آئین نامه تصویب شده هيأت وزيران در جلسه مورخ 20/8/1380 بنا به پيشنهاد شماره 4740 مورخ 10/2/1380 معاونت حقوقي و امور مجلس رييس جمهور و به استناد اصل يكصد و سي و هشتم قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران، در خصوص نحوه برگزاري گردهمايي‌هاي بين‌المللي :
آيين نامه نحوه برگزاري گردهمايي‌هاي بين‌المللي
ماده 1-
منظور از گردهمايي در اين آيين‌نامه، سمينار، همايش، بزرگداشت موضوع تبصره (3) ماده (1) قانون نحوه اعمال نظارت بركاهش هزينه‌هاي غير ضرور و جلوگيري از تجمل گرايي ـ مصوب 1370 – مي‌باشد.
ماده 2-
گردهمايي‌هايي بين‌المللي شناخته مي‌شوند كه داراي تمامي ويژگي‌هاي زير باشند:
الف : با مشاركت يك يا چند سازمان يا انجمن تخصصي بين‌المللي برگزار شود.
ب : داراي هدف و موضوع بين‌المللي باشد ( يعني همايش مخاطبيني از مليت‌هاي گوناگون داشته يا موضوع مورد علاقه مليت‌هاي مختلف را مورد بحث قرار مي‌دهد.)
ج : شخصيتهاي مبرز از كشورهاي مختلف در كميته هاي برنامه‌ريزي آن عضويت و مشاركت فعال داشته باشند.
د : بخش قابل قبولي از سخنراني‌ها و مقاله‌هاي علمي توسط شركت كنندگان خارجي ارايه شود.
ماده 3-
برگزاري همايشهاي بين‌المللي توسط دستگاههاي اجرايي منوط به تصويب هيأت وزيران است. وزير يا بالاترين مقام اجرايي دستگاه موظف است پيشنهاد برگزاري هر همايش را حداقل شش ماه قبل از تاريخ برگزاري همايش و همراه با اطلاعات لازم نظير نام، هدف و نتايج احتمالي برگزاري همايش و كشورها و يا سازمانهاي مشاركت كننده و همچنين برآورد تقريبي هزينه‌هاي برگزاري آن به هيات وزيران ارايه نمايد.
تبصره 1- در كميته علمي همايش‌هايي كه جنبه علمي دارند لازم است تعدادي از استادان و محققان مبرز با تخصص مربوط از دانشگاهها و مراكز پژوهشي كشور حضور داشته باشند.
تبصره 2- موارد استثناء كه وزراء و روساي سازمانهاي مستقل در ملاقاتها و برنامه‌هاي خارجي برگزاري يكي از موارد مندرج در ماده (1) را تفاهم مي‌نمايند از مدت مندرج در اين بند مستثني بوده و در اولين فرصت در جلسه هيات وزيران مطرح خواهد شد.
ماده 4-
جلسات كاري از قبيل مذاكرات، ميزگرد، جشنواره و دوره‌هاي آموزشي نظري و كاربردي بلند مدت و كوتاه مدت كه مؤسسات آموزشي و دستگاههاي اجرايي در راستاي انجام وظايف قانوني خود با حضور و يا استفاده از اتباع خارجي يا نمايندگان ساير دولت‌ها و يا سازمانهاي بين‌المللي برگزار مي‌نمايند، همايش بين‌المللي تلقي نشده و مشمول اين آيين نامه نمي‌باشد.
ماده 5-
همايش‌هايي كه با حضور رؤسا و اعضاي هيأت نمايندگي دايم يا موقت دولت‌هاي خارجي و يا سازمانهاي بين المللي در ايران برگزار مي شود ، همايش بين‌المللي تلقي نمي‌گردد.
ماده 6-
برگزاري سمينار، كنگره، بزرگداشت، گردهمايي كه فاقد شرايط مندرج در اين آيين نامه باشد تحت عنوان بين‌المللي توسط دستگاههاي اجرايي به استثناي وزارت خارجه ممنوع است.
باسمه تعالي
جمهوري اسلامي ايران
وزارت علوم تحقيقات و فناروي
اطلاعات برگزاري همايشهاي بين‌المللي
عنوان :
هدف برگزاري :
دستگاه يا سازمان برگزار كننده:
زمان برگزاري : محل برگزاري :
تعداد و تركيب شركت كنندگان :
ميزان بار مالي ( ارزي و ريالي ):
محل و نحوه تامين اعتبار :
الف – اعتبارات دستگاه يا سازمان برگزار كننده o
ب – هزينه‌هاي شخصي مربوط، توسط متقاضيان پرداخت مي‌شودo
ج – كمك اشخاص حقيقي و حقوقي غير دولتي o
د – كمك سازمانهاي بين‌المللي o
ه – ساير o توضيح داده شود.
ساير توضيحات ضروري :
قانونمند كردن گردهم آئيهاي علمي ـ تخصصي
مصوب سيصد و شانزدهمين جلسه مورخ 27/7/72 شوراي عالي انقلاب فرهنگي
گزارش كميسيون مشورتي شماره 1012 / ك م مورخ 27/6/72 درباره طرح قانونمند كردن گردهم آئيهاي علمي ـ‌تخصصي و پس از بحث مقرر شد:
ـ گرد هم آئيهائي كه برگزار مي‌شود بايد به نحوي ارزيابي و بررسي شود.
