استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به شهر
-استقرار و اسکان شرکت کنندگان در محل های تعیین شده
– بازدید از برنامه های جنبی (مانند برگزاری نمایشگاه کتاب همزمان با همایش) و یا بازدیدها از اماکن دیگر
– انجام هماهنگی های لازم در خصوص محل برگزاری همایش (از لحاظ فنی، صوتی، تصویری، آماده سازی صحنه و دکور و…)
– تعیین مجری همایش
– تعیین قاری قرآن
-هماهنگی در خصوص پخش سرود جمهوری اسلامی، نماهنگ و یا اجرای سایر جلوه ها در برگزاری همایش
-هماهنگی با مسئولین حراست در خصوص حفظ نظم و امنیت همایش و یا جلوگیری از ورود افراد غیرمسئول
-تعیین و تنظیم محل پارک اتومبیلهای شرکت کنندگان در همایش استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به محل برگزاری همایش
– ارائه کارتهای شناسایی و باکس حاوی برنامه همایش به میهمانان