کند و از سوی دیگر به عنوان یک عامل ذی شعور و هماهنگ کننده سایر عوامل تولید شناخته شده است و جایگاه ویژه ای در بین سایرعوامل تولید دارد. لذا در ارتقای بهره وری از اهمیت قابل ملاحظه ای برخورداراست.
4- بهره وری در اندیشه : به معنای پردازش مفاهیم و تولید فکر توسط سرمایه انسانی سازمان است و به صورت نامحدود ارائه می شود.
ابعاد بهره وری دراندیشه شامل :
1- بعد اجتماعی: که از طریق فرایند اجتماعی و کار تیمی و میزان سازگاری با قواعد و هنجار سازمانی افزایش می یابد.
2- بعد عقلی: سرمایه انسانی از طریق افزایش ظرفیت های عقلی و ذهنی زمینه های رشد و پرورش خلاقیت را فراهم آورده و میزان تولید فکر و ایده را افزایش می دهد.
3- بعد فردی : سرمایه انسانی از طریق خودآگاهی و توسعه بینش فردی بهره وری را افزایش می دهد.
4- بعد رفتاری : سرمایه انسانی از طریق تولید رفتارهای جدید به بهره وری رفتاری دسترسی پیدا می کند
اشکال افزایش بهره وری
افزایش در بهره وری در عمل به چهار صورت عملی می شود:
1- افزایش بازدهی – ثابت بودن منابع مصرفی
2- ثابت بودن بازدهی – کاهش منابع مصرفی
3- افزایش بازدهی – افزایش منابع مصرفی
4- افزایش بازدهی – کاهش منابع مصرفی
همچنین زمان را می توان به عنوان یک عامل تولید مهم و یک منبع دانست که می توان با آن بهره وری را دستکاری کرد. بنابراین زمان می تواند اثر مهمی بر بهره وری داشته باشد بخصوص در سازمان های خدماتی.
مزایای بهره وری
مزایا و منافع بهره وری را می توان در چهار سطح بیان نمود:
1- در سطح سازمان: از مزایای بهره وری در این زمینه می توان به سودآوری، بقا، ایجاد فرصت برای توسعه، دسترسی آسانتر به اهداف، کاهش هزینه ها، ارتقاء سطح کیفیت، کاهش ضایعات و … اشاره کرد.
2- در سطح فرد: افزایش کیفیت زندگی کاری، ارتقای رضایت مندی شغلی، جذاب کردن محیط کاری، امنیت شغلی، دستمزد و حقوق بالاتری.
3- مشتری یا مصرف کننده: اگر کارکنان سازمان با کارایی و اثربخشی بالاتر کار کنند موجب صرفه جویی در هزینه ها می شود که در نهایت مشتری می تواند کالا و خدمات مورد نیاز خود را با کیفیت بالا و قیمت کمتر بدست آورد و به عبارت دیگر ارزش بیشتری کسب می کند.
4- سطح ملی: درسطح کشور نیز بهره وری موجب ایجاد اشتغال، مهارشدن رشد هزینه، مقابله با تورم و…که در نهایت تقویت رشد اقتصادی و ایجاد بستر توسعه در ابعاد مختلف را به دنبال دارد.
عوامل بازدارنده افزایش بهره وری در سازمان:
از مهمترین عوامل بازدارنده و مانع افزایش بهره وری در سازمان می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
1- فقدان انگیزش کافی در کارکنان
2- عملکرد ضعیف بعضی از مدیران
3- نارسا بودن نظام مناسب تشویق کارکنان مستعد و علاقمند به کار
4- کمبود در برنامه های آموزشی اثربخش
5- اعمال سلیقه فردی مدیران
6- فقدان شناخت کافی مدیران از کارکنان
7- بهره گیری محدود و ناکافی از تخصص های موجود در سازمان و خارج از آن
8- یکسان نبودن شرایط کاری کارکنان
9- انتخاب مدیر ناکارآمد
10- عدم توجه به برنامه ریزی صحیح
11- ضعف روابط رئیس و مرئوس
12- عدم توجه به تفاوت های فردی
13- واگذاری مسئولیت به کارکنان کم تجربه
14- فقدان همکاری اثربخش بین کارکنان
15- ساعات کار طولانی
16- عدم توجه مدیران به آینده نگری
17- کمبود میزان فعالیت رفاهی در محیط کار
18- نبود امنیت شغلی
19- عدم توجه به تخصص در اعطای پست
20- عدم کارایی نظام ارزیابی
21- محدودیت به علت مقررات.
در بخش دولتی نیز موانعی که توانایی مدیران را برای بهبود بهره وری محدود می کند را می توان به سه دسته تقسیم نمود :
1– موانع محیطی: شامل عواملی که به صراحت بخش دولتی و خصوصی را از یکدیگر متمایز کرده و تلاش برای بهبود بهره وری را مخدوش می کند .
2– موانع سازمانی: شامل ویژگی های رایجی است که با درجات متفاوت در سازمان های بخش دولتی دیده می شود.
3– موانع فردی: شامل صفات، نگرش ها و رفتارهای فردی که تمایل و توان مدیر را برای بهره گیری از فرصت ها برای بهبود بهره وری تحت تاثیر قرار می دهد.
استراتژی های رشد بهره وری
بهره وری با معجزه اتفاق نمی افتد بلکه باید برای آن برنامه ریزی نمود و با توجه به شرایط مناسب ترین استراتژی را انتخاب نمود.
استراتژی های رشد بهره وری عبارتند از:
1- استراتژی تحول و نوآوری : این استراتژی بهبودهای کلان، ناگهانی، منقطع و سرمایه محوری را مورد عنایت قرارمی دهد. پیشرفت تکنولوژی و رشد و توسعه بنگاه های تولیدی باعث تخصصی تر شدن کارها و ایجاد دپارتمان های مختلف تخصصی در بنگاه های تولیدی شده و کم کم مسئولیت طراحی و برنامه ریزی کاملا از مسئولیت اجراء و کنترل عملیات جدا شده و مسئولیت بهبود در چنین شرایطی برعهده برنامه ریزان و مدیران رده بالای سازمان است و بقیه کارکنان وظیفه اجرای عملیات را دارند و وظیفه ای برای بهبود ندارند. این بهبود نیازمند سرمایه گذاری جدید است و باعث تغییرات عمده و چشمگیر در سازمان می شود. در این نوع استراتژی نتیجه بهبود مورد توجه است که به آن استراتژی نتیجه محور نیز می گویند.
2– استراتژی بهبود: دراین استراتژی بهبودهای خرد، تدریجی، پیوسته و مردم محوری مورد توجه قرار دارد.کلیه افراد در حوزه مسئولیت خود در اندیشه بهبود هستند. در این روش کلیه افراد اعم از مدیران و برنامه ریزان، کارگران در تمامی سطوح برای بهتر شدن اوضاع و بهبود تلاش می کنند. این روش نه به سرمایه گذاری کلان نیاز دارد و نه به تغییرات عمده و چشمگیر.
مدیریت غربی تمایل به استراتژی نوآوری و سبک ژاپنی به استراتژی بهبود تمایل دارد. مناسب ترین استراتژی برای ایران استراتژی بهبود است.