ـ دستگاه ارزيابي كننده نحوه بررسي با استفاده از مجموع نظريات و پيشنهادهاي مطرح شده مجدداً به صورت طرح كامل و جامعي به وسيله كميسيون مشورتي تدوين و براي تصويب ابتدا به شوراي مشترك كميسيونها ارائه شود.
آيين نامه شركت در كنفرانس سمينار و دوره‌هاي كوتاه مدت علمي و فرهنگي
مقدمه :
به منظور گسترش روابط علمي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران با ساير كشورها و شناساندن و اشاعه هرچه بيشتر ارزشها، اهداف و تجربيات انقلاب اسلامي و دست آورده‌هاي علمي و فرهنگي ناشي از آن و نيز در جهت ارتقاي سطح آشنائي امت مسلمان ايران پيشرفتهاي علمي در جهان كليه متقاضيان مي‌توانند با توجه به شرايط و ضوابط مندرج در اين آيين نامه براي شركت در كنفرانسها سمينارها و دوره‌هاي كوتاه مدت علمي فرهنگي به خارج از كشور اقدام نمايند.
ماده 1- شرايط كنفرانس ، سمينارها و دوره‌هاي كوتاه مدت و محل آن
الف : برگزار كننده كنفرانس، سمينارها و دوره‌هاي كوتاه مدت نبايد موضع خصمانه نسبت به جمهوري اسلامي ايران داشته باشد.
ب : كشور ميزبان مي‌بايست داراي روابط سياسي با جمهوري اسلامي ايران باشد.
ج : اعتبار كنفرانس، سمينار و دوره‌هاي كوتاه مدت از نظر علمي و فرهنگي و ارتباط آن با نيازهاي مملكت به شرح زير گردد :
در مورد اعضاي هيات علمي دانشگاهها تاييد دانشگاه يا موسسه آموزش عالي مربوط
در مورد كارمندان و محققين وزارتخانه‌ها و سازمانهاي دولتي و نهادهاي انقلاب اسلامي تأييد ارگان مربوط
در مورد صاحبان مشاغل آزاد تأئيد وزارت فرهنگ و آموزش عالي
تبصره – تائيد نهايي اعتبار كنفرانس، سمينارها و دوره‌هاي كوتاه مدت با وزارت فرهنگ آموزش عالي مي‌باشد.
د : شركت در كنفرانس، سمينارها و دوره‌هاي كوتاه مدت حتي المقدور و بار مالي براي دولت جمهوري اسلامي ايران نداشته باشد.
ماده 2- شرايط متقاضيان
الف : نظر به اينكه شركت كنندگان در كنفرانس، سمينارها و دوره‌هاي كوتاه مدت به منزله معرف و بيانگر انقلاب اسلامي ايران تلقي مي‌شود مي‌بايست داراي شرايط زير باشند:
اعتقاد و تعهد به نظام جمهوري اسلامي ايران و اركان آن
نداشتن وابستگي به گروهكهاي وابسته به شرق يا غرب
ب : متقاضيان از نظر علمي و فرهنگي مي‌بايست داراي شرايط زير باشند :
آشنايي كافي به زبان مورد استفاده كنفرانس، سمينار و دوره‌هاي كوتاه مدت .
ارائه مقاله مفيد و مناسب در كنفرانس يا سمينار
داشتن اطلاعات و معلومات كافي در موضوع كنفرانس، سمينار و دوره‌هاي كوتاه مدت.
تبصره – در مورد كنفرانس با سمينارهائي كه از جنبه آموزشي قوي برخوردار باسند داشتن شرط مندرج در بند دو اجباري نيست.
ماده 3 – نحوه درخواست و رسيدگي
الف : متقاضي، درخواست خود را همراه با مدارك به مؤسسه متبوع ارسال مي‌دارد.
ب : مؤسسه مزبور پس از بررسي درخواست متقاضي در صورت تائيد مواردمذكور در بند (ج) ماده يك و بندهاي الف و ب ماده دو توسط بالاترين مقام مؤسسه مربوط يا نماينده مجاز او تقاضا را همراه پرسشنامه “ درخواست شركت در كنفرانس “ سمينارها و دوره‌هاي كوتاه مدت “ كه توسط متقاضي تكميل شده بانضمام نظر مؤسسه مربوط، حداقل يك ماه قبل از تاريخ كنفرانس سمينار و دوره‌هاي كوتاه مدت به وزارت فرهنگ و آموزش عالي ارسال مي‌دارد.
ج : وزارت فرهنگ و آموزش عالي پس از بررسي مدارك مربوط به انطباق آن با شرايط آيين نامه نظر نهائي خود را براي شركت متقاضي اعلام مي‌نمايد.
تبصره – در مورد صاحبان مشاغل آزاد، پس از ارائه تائيديه يكي از نهادها يا سازمانها معتبر در رابطه با بند الف ماده دو، وزارت فرهنگ و آموزش عالي تصميم گيري خواهند نمود.
