امتیاز کاربران

ستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعال
 

 

خلاصه کتاب سازمان و مدیریت دکتر اقتداری

فصل یازدهم: نظارت یا کنترل

 

تعریف نظارت: منظور از کنترل مراقبت یا نظارت، در آن است که انجام هر عمل مطابق نقشه ای باشد که برای اجرای آن طرح گردیده است تا در صورت انحراف نتایج عملیات از اهداف مطلوب، اقدامات لازم به منظور جلوگیری از وقوع یا تکرار انحرافات به عمل آید.ُ

مراحل نظارت:

  • تعیین هدف و انتخاب موازینی برای ارزیابی نتایج عملیات: از آنجا که نظارت به مفهوم این است که آیا نتایج عملیات با اهداف و معیارهای پیش بینی شده تطبیق می نماید یا نه؟ لذا باید مقاصد فعالیت های سازمان به نحوی محسوس و قابل سنجش، معلوم باشد تا ملاک مشخصی برای مقایسه نتایج عملیات وجود داشته باشد. در بعضی مواقع تعیین هدف کلی دستگاه به صورت مقادیر کمی مشکل است، اما تقسیم آن به اهداف فرعی متعدد که غالباً به صورت مقادیر کمی قابل تعریف است، و دادن مسئولیت اجرای هر یک از این اهداف فرعی به بخشی از واحدهای سازمان، این امر را ممکن می سازد.
  • مقایسه نتایج عملیات انجام یافته با اهداف و موازین از پیش تعیین شده: لازم است در فواصل معین، نتایج عملیات انجام یافته با هدف و مشخصات مورد نظر مقایسه گردد تا از وقوع انحرافات اطلاع حاصل شود. حال باید دید کنترل مزبور در چه موقع و توسط چه اشخاصی باید به عمل آید؟

اصولا چند نوع نظارت معمول می باشد: نظارت قبل از شروع عملیات، نظارت در ضمن عملیات و نظارت در پایان عملیات. بسیاری از مدیران برای نظارت قبل از شروع کاز اهمیت زیادی قائل اند. اما این کار باعث تاخیر در اجرای عملیات خواهد شد. بدین جهت رؤسای سازمان باید در اغلب موارد از کنترل شخصی قبل از شروع عملیات اجتناب کرده و به جای آن شرایط و موازین صریح و روشن به منظور اجرای عملیات مربوطه وضع کنند و اختیار انجام عملیات را به مرئوسین تفویض نمایند. منتهی اگر نتایج عملیات با اهداف از پیش تعیین شده مطابقت نداشته باشد، در مقابل رؤسای مربوط مسئول هستند. تا موقعی که عملیات طبق نقشه و بر حسب موازین از پیش تعیین شده جریان یابد، لازم نیست نتایج کلیه عملیات به رؤسای سازمان گزارش شود، اما اگر نتایج عملیات وقوع انحراف را آشکار سازد، اطلاع رؤسای مربوط لزوم می یابد. اگر منظور از نظارت اطلاع از انحرافات به وقوع پیوسته، به منظور جلوگیری از آنها و اقدامات اصلاحی باشد، و یا منظور اطلاع از چگونگی پیشرفت کار باشد، تهیه گزارش و اجرای نظارت، ضمن عملیات لازم می باشد. اما اگر منظور، ارزیابی نتایج عملیات برای تجدید نظر در سیاست عمومی است، گزارش در پایان اجرای عملیات تنظیم می گردد.

رعایت خصوصیات زیر در تنظیم گزارش مفید است:

  • گزارش باید حاوی مطلبی باشد که نظارت را تسهیل می کند.
  • گزارش باید حاوی اطلاعاتی باشد که مقایسه نتایج عملیات را با اهداف پیش بینی شده، میسر سازد
  • طرز تنظیم و ارائه گزارش از اهمیت زیادی برخوردار است.

جلوگیری از وقوع یا تکرار انحراف: موارد سه گانه فوق به خودی خود، منشأ هیچ گونه اثری نمی باشد. نظارت در صورتی موثر است که اقدامات لازم به منظور جلوگیری از وقوع یا تکرار انحرافات به عمل آید. رؤسای سازمان باید در صدد برطرف کردن عللی برآیند که موجب وقوع آن گردیده است و چنانچه اصلاح عمل گذشته مقدور نباشد، در این صورت لازم است شرایط را به نحوی تعدیل کنند که امکان نیل به هدف مطلوب در آینده بیشتر شود. برای این منظور ممکن است اقدامات زیر مفید واقع شود:

  • بهبود شرایط و وسایل انجام کار   2- تجدید نظر در طرز رهبری، انتخاب کارمندان و تعلیم آنان 3- تعدیل نقشه و هدف های اولیه در صورت             4- تقویت انگیزه کارمندان

روش های کنترل: روش های متفاوتی برای کنترل وجوددارد که چند نمونه را در زیر به اختصار شرح می دهیم:

  • کنترل از طریق بودجه: بودجه وسیله موثری برای برنامه ریزی و کنترل به شمار می رود. در بودجه برنامه ای، اهداف سازمان و عملیات لازم برای نیل به آنها، پیش بینی می شود و نتایج حاصل از اجرای بودجه در فواصل معین با اهداف و هزینه های پیش بینی شده، مقایسه می گردد و بدین وسیله مبنائی برای بررسی علل انحرافات از اهداف و برنامه ها به دست می آید. یکی از محدودیت های اساسی بودجه این است که بیشتر به کمیت توجه می کند تا به کیفیت.
  • گزارش های آماری: باید در فواصل معین، به طور ادواری و مستمر تهیه شود. علاوه بر گزارش های ادواری، گزارش های ویژه برای مقاصد معینی تهیه می شوند. هم چنین علاوه بر گزارش های ادواری و گزارش های ویژه، تهیه گزارش های داخلی جهت ارزشیابی چگونگی اجرای مقررات، برنامه ها و دستورالعمل ها ضرورت دارد. گزارش های داخلی بر خلاف گزارش های ویژه به طور مرتب مثلاً سالانه تنظیم می شوند.
  • نقطه سربه سر: یکی از تدابیر کنترل که در سازمان های تولیدی به کار می رود، منحنی نقطه سربه سر است. این منحنی نشان می دهد که در مقادیر مختلف تولید، میزان سود و یا زیان دستگاه چقدر است. نقطه سربه سر نقطه ای است که بین درآمد و هزینه موازنه برقرار است.

 کانال تلگرام conference.ac


نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

 

 

 saman

جستجوی پیشرفته