ماده 4- ارائه گزارش
شركت كنندگان در كنفرانس، سمينار و دوره‌هاي كوتاه مدت مؤظفند پس از كار خود در خارج، ضمن اعلام مراجعت خود به كشور يك نسخه از گزارش تفصيلي سفر خود را به وزارت فرهنگ و آموزش عالي ارسال دارند.
اين آيين نامه در يك مقدمه و چهار ماده و سه تبصره در تاريخ پانزدهم ارديبهشت ماه يكهزار و سيصد و شصت و يك به تصويب وزارت فرهنگ و آموزش عالي رسيده و براي مدت يك سال بطور آزمايشي مورد اجرا مي‌گيرد.
وزارت فرهنگ و آموزش عالي
روزنامه رسمي شماره 13795 – 18/3/1371
شماره 13613 ت / 91 هـ
معاونت حقوقي و امور مجلس رئيس جمهور
هيات وزيران در جلسه مورخ 13/2/1371 به استناد يكصد و سي و هشتم قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران در اجراي مفاد اصول (77) و (125) قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران آيين نامه چگونگي تنظيمي و انعقاد توافقهاي بين‌المللي را به شرح زير به تصويب نمود.
شيوه نامه اجرايي كميته مجامع و ستاد برگزاري مراسم و مناسبتهاي دانشگاه
مقدمه:
يكي از اهداف دانشگاه به عنوان يك نهاد بزرگ علمي و فرهنگي، رشد اعتلاي، تعميق و گسترش آگاهيهاي علمي، پژوهشي و فرهنگي در جامعه است. بنابراين برگزاري همايشها، كنفرانسها و سمينارهاي آموزشي، پژوهشي با راهبردهاي متنوع در سطح دانشگاهها از لوازم كار در چنين محيطهايي بوده و خواهد بود. برگزاري اين گونه مراسم به نحوي هدفمند و با راهبردهاي ثمر بخش علمي، مي‌تواند تأثيري مثبت و تحولي چشمگير در جهت توسعه مطلوب علمي و فرهنگي نظام مقدس جمهوري اسلامي پديد آورد.
از آنجا كه تاكنون شرح وظايفي از سوي واحدهاي اجرايي در سطح دانشگاه براي انجام و برگزاري اين گونه مراسم و مناسبتها تدوين نشده است، حوزه رياست و روابط عمومي دانشگاه بر اساس تجربيات و بنا به ضرورتي كه در اين خصوص احساس مي‌نمود در اين راه پيشقدم شده است و پيشنهاد مي‌كند كميته‌اي براي برگزاري مراسم و مناستبهاي به كميته مجامع دانشگاه تشكيل شود. بدين منظور علاوه بر اينكه از بسياري كارهاي همسو و هم عرض مي‌كاهيم، اميدواريم كاستي‌هاي آن با نظر صائب مديران محترم اجرايي رفع شود و بتوانيم بر اساس آن ضمن تشكيل كميته‌اي فعال و تجربه‌اي موفق و الگويي قابل ارائه براي ساير دانشگاهها و مراكز آموزشي نيز تهيه نماييم.
هدف :
كميته مجامع دانشگاه با هدف برگزاري منظم، منسجم و ثمر بخش همايشهاي علمي، پژوهشي و فرهنگي و رد راستاي سياستهاي توسعه فرهنگ و آموزش عالي نظام مقدس جمهوري اسلامي با راهبردهاي متنوع علمي، آموزشي و پژوهشي در سطح دانشگاه تشكيل مي‌شود.
تركيت اعضا و ساختار كميته مجامع دانشگاه
الف : اعضاء
اعضاي اصلي كميته فوق از ميان : رئيس و معاونان دانشگاه و رؤسا و مديران واحدهاي دانشگاهي و اعضاي هيات علمي بر حسب موضوع و نوع همايش انتخاب خواهند شد.
اعضاي اجرايي كميته : مدير امور عمومي دانشگاه يا معاون، مدير حوزه رياست و روابط عمومي يا معاونان، مديران يا معاونان واحدهاي آموزشي و اداري يا گروههاي آموزشي كه به تناسب موضوع در همايش فعاليت دارند.
عضو مهمان: بسته به نوع همايش و جنبه‌هاي تخصصي آن از عضو يا اعضاي مهمان به تشخيص اعضاي اصلي دعوت به عمل مي‌آيد.
ب : رئيس كميته با حكم رياست دانشگاه منصوب مي‌شود.
نمونه وظايف كلي رئيس كميته:
تعيين اهداف همايش
پيگيري و اقدام در خصوص تامين اعتبار و برآورد هزينه و تجهيزات همايش
صدور احكام، ابلاغها و دعوتنامه‌هاي ويژه و هماهنگي با ساير نهادها و ارگانهاي ذيربط
نظارت برحسن جريان امور
دعوت از اعضاي اصلي و اجرايي و تشكيل جلسات همايش با هماهنگي دبير اجرايي
ج: دبير اجرايي كميته با پيشنهاد اعضاي اصلي و حكم رياست دانشگاه انتخاب مي‌شود.
نمونه وظايف كلي دبير اجرايي كميته:
تنظيم دستور جلسات و دعوت از افراد كميته مزبور
تهيه و تدوين گزارش كلي پيشرفت كار كميته تا پايان مراسم
پاسخگويي به مكاتبات و مراجعات همايش
حوزه رياست و روابط عمومي دانشگاه با كميته اجرايي در موارد ذيل هماهنگي لازم را به عمل مي‌آورد.
لازم به ذكر است نيروها و عوامل اجرايي زير در صورت لزوم و بسته به نوع همايش كميته اجرايي، از واحدهاي ذيربط انتخاب خواهند شد.
برنامه ريزي و تنظيم ريز برنامه همايش
ضبط برنامه‌هاي صوتي و تصويري
تنظيم و هماهنگي در انجام مصاحبه‌ها
دعوت از رسانه‌ها و جرايد
انجام كليه امور اطلاع رساني از قبيل ارسال دعوت نامه، آگهي، تراكت، پرده نويسي، خطاطي، نصب وانتشارآگهي وپرده‌هاي تبليغاتي درسطح شهر ومراكزآموزش عالي كشور
تدارك تالار اجتماعات با عنايت به امكانات تالارهاي موجود دانشگاه
تعيين و توجيه مجري برنامه، سخنران، قاري قرآن، گروههاي سرود، نمايش، موسيقي‌و …
نمونه همكاري اداره امور عمومي دانشگاه و واحدهاي تابعه با كميته :
امور عمومي دانشگاه با هماهنگي واحدهاي تابعه به تناسب موضوع حجم كار نيروهاي اجرايي از همكاران خدمات نقليه، انتظامات، تداركات و مهمانسرا، مركز رفاهي دراختيار كميته مزبور قرار مي‌دهد.
اداره خدمات عمومي
هماهنگي با مسؤولين كميته مراسم براي آماده‌سازي محل برگزاري از قبيل: نظافت، انتقال و جابجايي لوازم مورد نياز به محل سمينار و…
كنترل دستگاههاي حرارتي و برودتي ( با توجه به فصل برگزاري)
هماهنگي با مسؤولين برگزار كننده و آماده سازي محوطه بيروني مكان برگزاري مراسم از قبيل : نظافت خيابانها ( در صورت نياز ) . شستشوي محل
مشخص كردن نيروهاي خدماتي و همكاري با مسؤولين مراسم
برنامه ريزي لازم براي اختصاص وسايل نقليه مورد نياز و سرويس دهي طبق درخواست مسؤولين مراسم
تعيين يك نماينده از طرف اداره خدمات يا دايره نقليه براي سرويس دهي مطمئن تر
اداره تداركات دانشگاه
تهيه لوازم مورد نياز از قبيل رنگ،پارچه، ماژيك و ساير موارد مورد نياز براي كميته تبليغات
هماهنگي لازم با مركز رفاهي يا محل اسكان ميهمانان جهت ( صبحانه و ناهار و شام)
تهيه لوازم پذيرايي براي جلسات و اداره اين امور در محل مراسم اقامت ميهمانان
تهيه لوازم فيلمبرداري و صوت با نظر مسؤولين مراسم
تهيه ( هديه ) يا هماهنگي رئيس كميته
تهيه و تعويض بليت هواپيما براي ميهمانان
اداره انتظامات
نگهباني و مراقبت محل مراسم قبل از برگزاري و در طول برگزاري مراسم
ارتباط قوي تر مركز پيام در طول برگزاري سمينار و مراسم
تقويت و اختصاص نيروي كمكي در طول برگزاري سمينار و مراسم در صورت نياز
حضور رئيس اداره انتظامات در طول برگزاري سمينار و مراسم جهت هماهنگي
حسابداري امور عمومي
دريافت وجه در نظر گرفته شده براي مراسم
پرداخت هزينه‌ها در طول برگزاري مراسم
رفع واخواهي اسناد هزينه‌ها
مهمانسراي دانشگاه
آماده سازي و نظافت اتاقها قبل از اسكان ميهمانان
هماهنگي با مسؤولين مراسم و پذيرش ميهمانان
نظافت هر روز اتاقها
پذيرايي ( صبحانه ناهار و شام ) از ميهمانان در صورت نياز و درخواست مسؤولين مراسم.
فرم درخواست برگزاري همايش (فرم الف )
1-واحد درخواست كننده :
تعداد اعضاي هيات علمي گروه آموزشي مربوطه: …………………….
مرتبه علمي اعضاي هيات علمي گروه آموزشي مربوطه استاد o دانشيار o استاديار o
2-عنوان همايش :
3- دلايل و اهداف برگزاري همايش :
الف : ………………………….
ب :……………………………
ج :…………………………….
4-زمان پيشنهادي همايش :
5- مدت زمان همايش:
نوع همايش : منطقه‌اي o ملي o بين المللي o
زمان و عنوان همايش قبلي كه توسط همين گروه آموزشي برگزار گرديده
8- دبيران پيشنهادي همايش به ترتيب اولويت:
توضيحات
سوابق علمي و اجرائي
مرتبه علمي
گروه آموزشي
نام و نام خانوادگي
9-پيش بيني اعتبار مورد نياز همايش ريال
10- امكانات تجهيزات مورد نياز و بخشي از امكانات موجود در دانشگاه كه مي‌تواند در برگزاري همايش مورد استفاده قرار گيرد.
الف : محل برگزاري همايش كارگاه، آموزشي، نمايشگاهها و …
ب : محل اسكان ميهمانان و شركت كنندگان همايش :
ج : تغذيه
د : نقليه
هـ : ساير امكانات
11-سازمانهاي پشتيبان همايش براي مساعدتهاي مالي و غير نقدي :
آدرس پستي و شماره تلفن
رياست يا معاونت سازمان
نام سازمان
رديف
12- سازمانها مرتبط با موضوع همايش كه به منظور جلب پشتيباني مالي و غيرنقدي مي‌توان با آنان ارتباط برقرار نمود.
آدرس پستي و شماره تلفن
رياست يا معاونت سازمان
نام سازمان
رديف
13- ساير گروههاي و مراكز تحقيقاتي و آموزشي و شخصيتهاي برجسته علمي، كه به لحاظ علمي مي توانند همايش را پشتيباني نمايند.
آدرس پستي و شماره تلفن
نام گروه، سازمان شخصيت مورد نظر
رديف
1
2
3
14- چنانچه توضيحات ديگري را ضروري مي‌دانيد مرقوم فرماييد.
برگزاري اين همايش در جلسه مورخ…………………………شوراي عمومي گروه مورد تصويب قرار گرفت .
مدير گروه :
امضاء :
تاريخ :
( فرم ب)
باسمه تعالي
جناب آقاي
معاون محترم پژوهشي دانشگاه
با سلام، احتراماً پيشنهاد شماره …………………. مورخ ……………………… گروه آموزشي درخصوص برگزاري همايش با مشخصات ذيل به حضورتان تقديم مي‌گردد .
مستدعي است دستور فرماييد اقدام مقتضي مبذول گردد.
عنوان همايش :
تاريخ برگزاري : از تا به مدت روز
پيوستها :
فرم (الف ) تكميل شده توسط گروه آموزشي
صورتجلسه شماره مورخ شوراي دانشكده در ارتباط با موضوع
رئيس دانشكده
رونوشت :
– مديريت محترم گروه آموزشي …………………………….. جهت استحضار و پيگيري .
– معاونت محترم پژوهشي دانشكده …………………………. جهت استحضار و پيگيري .
دستور العمل كلي
به استناد آيين نامه وزارتي :
برگزار كنندگان گردهمايي‌هاي ملي بايد تا پايان خرداد ماه هر سال موضوع گردهمايي ( برنامه علمي و پژوهشي ) سال بعد را به منظور اخذ مجوز برگزاري، تشكيل و معرفي كميته‌هاي علمي و اجرايي، ارائه برنامه كار گردهمايي‌هاي و ميزان كمك مورد نياز را به معاونت پژوهشي اعلام نمايند. ضمناً برگزاري گردهمايي‌هاي بين المللي مستلزم دريافت مجوز از هيإت دولت بوده و بايد دو سال قبل از تشكيل، برنامه ريزيهاي لازم به دبيرخانه هماهنگي گزارش شود.
با توجه به موضوع گردهمايي احكام كميته‌هاي تخصصي و اجرايي مربوط به گردهمايي بين المللي را مقام وزارت و ملي را درصورتي كه متشكل از چند وزارتخانه باشد به طريق مقتضي در سطح وزارت و محلي از رئيس دانشگاه و مؤسسه آموزش عالي و پژوهشي مربوطه صادر خواهند نمود.
برگزار كنندگان گردهمايي بايد گزارشي از نتيجه گردهمايي، تعداد شركت كنندگان سطح و تعداد مقالات ارائه شده را به معاونت پژوهشي وزارت علوم تحقيقات و فناوري ارسال نمايند.
فرم اطلاعات مربوط به برگزاري همايشها
عنوان همايش
واحد برگزار كننده :
واحدهاي آموزشي پشتيباني كننده :
اعضاء‌كميته علمي و اجرائي :
كميته علمي كميته اجرايي
نام و نام خانوادگي مرتبه علمي نام و نام خانوادگي مرتبه علمي
1-………………………. …………………… 1-………………………. ……………………
2-………………………. …………………… 2-………………………. ……………………
3-………………………. …………………… 3- ………………………. ……………………
4- ………………………. …………………… 4- ………………………. ……………………
5-………………………. …………………… 5-………………………. ……………………
هيات داوران پذيرش مقالات
نام و نام خانوادگي مرتبه علمي
1- ……………………………………… …………………………………………….
2- ……………………………………… …………………………………………….
3- ……………………………………… …………………………………………….
4- ……………………………………… …………………………………………….
اطلاعات مربوط به مقالات
تعداد مقالات دريافت شده :………………..مورد ………………مورد اصل مقالات ………….مورد خلاصه مقالات
تعداد مقالات پذيرفته شده ……………………….مورد
تعداد مقالات ارائه شده به صورت شفاهي …………………………….مورد
تعداد مقالات ارائه شده به صورت پوستر …………………………….مورد
تعداد مقالات دريافت شده از اساتيد دانشگاه مجري ………………………………مورد
تعداد مقالات پذيرفته شده از اساتيد دانشگاه مجري ……………………………….مورد
تعداد مقالات ارائه شده توسط اساتيد دانشگاه مجري به صورت مقاله ………………… مورد
تعدادمقالات ارائه شده توسط اساتيد دانشگاه مجري به صورت پوستر …………………مورد
7- عنوان مقالات ارائه شده به صورت شفاهي
عنوان مقاله ارائه شده دانشگاه يا سازمان تحقيقاتي
…………………………………………… …………………………. …………………………………………….
…………………………………………… …………………………. …………………………………………….
…………………………………………… …………………………. …………………………………………….
…………………………………………… …………………………. …………………………………………….
8-عنوان مقالات ارائه شده به صورت پوستر و ارائه كنندگان
عنوان ارائه شده دانشگاه يا سازمان تحقيقاتي
…………………………………………… …………………………. …………………………………………….
…………………………………………… …………………………. …………………………………………….
…………………………………………… …………………………. …………………………………………….
………………………………………….. …………………………. …………………………………………..
9-خبرنامه‌ها و احياناً پوسترهاي چاپ شده در ارتباط با همايش ………………..مورد (به پيوست)
10-كميته‌هاي فعال در برگزاري همايش و مسئوليت كميته‌ها
عنوان كميته مسئول كميته
…………………………………………….. ……………………………………………………….
…………………………………………….. ……………………………………………………….
…………………………………………….. ……………………………………………………….
…………………………………………….. ……………………………………………………….
…………………………………………….. ……………………………………………………….
…………………………………………….. ……………………………………………………….
…………………………………………….. ……………………………………………………….
11- كارگاههاي آموزشي
توضيحات
تعداد افراد ثبت نام شده
هزينه هر نفر
استاد كارگاه
تاريخ برگزاري
نام كارگاه
رديف
12- نشستها
تعداد مقاله
زمان
اعضاء هيات رئيسه نشست
موضوع نشست
رديف
13- بازديدها
تعداد بازديد كنندگان
نوع بازديد( علمي، سياحتي )
تاريخ بازديد
نام محل
رديف
14- فعاليتهاي فوق برنامه
رديف نوع ( نمايش، نمايش فيلم، موسيقي و…) تاريخ برگزاري
…………………. ……………………………………………………………….. ……………………….
…………………. ……………………………………………………………….. ……………………….
…………………. ……………………………………………………………….. ……………………….
15- انعكاس اخبار مربوط به همايش در راديو و تلويزيون و ساير رسانه‌ها
موضوع و ماهيت خبر
منبع منعكس كننده خبر
تاريخ
رديف
16- سخنراني مدعوين همايش
موضوع و ماهيت خبر
موضوع سخنراني
سمت
نام سخنران
رديف
17- شركت كنندگان در همايش
تعداد ثبت نام شدگان خارجي با مقاله …………………نفر هزينه ثبت نام مقاله ……………………………………نفر
تعداد ثبت نام شدگان خارجي بدون مقاله…………….نفر هزينه ثبت نام افراد بدون مقاله ……………………….نفر
تعداد ثبت نام شدگان داخلي با مقاله …………………..نفر هزينه ثبت نام افراد با مقاله …………………………….نفر
تعداد ثبت نام شدگان داخلي بدون مقاله ………………نفر هزينه ثبت نام افراد بدون مقاله …………………………….نفر
18-اعتبارات
اعتبارات هزينه شده : مجموعاً …………………………………………..ربال
1-هزينه‌هاي اسكان ……………………………. ريال 2- هزينه تغذيه ………………………………………….. ريال
3-هزينه‌هاي تهيه ملزومات…………………….. ريال 4- هزينه تهيه لوح و هدايا ……………………………. ريال
5- هزينه خدمات ………………………………..ريال 6- ساير هزينه‌ها …………………………………………. ريال
19- ميزان اعتبار هزينه شده از محل اعتبارات دانشگاه :…………………………………………..ريال
20- ميزان اعتبار هزينه‌شده در ارتباط با همايش از سازمان برنامه و بودجه ………………………….ريال
21- ميزان مساعدت مالي ساير ارگانها و دستگاهها
رئيس، معاون سازمان
اعتبار دريافت شده
اعتبار پيش بيني شده
نام سازمان
رديف
22- استفاده از امكانات موجود دانشگاه
تغذيه …………………………………….
اسكان ……………………………………
نقليه ……………………………………..
خدمات ………………………………..
23- مساعدت غير نقدي ساير دستگاهها
رئيس، معاون سازمان
اعتبار دريافت شده
اعتبار پيش بيني شده
سازمان
رديف
24- چنانچه ذكر اطلاعات ديگري را ضروري مي‌دانيد، مرقوم فرمائيد.
دبير همايش :
امضاء:
تاريخ :
فرم ارزشيابي همايش
ميهمان گرامي :
شركت كننده گرامي :
ضمن تقدير و سپاس از حضور شما در اينهمايش به منظور رفع نقائص و كاستي‌ها موجود و استفاده بهينه از امكانات درهمايشهاي آتي، مستدعي است ما را از نقطه نظرات خود در خصوص موارد مشروحه ذيل بهره‌مند فرمائيد.
ضرورت برگزاري همايش با توجه به نيازهاي جامعه
غير حضوريo نسبتاًضروري o ضروري o
همايش به لحاظ سطح ملي
ضعيف o متوسط o خوب o عاليo
كيفيت كارگاههاي آموزشي برگزار شده
ضعيف o متوسط o خوب o عاليo
كيفيت مقالات ارائه شده
ضعيف o متوسط o خوب o عاليo
مقالات ارائه شده به لحاظ كمي
ضعيف o متوسط o خوب o عاليo
كيفيت ارائه مقالات توسط ارائه كنندگان
ضعيف o متوسط o خوب o عاليo
نكات و مطالب بديع و تازه در مقالات ارائه شده
ضعيف o متوسط o خوب o عاليo
تعداد شركت كنندگان در همايش با توجه به امكانات موجود
كمتر از حد انتظار o در حد انتظارo بيش از حد انتظار o
9- مدت زمان برگزاري همايش
كم o مناسبo زياد o
10- اجراء به موقع برنامه‌هاي همايش بر اساس برنامه زمانبندي
مناسب o نسبتاً مناسبo مناسبo
11- پوشش خبري همايش در صدا و سيما و ساير رسانه‌هاي موجود و در دسترس با توجه به ميزان اهميت موضوع
مناسب o نسبتاً مناسبo مناسبo
12- خبرنامه همايش به لحاظ كمي و نيز محتواي علمي ( در صورت انتشار )
مناسب o نسبتاً مناسبo مناسبo
13-در خصوص هزينه‌هاي دريافت شده اعم از هزينه ثبت نام، اسكان، تغذيه و …
كم o مناسبo زياد o
14-كيفيت خدمات ارائه شده توسط عوامل اجرائي در حين برگزاري همايش
نامطلوب o نسبتاً مطلوبo مطلوبo
15-ارتباط اهداف برگزاري با موضوع همايش، مقالات ارائه شده و كارگاههاي آموزشي در مجموع
بي ارتباط o نسبتاً مرتبط o مرتبط o
توفيق همايش در نيل به اهداف و موفقيت علمي آن
غير قابل قبول o نسبتاً قابل قبولo قابل قبولo
ميزان موفقيت همايش در خصوص حل مشكلات جامعه ( مرتبط با موضوع همايش)
غير قابل پيش بيني o نسبتاً قابل قبولo قابل قبولo
چنانچه پيشنهاد و يا نظر خاصي داريد لطفاً مرقوم فرمائيد.
كميته علمي : دبير همايش و حداقل 4 تن از اعضاء هيأت علمي برجسته ترجيحاً از گروه آموزشي مربوطه و با مرتبه حداقل دانشيار
كميته پشتيباني : مدير امور عمومي دانشگاه، مدير دفتر روابط عمومي دانشگاه ( يا معاونين )
كميته روابط عمومي و تبليغات : مدير دفتر روابط عمومي، رياست مؤسسه چاپ و انتشارات دانشگاه
كميته امور مالي و تداركات: رئيس اداره تداركات دانشگاه، مسئول حسابداري پژوهشي، ذيحساب يا معاون
كميته روابط بين الملل : معاون پژوهشي دانشگاه ، مدير دفتر همكاريهاي علمي و بين المللي دانشگاه دبير همايش
كميته ارتباط با صنعت: مدير دفتر ارتباط با صنعت دانشگاه، رياست دبيرخانه شوراي پژوهش و فن آوري استان
توضيح : در هر كميته بسته به موضوع همايش افراد ديگري (تركيب اعضاء متغير ) نيز مي‌توانند حضور داشته باشند.
اهم وظايف كميته‌هاي مختلف
كميته پشتيباني
تهيه فراخوان اول و توزيع آن و انتشار در روزنامه‌ها و ارسال به مراجع ذيربط داخل و خارج كشور
تهيه و توزيع فراخوان دوم
جمع آوري مقالات
چاپ پوستر و تراكتهاي تبليعاتي با هماهنگي كميته روابط عمومي
چاپ برنامه همايش
تهيه بانك اطلاعاتي مقالات و نويسندگان
تعيين و تجهيز اماكن اسكان
هماهنگي و سازماندهي امور اسكان
هماهنگي و سازماندهي امور تغذيه
هماهنگي و سازماندهي امور خدماتي و پذيرائي حين برگزاري همايش
هماهنگي و سازماندهي امور مربوط به فعاليتهاي فرهنگي و فوق برنامه با هماهنگي كميته روابط عمومي
هماهنگي و سازماندهي بازديدهاي علمي در حين برگزاري همايش
هماهنگي و سازماندهي امور حراست و انتظامات محل برگزاري همايش و احياناُ محل اسكان شخصيتها و ..
مساعدت در برگزاري كارگاههاي آموزشي
تهيه و احياناً تعويض بليط اباب و ذهاب (بسته به همايش )
تهيه نقشه شهر و كروكي محل برگزاري همايش و توزيع آن در بين شركت كنندگان
برقراري ارتباط و هماهنگي با سازمانهايي كه جهت مساعدت مالي و پشتيباني با همايش اعلام آمادگي نموده‌اند با هماهنگي كميته ارتباط با صنعت .
كميته علمي
كميته علمي
دعوت و هماهنگي با نمايندگان دانشكده‌ها
دريافت مقالات و بررسي اوليه خلاصه مقالات
تعيين هيات داوران و تهيه فرم ارزشيابي و روش ارزيابي مقالات رسيده
تعيين و پيشنهاد كميته ارزيابي و تهيه فرم ارزيابي همايش پس از اختتام با هماهنگي كميته اجرائي
تهيه آيين نامه نگارش مقالات
تصميم گيري نهائي در مورد پذيرش مقالات
تعيين سخنرانان مدعو، اساتيد كارگاهها، ميزگردها و كارگاهها
سازماندهي كارگاههاي آموزش و ميزگردها
هماهنگي و سازماندهي نمايشگاهها
ارائه كزارش كارهمايش ( تعداد شركت كننده) – مقالات رسيده – مقالات پذيرفته شده، مقالات ارائه شده و …) بعد از اختتام
گردآوري و ويرايش مقالات علمي ارائه شده به منظور تهيه كتابچه همايش با هماهنگي كميته روابط عمومي و تبليغات.
اهم وظايف كميته‌هاي مختلف
كميته ارتباط با صنعت
شناسائي و پيشنهاد افراد موثر در رابطه با صنعت و دانشگاه ( بسته به موضوع همايش )
شناسايي و تهيه ليست حمايت كنندگان مالي و پشتيباني
سازماندهي و هماهنگي جهت شركت صنايع و ناشران كتاب و توليدكنندگان نرم افزار … حتي المقدور در نمايشگاهها
فراهم آوردن زمينه مناسب جهت شركت صنايع مرتبط با موضوع همايش و هماهنگي با كميته‌هاي مختلف در اين زمينه.
كميته امور بين الملل
شناسائي سازمانها و شخصيتهاي خارجي در رابطه با همايش
برقراري ارتباط با مراكز خارج از كشور به منظور معرفي همايش و حتي‌المقدور جلب حمايتهاي آنان
شناسائي و دعوت از صاحبنظران خارجي در همايش هاي علمي مرتبط با هماهنگي كميته علمي
هماهنگي به منظور تعيين مترجمين زبانهاي خارجي مرتبط با مدعوين خارجي و موضوع همايش
كميته اجرائي
تعيين اهداف برگزاري همايش با هماهنگي كميته علمي
سياست گذاري كلي جهت تامين موارد نياز و چگونگي برنامه همايش(نشستها – ميزگرد، پوستر و …)
مديريت برگزاري همايش ( پيشنهاد و تشكيل كميته‌ها، پيشنهاد راهكارهاي اجرائي به كميته‌هاي مختلف و…)
هماهنگي و نظارت بركميته‌هاي مختلف
تعيين حق الزحمه اعضاء كميته‌ها و نظارت بر تعيين حق الزحمه عوامل اجرائي
پيشنهاد و تشكيل كميته ارزشيابي با هماهنگي كميته علمي
اهم وظايف كميته‌هاي مختلف
كميته روابط عمومي و تبليغات
سازماندهي امور مربوط به شركت كنندگان معمولي و خاص ( تدارك مراسم استقبال وتهيه هدايا )
سازماندهي امور سمعي و بصري و ضبط برنامه‌هاي همايش
فعاليتهاي فرهنگي و فوق برنامه با هماهنگي كميته پشتيباني
تدارك و آماده سازي سالن‌هاي برگزاري كنفرانس و ساير اماكن مرتبط
خطاطي تراكتهاـ پلاكارها- پرده‌هاي تبليغاتي ـ راهنماي محل برگزاري همايش
ارتباط با روزنامه‌هاـ تلويزيون و رسانه‌هاي جمعي
سازماندهي و هماهنگي جهت برنامه‌هاي افتتاجيه و اختتاميه ( مجري برنامه ـ قاري قرآن و..)، برنامه‌هاي فوق برنامه از جمله موسيقي ـ نمايش و ….) مساعدت با كميته پشتيباني در تهيه نقشه و كروكي محل برگزاري همايش
تهيه كتابچه همايش محتوي مجموعه مقالات ارائه شده با هماهنگي كميته علمي
تهيه خبرنامه همايش
تهيه لوح تقدير – هدايا ( كيف – كلاسور و…)
كميته امور مالي
تعيين گردش امور مالي همايش با هماهنگي معاونت پژوهشي و كميته اجرايي
تخصيص بودجه و هزينه كرد آن براي خريد خدمات و تجهيزات
پيگيري جهت وصول امكانات مالي و تداركاتي از موسساتي كه جهت مساعدت آمادگي نموده‌اند
رفع واخواهي اسناد مربوط به برگزاري همايش
ارائه گزارش تراز مالي همايش به دبير همايش بعد از اختتام همايش
